Heroes PMS에서 총회와 투표는 어떻게 작동하나요?
총회 모듈을 통해 콘도미니엄 관리자나 입주자대표회의는 안건을 준비하고, 모든 소유자에게 소집 통지를 보내며, 소유자 포털이나 Heroes Owner 앱에서 투표를 받을 수 있습니다. 각 표는 호실 지분에 따라 가중되고, 과반수는 즉시 계산되며, 회의록은 단지 문서와 함께 보관됩니다.
일반적인 총회의 단계별 진행
- 호실 지분을 확인하십시오. 투표는 지분을 기준으로 계산되므로, 모든 것은 “건물, 호실, 입주자” 메뉴에서 각 호실에 기록된 지분에서 시작됩니다. 총회 시즌 전에 한 번 검토하면 당일의 분쟁을 피할 수 있습니다.
- 안건을 준비하십시오. 소유자가 결정해야 할 결의안을 나열하십시오. 연간 예산, 대규모 공사, 계약 갱신, 이사 선출 등입니다. 각 결의안은 명확한 찬성 또는 반대로 답할 수 있도록 작성하십시오.
- 소유자를 초청하십시오. 안건과 소집 통지가 모든 소유자에게 발송됩니다. 견적서, 회계 자료, 관리규약 초안 같은 참고 자료는 문서 보관함에 넣어, 소유자가 투표 전에 읽을 수 있도록 하십시오.
- 투표를 받으십시오. 소유자는 어디에 있든 휴대폰이나 컴퓨터로 소유자 포털 또는 Heroes Owner 앱에서 투표합니다. 각 표는 호실 지분에 따라 가중됩니다.
- 결과를 확인하십시오. 과반수는 결의안별로 자동 계산됩니다. 저녁 내내 지분을 스프레드시트에 더할 필요가 없고, 확인하는 누구에게나 결과가 같습니다.
- 회의록을 게시하십시오. 회의록은 문서와 함께 보관되어 소유자와 공유되므로, 모든 결정을 몇 달이나 몇 년 뒤에도 쉽게 찾을 수 있습니다.
누구를 위한 기능인가요?
이 모듈은 하나 또는 여러 단지를 운영하는 자산 관리자, 관리업체, 콘도미니엄 관리회사, 그리고 자체 운영하는 입주자대표회의 이사회를 위해 설계되었습니다. 다음과 같은 상황에서 특히 도움이 됩니다.
- 많은 소유자가 해외에 거주하거나 출장이 잦아 직접 참석하는 사람이 적은 경우. 동남아시아 콘도미니엄에서 흔한 상황입니다.
- 호실의 크기가 많이 달라 단순한 거수로는 각 소유자의 비중이 반영되지 않는 경우.
- 관리자가 여러 동의 총회를 연간 여러 차례 운영하는 경우.
- 이사회가 내려진 모든 결정에 대해 명확하고 공유된 기록을 원하는 경우.
투표 기능은 Condo Pro 및 Condo Enterprise 요금제에 포함됩니다.
종이 총회와 Heroes PMS 비교
| 업무 | 종이, 이메일, 스프레드시트 | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 소집 통지 | 인쇄하거나 우편으로 보내거나 하나씩 이메일 발송 | 안건과 소집 통지를 모든 소유자에게 발송 |
| 투표 | 회의장에서 거수 또는 종이 투표 | 소유자가 포털 또는 Heroes Owner 앱에서 투표 |
| 가중치 | 지분을 손으로 합산 | 각 표가 호실 지분만큼 반영 |
| 결과 | 회의 후 집계, 오류 가능성 있음 | 과반수를 즉시 계산 |
| 회의록 | 누군가의 노트북에 있는 파일 | 문서와 함께 보관되고 소유자와 공유 |
원활한 총회를 위한 실전 팁
- 먼저 현지 규정을 확인하십시오. 통지 기간, 정족수, 의결 요건은 해당 국가의 법률과 단지의 관리규약에 따라 달라집니다. 안건과 일정은 이에 맞추어 계획하십시오.
- 결의안마다 질문은 하나만 담으십시오. 예산과 공사 계약을 한 번의 투표에 묶으면, 절반에만 동의하는 소유자가 불만을 갖게 됩니다.
- 자료는 미리 공유하십시오. 견적서와 회계 자료를 문서 보관함에 올리고 전체 입주자에게 공지하면, 투표가 충분한 정보를 바탕으로 이루어지고 누구도 서두른다고 느끼지 않습니다.
- 민감한 파일을 제한하십시오. 문서는 전체 소유자, 특정 동, 또는 이사회만 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 계약 초안은 준비가 될 때까지 이사회용으로 보관하십시오.
- 총회 전에 소유자가 로그인하도록 도와주십시오. 소유자 포털이나 앱을 여는 방법을 짧게 안내하면 투표 기간의 전화 문의를 많이 줄일 수 있습니다.
- 결정을 실행으로 연결하십시오. 승인된 공사는 유지보수의 작업 지시가 될 수 있고, 새 예산은 관리비 및 연체 메뉴에서 관리비로 부과할 수 있습니다.
