Bagaimana pengumuman dan dokumen bekerja
Pengumuman dan dokumen memberi tim pengelola Anda satu tempat untuk menginformasikan penghuni dan menyimpan dokumen hunian. Anda memposting pengumuman ke seluruh hunian, ke satu gedung, atau ke suatu kelompok, dan menyimpan tata tertib, notulen, asuransi, dan kontrak di pustaka dokumen yang dapat dibuka pemilik dari portal dan aplikasi mereka. Setiap pengumuman sebelumnya tetap diarsipkan.
- Tulis pengumumannya. Pemutusan air hari Selasa pagi, servis lift, kolam ditutup untuk dibersihkan, pengingat tentang tata tertib hunian: tulis sekali, dengan bahasa yang sederhana, disertai tanggal dan apa yang perlu dilakukan penghuni.
- Pilih siapa yang menerimanya. Kirim ke semua orang, ke satu gedung, atau ke suatu kelompok, sehingga penghuni blok A tidak terganggu oleh pekerjaan yang direncanakan di blok C.
- Penghuni membacanya di aplikasi pemilik. Pesan muncul di tempat penghuni sudah berada, yaitu di portal dan aplikasi yang mereka gunakan untuk mengikuti hunian mereka, bukan di grup chat tempat pesan itu tenggelam dalam satu jam.
- Simpan dokumennya. Unggah tata tertib, notulen rapat, sertifikat asuransi, dan kontrak ke pustaka dokumen, lalu pilih siapa yang dapat melihat setiap dokumen: semua pemilik, satu gedung, atau dewan saja.
- Biarkan arsip mengerjakan sisanya. Setiap pengumuman sebelumnya disimpan, sehingga pemilik baru atau anggota dewan dapat melihat kembali apa yang diumumkan, dan kapan.
Siapa yang menggunakannya, dan dalam situasi apa?
Modul ini dibuat untuk perusahaan pengelola kondominium, pengelola gedung, dan perhimpunan pemilik yang dewannya menangani komunikasi sendiri. Manajer gedung dan penjaga menggunakannya setiap hari; anggota dewan menggunakannya untuk menemukan kontrak atau notulen terbaru tanpa harus bertanya ke kantor.
Situasi umum meliputi pemutusan air atau listrik yang direncanakan, servis lift, pekerjaan fasad di satu blok, kolam yang ditutup untuk dibersihkan, pengingat setelah keluhan kebisingan yang berulang, pemilik baru yang meminta tata tertib, atau perusahaan asuransi yang membutuhkan polis gedung setelah terjadi kebocoran. Jika Anda menyelenggarakan rapat umum dengan Heroes PMS, notulennya juga disimpan bersama dokumen.
Daftar periksa sederhana untuk menyiapkan pustaka dokumen:
| Dokumen | Visibilitas yang disarankan | Mengapa disimpan di sini |
|---|---|---|
| Tata tertib | Semua pemilik | Setiap penghuni dapat memeriksa aturan sebelum sebuah perselisihan muncul |
| Notulen rapat umum | Semua pemilik | Keputusan tercatat untuk pemilik saat ini dan yang akan datang |
| Asuransi gedung | Semua pemilik | Mudah ditemukan saat klaim atau bank memintanya |
| Pemberitahuan tentang satu blok | Satu gedung | Hanya penghuni yang bersangkutan yang melihatnya |
| Kontrak pemasok dan layanan | Dewan saja | Dewan meninjau ketentuannya tanpa mempublikasikannya kepada semua orang |
Tips praktis untuk komunikasi yang jelas
- Satu pesan, satu topik. Pengumuman singkat tentang satu topik akan dibaca; surat panjang yang mencakup lima topik tidak.
- Tuju audiens yang tepat. Kirim informasi pekerjaan di satu gedung hanya ke gedung tersebut. Terlalu banyak pesan yang tidak relevan membuat penghuni mengabaikan pesan yang penting.
- Sampaikan apa yang harus dilakukan penghuni. Beri tanggal, waktu, dan tindakan yang diharapkan: pindahkan mobil Anda, simpan air, jaga balkon tetap kosong.
- Beri nama dokumen dengan jelas. Sertakan jenis, tahun, dan gedung dalam nama setiap file, agar pemilik menemukan versi yang tepat pada percobaan pertama.
- Terbitkan notulen dengan cepat. Setelah rapat umum, tambahkan notulen ke pustaka agar pemilik yang tidak bisa hadir dapat membaca keputusannya selagi masih segar.
- Simpan berkas sensitif untuk dewan. Draf kontrak dan penawaran yang sedang dinegosiasikan sebaiknya disimpan dalam dokumen khusus dewan sampai keputusan diambil.
