การประชุมใหญ่และการลงคะแนนทำงานอย่างไรใน Heroes PMS?
โมดูลการประชุมใหญ่ช่วยให้ผู้จัดการอาคารชุดหรือนิติบุคคลอาคารชุดเตรียมวาระการประชุม ส่งหนังสือเชิญถึงเจ้าของทุกคน และรวบรวมคะแนนเสียงจากพอร์ทัลเจ้าของหรือแอป Heroes Owner คะแนนเสียงแต่ละเสียงถ่วงน้ำหนักตามสัดส่วนกรรมสิทธิ์ของยูนิต ผลการลงมติคำนวณทันที และรายงานการประชุมถูกเก็บไว้พร้อมเอกสารของอาคารชุด
การประชุมทั่วไปทีละขั้นตอน
- ตรวจสอบสัดส่วนกรรมสิทธิ์. คะแนนเสียงนับตามสัดส่วน ดังนั้นทุกอย่างเริ่มจากสัดส่วนที่บันทึกไว้ในแต่ละยูนิตใน อาคาร ยูนิต และผู้พักอาศัย การตรวจทานครั้งเดียวก่อนฤดูกาลประชุมช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทในวันประชุม
- เตรียมวาระการประชุม. ระบุมติที่เจ้าของต้องตัดสิน เช่น งบประมาณประจำปี งานปรับปรุงใหญ่ การต่อสัญญา หรือการเลือกตั้งกรรมการ เขียนแต่ละมติให้ตอบได้ด้วยคำว่า เห็นด้วย หรือ ไม่เห็นด้วย อย่างชัดเจน
- เชิญเจ้าของ. ส่งวาระและหนังสือเชิญถึงเจ้าของทุกคน นำเอกสารประกอบ เช่น ใบเสนอราคา บัญชี หรือร่างระเบียบ ไว้ในคลังเอกสาร เพื่อให้เจ้าของอ่านก่อนลงคะแนน
- รวบรวมคะแนนเสียง. เจ้าของลงคะแนนผ่านพอร์ทัลเจ้าของหรือแอป Heroes Owner บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ จากที่ใดก็ได้ คะแนนเสียงแต่ละเสียงถูกถ่วงน้ำหนักตามสัดส่วนของยูนิต
- อ่านผลลัพธ์. ระบบคำนวณเสียงข้างมากให้ทีละมติ ไม่มีใครต้องใช้เวลาตอนเย็นบวกสัดส่วนในสเปรดชีต และทุกคนที่ตรวจสอบจะได้ผลเดียวกัน
- เผยแพร่รายงานการประชุม. รายงานการประชุมถูกเก็บไว้กับเอกสารและแชร์ให้เจ้าของ เพื่อให้ทุกการตัดสินใจค้นหาได้ง่ายแม้ผ่านไปหลายเดือนหรือหลายปี
เหมาะกับใคร?
โมดูลนี้ออกแบบมาสำหรับผู้จัดการทรัพย์สิน ผู้จัดการนิติบุคคล และบริษัทจัดการอาคารที่ดูแลอาคารหนึ่งหรือหลายอาคาร และสำหรับคณะกรรมการของนิติบุคคลอาคารชุดที่บริหารตนเอง โดยจะช่วยได้มากในสถานการณ์เช่นนี้:
- เจ้าของจำนวนมากอาศัยอยู่ต่างประเทศหรือเดินทางบ่อย ซึ่งพบได้ทั่วไปในอาคารชุดในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ และมีเจ้าของน้อยรายที่เข้าร่วมด้วยตนเองได้
- ยูนิตมีขนาดแตกต่างกันมาก การยกมือแบบง่าย ๆ จึงไม่สะท้อนน้ำหนักของเจ้าของแต่ละคน
- ผู้จัดการดูแลการประชุมหลายครั้งต่อปีในอาคารต่างกัน
- คณะกรรมการต้องการบันทึกร่วมที่ชัดเจนของทุกการตัดสินใจ
การลงคะแนนรวมอยู่ในแพ็กเกจ Condo Pro และ Condo Enterprise
การประชุมบนกระดาษเทียบกับ Heroes PMS
| งาน | กระดาษ อีเมล และสเปรดชีต | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| หนังสือเชิญ | พิมพ์ ส่งทางไปรษณีย์ หรืออีเมลทีละฉบับ | ส่งวาระและหนังสือเชิญถึงเจ้าของทุกคน |
| การลงคะแนน | ยกมือหรือบัตรลงคะแนนกระดาษในห้องประชุม | เจ้าของลงคะแนนผ่านพอร์ทัลหรือแอป Heroes Owner |
| การถ่วงน้ำหนัก | บวกสัดส่วนด้วยมือ | ทุกคะแนนนับตามสัดส่วนของยูนิต |
| ผลลัพธ์ | นับหลังการประชุม มีโอกาสผิดพลาด | คำนวณเสียงข้างมากทันที |
| รายงานการประชุม | ไฟล์ในแล็ปท็อปของใครคนหนึ่ง | เก็บไว้กับเอกสารและแชร์ให้เจ้าของ |
เคล็ดลับในการจัดการประชุมให้ราบรื่น
- ตรวจกฎท้องถิ่นก่อน. ระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า องค์ประชุม และเกณฑ์เสียงข้างมากขึ้นอยู่กับกฎหมายของประเทศคุณและข้อบังคับของอาคาร วางวาระและกำหนดการให้สอดคล้องกับสิ่งเหล่านี้
- มีหนึ่งคำถามต่อหนึ่งมติ. การรวมงบประมาณกับสัญญางานก่อสร้างไว้ในการลงมติเดียวทำให้เจ้าของที่เห็นด้วยเพียงครึ่งเดียวรู้สึกไม่พอใจ
- แชร์เอกสารล่วงหน้า. อัปโหลดใบเสนอราคาและบัญชีเข้าคลังเอกสาร และโพสต์ประกาศถึงผู้พักอาศัยทุกคน เพื่อให้การลงคะแนนมีข้อมูลประกอบและไม่มีใครรู้สึกถูกเร่งรัด
- จำกัดไฟล์ที่ละเอียดอ่อน. เอกสารแชร์ได้กับเจ้าของทุกคน อาคารใดอาคารหนึ่ง หรือเฉพาะคณะกรรมการ เก็บร่างสัญญาไว้ให้คณะกรรมการจนกว่าจะพร้อม
- ช่วยเจ้าของเข้าสู่ระบบก่อนวันประชุม. การเตือนสั้น ๆ ว่าจะเปิดพอร์ทัลเจ้าของหรือแอปได้อย่างไร ช่วยลดการโทรศัพท์หลายสายในระหว่างการลงคะแนน
- เปลี่ยนมติให้เป็นการดำเนินการ. งานปรับปรุงที่ได้รับอนุมัติสามารถกลายเป็นใบสั่งงานในหมวดการบำรุงรักษา และงบประมาณใหม่สามารถออกเป็นค่าใช้จ่ายในหมวดค่าใช้จ่ายและค้างชำระได้
