Bagaimana cara kerja pengelolaan gedung, unit, dan penghuni?
Heroes PMS dimulai dari struktur hunian Anda. Anda membuat setiap gedung, lalu unit-unitnya beserta lantai, tipe dan porsinya, dan menautkan setiap unit ke pemiliknya dan, jika relevan, ke penyewanya. Iuran, pemungutan suara dan tiket perawatan semuanya dibangun di atas daftar ini, jadi layak untuk diatur dengan cermat sekali di awal.
Bagi perusahaan pengelola atau perhimpunan pemilik, daftar ini menggantikan spreadsheet induk yang biasanya tersimpan di laptop satu orang. Berikut cara tim biasanya bekerja dengannya.
- Buat gedungnya. Tambahkan setiap gedung di hunian, sehingga setiap unit, pengumuman, dan angka di dasbor terhubung ke tempat yang tepat. Hunian dengan beberapa menara atau blok diatur dengan cara yang sama.
- Atur unitnya. Untuk setiap unit, catat lantai, tipe dan porsinya. Porsi inilah yang kemudian dipakai untuk membagi iuran dan menimbang suara dalam rapat umum, jadi periksa kembali dengan dokumen pengaturan Anda sebelum mulai digunakan.
- Tautkan pemilik dan penghuni. Lampirkan pemilik setiap unit dan, jika unit disewakan, penyewa yang tinggal di sana, beserta tanggal mulai masing-masing. Anda selalu tahu siapa yang memiliki, siapa yang tinggal di sana, dan sejak kapan.
- Impor data yang sudah ada. Jika unit dan pemilik Anda ada di spreadsheet, kirimkan, dan tim Heroes akan mengaturnya bersama Anda, daripada mengetik ulang ratusan baris.
- Jaga daftar tetap mutakhir. Saat unit dijual atau penyewa baru pindah, perbarui unitnya. Direktori penghuni kemudian memberi tim Anda kontak yang tepat, baik untuk urusan kebocoran, paket, maupun pembayaran.
Untuk siapa ini, dan dalam situasi apa?
Modul ini dibuat untuk perusahaan pengelola kondominium dan apartemen, perhimpunan pemilik yang mengelola hunian sendiri, serta pengembang yang menyerahkan gedung baru kepada pemiliknya. Modul ini paling membantu dalam beberapa situasi: hunian dengan beberapa gedung di mana porsinya berbeda menurut tipe unit; gedung di mana banyak unit disewakan dan penyewa, bukan pemilik, yang menghubungi resepsionis; manajer yang mengambil alih hunian dan mewarisi spreadsheet dengan kualitas tidak merata; atau dewan yang ingin data pemilik sudah benar sebelum rapat umum berikutnya.
| Tugas | Sebelumnya (spreadsheet, grup chat) | Dengan Heroes PMS |
|---|---|---|
| Daftar unit | Beberapa versi spreadsheet yang dikirim bolak-balik antar staf | Satu daftar gedung dan unit dengan lantai, tipe dan porsi |
| Pemilik dan penyewa | Tercampur dalam satu kolom atau satu grup chat | Pemilik dan penyewa ditautkan terpisah ke setiap unit, dengan tanggal mulai |
| Kontak | Nomor disimpan di ponsel pribadi | Direktori penghuni yang dibagikan oleh tim |
| Iuran dan pemungutan suara | Porsi diketik ulang untuk setiap perhitungan | Iuran dan suara berbobot menggunakan porsi yang sudah tercatat |
| Hunian | Tidak yakin unit mana yang disewakan | Unit yang dihuni pemilik, disewakan, dan kosong terlihat di dasbor |
Tips praktis untuk daftar unit yang rapi
- Periksa porsi lebih dulu. Bandingkan dengan akta pemisahan kepemilikan atau dokumen setara. Porsi yang salah berarti iuran yang salah dan bobot suara yang salah.
- Pilih satu format penamaan. Misalnya gedung, lantai dan nomor. Staf dan pemilik kemudian langsung mengenali sebuah unit di layar mana pun.
- Pisahkan pemilik dan penghuni. Pemilik adalah pihak yang membayar iuran dan memberikan suara; penghuni adalah orang yang Anda hubungi untuk urusan harian. Mencatat keduanya mencegah pesan terkirim ke orang yang salah.
- Bersihkan spreadsheet sebelum impor. Hapus duplikat dan mantan pemilik terlebih dahulu, agar direktori dimulai dengan bersih.
- Perbarui pada hari perubahan terjadi. Penjualan atau sewa baru yang dicatat terlambat berarti iuran dan pengumuman sampai ke orang yang salah.
- Berikan akses yang tepat kepada dewan. Peran hanya-baca memungkinkan anggota dewan mengikuti hunian tanpa mengubah data apa pun.
