Как работают общие собрания и голосования в Heroes PMS?
Модуль общих собраний позволяет управляющему кондоминиумом или ассоциации собственников подготовить повестку, отправить приглашение каждому собственнику и собрать голоса через личный кабинет или приложение Heroes Owner. Каждый голос взвешивается по доле помещения, большинство рассчитывается мгновенно, а протоколы хранятся вместе с документами комплекса.
Типичное собрание, шаг за шагом
- Проверьте доли помещений. Голоса считаются по долям, поэтому всё начинается с долей, записанных в карточке каждого помещения в разделе «Дома, помещения и жильцы». Проверка их один раз до сезона собраний помогает избежать споров в день голосования.
- Подготовьте повестку. Перечислите решения, которые должны принять собственники: годовой бюджет, капитальные работы, продление договора, выборы членов правления. Формулируйте каждое решение так, чтобы на него можно было ответить «за» или «против».
- Пригласите собственников. Повестка и приглашение отправляются каждому собственнику. Подтверждающие материалы, например коммерческие предложения, отчёты или проекты правил проживания, разместите в библиотеке документов, чтобы собственники могли их прочитать до голосования.
- Соберите голоса. Собственники голосуют в личном кабинете или приложении Heroes Owner, с телефона или компьютера, где бы они ни находились. Каждый голос взвешивается по доле их помещения.
- Подведите итоги. Большинство рассчитывается за вас по каждому решению. Никому не нужно вечером складывать доли в таблице, и результат одинаков для всех, кто его проверяет.
- Опубликуйте протокол. Протокол хранится вместе с документами и доступен собственникам, поэтому каждое решение легко найти спустя месяцы или годы.
Для кого это?
Модуль создан для управляющих, синдиков и управляющих компаний, которые ведут один или несколько комплексов, а также для правлений самоуправляемых ассоциаций собственников. Он особенно полезен в таких ситуациях:
- Многие собственники живут за границей или много путешествуют, что типично для кондоминиумов Юго-Восточной Азии, и немногие могут прийти лично.
- Помещения очень разного размера, поэтому простое поднятие руки не отражает вес голоса каждого собственника.
- Управляющий проводит несколько собраний в год в разных домах.
- Правлению нужна ясная общая запись каждого принятого решения.
Голосования входят в тарифы Condo Pro и Condo Enterprise.
Бумажные собрания и Heroes PMS
| Задача | Бумага, email и таблицы | С Heroes PMS |
|---|---|---|
| Приглашения | Печатаются, отправляются почтой или по email по одному | Повестка и приглашение отправляются каждому собственнику |
| Голосование | Поднятие рук или бумажные бюллетени на месте | Собственники голосуют из кабинета или приложения Heroes Owner |
| Взвешивание | Доли складываются вручную | Каждый голос учитывается по доле помещения |
| Итоги | Подсчитываются после собрания, с риском ошибки | Большинство рассчитывается мгновенно |
| Протоколы | Файл на чьём-то ноутбуке | Хранятся с документами и доступны собственникам |
Практические советы для слаженного собрания
- Сначала проверьте местные правила. Сроки уведомления, кворум и пороги большинства зависят от законодательства вашей страны и от устава комплекса. Выстраивайте повестку и график вокруг них.
- Один вопрос — одно решение. Объединение бюджета и договора на работы в одном голосовании раздражает собственников, которые согласны только с половиной.
- Раздавайте материалы заранее. Загрузите коммерческие предложения и отчёты в библиотеку документов и опубликуйте объявление для всех жильцов, чтобы голосование было осознанным и никто не чувствовал спешки.
- Ограничивайте доступ к чувствительным файлам. Документ можно показать всем собственникам, одному дому или только правлению. Проекты договоров держите для правления, пока они не готовы.
- Помогите собственникам войти заранее. Короткое напоминание о том, как открыть кабинет или приложение, избавит от многих звонков во время голосования.
- Превращайте решения в действия. Утверждённые работы могут становиться заявками в разделе «Обслуживание», а новый бюджет может быть выставлен как начисления в разделе «Начисления и задолженность».
