Come funzionano le assemblee condominiali e le votazioni in Heroes PMS?
Il modulo assemblee permette all’amministratore di condominio o all’associazione di condòmini di preparare l’ordine del giorno, inviare la convocazione a ogni condomino e raccogliere i voti dal portale dei condòmini o dall’app Heroes Owner. Ogni voto è ponderato per millesimi, le maggioranze sono calcolate subito e i verbali vengono conservati insieme ai documenti del complesso.
Un’assemblea tipica, passo dopo passo
- Verifichi i millesimi. I voti si contano per millesimi, quindi tutto parte dai millesimi registrati su ogni unità in Edifici, unità e residenti. Rivederli una volta prima della stagione assembleare evita contestazioni il giorno stesso.
- Prepari l’ordine del giorno. Elenchi le delibere che i condòmini devono prendere: il preventivo annuale, i lavori straordinari, il rinnovo di un contratto, l’elezione dei consiglieri. Formuli ogni delibera in modo che si possa rispondere con un chiaro sì o no.
- Convochi i condòmini. L’ordine del giorno e la convocazione vengono inviati a ogni condomino. Inserisca i documenti di supporto, come preventivi, rendiconti o bozze di regolamento, nella biblioteca documentale, così i condòmini possono leggerli prima di votare.
- Raccolga i voti. I condòmini votano dal portale dei condòmini o dall’app Heroes Owner, da telefono o computer, ovunque si trovino. Ogni voto è ponderato per il millesimo della propria unità.
- Legga i risultati. Le maggioranze vengono calcolate per Lei, delibera per delibera. Nessuno passa la serata a sommare millesimi su un foglio di calcolo, e il risultato è lo stesso per chiunque lo verifichi.
- Pubblichi il verbale. Il verbale viene conservato con i documenti e condiviso con i condòmini, così ogni decisione resta facile da ritrovare anche mesi o anni dopo.
A chi è rivolto?
Il modulo è pensato per amministratori di condominio e società di gestione immobiliare che seguono uno o più complessi, e per i consigli delle associazioni di condòmini autogestite. È utile soprattutto in situazioni come queste:
- Molti condomini vivono all’estero o viaggiano spesso, cosa comune nei condomini del Sud-est asiatico, e pochi possono partecipare di persona.
- Le unità hanno dimensioni molto diverse, quindi un semplice voto per alzata di mano non riflette il peso di ciascun condomino.
- Un amministratore gestisce più assemblee l’anno in edifici diversi.
- Il consiglio vuole un registro chiaro e condiviso di ogni decisione presa.
Le votazioni sono incluse nei piani Condo Pro e Condo Enterprise.
Assemblee cartacee e Heroes PMS a confronto
| Attività | Carta, e-mail e fogli di calcolo | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Convocazioni | Stampate, spedite o inviate via e-mail una per una | Ordine del giorno e convocazione inviati a ogni condomino |
| Votazione | Alzata di mano o schede cartacee in sala | I condòmini votano dal portale o dall’app Heroes Owner |
| Ponderazione | Millesimi sommati a mano | Ogni voto conta per millesimo di unità |
| Risultati | Conteggiati dopo la riunione, con margine di errore | Maggioranze calcolate subito |
| Verbale | Un file sul computer di qualcuno | Conservato con i documenti e condiviso con i condòmini |
Consigli pratici per un’assemblea senza intoppi
- Verifichi prima le norme locali. Termini di convocazione, quorum e soglie di maggioranza dipendono dalla legge del Suo Paese e dal regolamento del complesso. Costruisca ordine del giorno e calendario intorno a questi.
- Una domanda per delibera. Unire in un solo voto un bilancio e un contratto di lavori frustra i condòmini che sono d’accordo solo con una delle due parti.
- Condivida i documenti in anticipo. Carichi preventivi e rendiconti nella biblioteca documentale e pubblichi una comunicazione per tutti i residenti, così il voto è informato e nessuno si sente costretto a decidere in fretta.
- Limiti i file sensibili. Un documento può essere condiviso con tutti i condòmini, con un solo edificio o solo con il consiglio. Conservi le bozze di contratto riservate al consiglio finché non sono pronte.
- Aiuti i condòmini ad accedere prima del giorno. Un breve promemoria su come aprire il portale o l’app dei condòmini fa risparmiare molte telefonate durante la votazione.
- Trasformi le decisioni in azioni. I lavori approvati possono diventare ordini di lavoro nella sezione Manutenzione, e un nuovo bilancio può essere emesso come spese nella sezione Spese e morosità.
