Wie funktionieren Eigentümerversammlungen und Abstimmungen in Heroes PMS?
Das Modul für Eigentümerversammlungen ermöglicht es einem Hausverwalter oder einer Eigentümergemeinschaft, die Tagesordnung vorzubereiten, die Einladung an jeden Eigentümer zu senden und Stimmen über das Eigentümerportal oder die Heroes-Owner-App einzusammeln. Jede Stimme wird nach Miteigentumsanteil gewichtet, Mehrheiten werden sofort berechnet, und die Protokolle werden zusammen mit den Dokumenten der Anlage gespeichert.
Eine typische Versammlung Schritt für Schritt
- Prüfen Sie die Miteigentumsanteile. Stimmen zählen nach Anteil, daher beginnt alles mit den Anteilen, die bei jeder Einheit unter Gebäude, Einheiten und Bewohner erfasst sind. Eine einmalige Prüfung vor der Versammlungssaison vermeidet Streit am Tag selbst.
- Bereiten Sie die Tagesordnung vor. Listen Sie die Beschlüsse auf, über die die Eigentümer entscheiden müssen: den Wirtschaftsplan, größere Sanierungen, eine Vertragsverlängerung, die Wahl der Beiratsmitglieder. Formulieren Sie jeden Beschluss so, dass er mit einem klaren Ja oder Nein beantwortet werden kann.
- Laden Sie die Eigentümer ein. Tagesordnung und Einladung gehen an jeden Eigentümer. Legen Sie die Unterlagen, etwa Angebote, Abrechnungen oder Entwürfe der Hausordnung, in der Dokumentenbibliothek ab, damit die Eigentümer sie vor der Abstimmung lesen können.
- Sammeln Sie die Stimmen ein. Eigentümer stimmen über das Eigentümerportal oder die Heroes-Owner-App ab, auf dem Telefon oder am Computer, wo immer sie sind. Jede Stimme wird nach dem Anteil ihrer Einheit gewichtet.
- Lesen Sie die Ergebnisse aus. Die Mehrheiten werden für Sie Beschluss für Beschluss berechnet. Niemand verbringt den Abend damit, Anteile in einer Tabelle zu addieren, und das Ergebnis ist für jeden, der es prüft, dasselbe.
- Veröffentlichen Sie das Protokoll. Das Protokoll wird mit den Dokumenten gespeichert und den Eigentümern bereitgestellt, sodass jeder Beschluss auch noch Monate oder Jahre später leicht zu finden ist.
Für wen ist es gedacht?
Das Modul ist für Immobilienverwalter, Verwalter und Hausverwaltungen gedacht, die eine oder mehrere Anlagen betreuen, sowie für die Beiräte selbstverwalteter Eigentümergemeinschaften. Am meisten hilft es in Situationen wie diesen:
- Viele Eigentümer leben im Ausland oder reisen häufig, was in südostasiatischen Eigentumsanlagen üblich ist, und nur wenige können persönlich teilnehmen.
- Die Einheiten haben sehr unterschiedliche Größen, sodass ein einfaches Handzeichen das Stimmgewicht jedes Eigentümers nicht abbildet.
- Ein Verwalter führt im Jahr mehrere Versammlungen für verschiedene Gebäude durch.
- Der Beirat wünscht eine klare, gemeinsame Aufzeichnung jedes Beschlusses.
Abstimmungen sind in den Tarifen Condo Pro und Condo Enterprise enthalten.
Papierversammlungen vs. Heroes PMS
| Aufgabe | Papier, E-Mail und Tabellen | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Einladungen | Gedruckt, verschickt oder einzeln per E-Mail | Tagesordnung und Einladung gehen an jeden Eigentümer |
| Abstimmung | Handzeichen oder Stimmzettel im Raum | Eigentümer stimmen über das Portal oder die Heroes-Owner-App ab |
| Gewichtung | Anteile werden von Hand addiert | Jede Stimme zählt nach Miteigentumsanteil |
| Ergebnisse | Nach der Sitzung ausgezählt, mit Fehlerspielraum | Mehrheiten werden sofort berechnet |
| Protokoll | Eine Datei auf jemandes Laptop | Mit den Dokumenten gespeichert und den Eigentümern bereitgestellt |
Praktische Tipps für eine reibungslose Versammlung
- Prüfen Sie zuerst die lokalen Vorgaben. Ladungsfristen, Beschlussfähigkeit und Mehrheitsquoren hängen vom Recht Ihres Landes und von der Hausordnung Ihrer Anlage ab. Planen Sie Tagesordnung und Zeitablauf danach.
- Ein Thema pro Beschluss. Wer Wirtschaftsplan und Bauvertrag in einer Abstimmung bündelt, frustriert Eigentümer, die nur einem der beiden Teile zustimmen.
- Teilen Sie die Unterlagen früh. Laden Sie Angebote und Abrechnungen in die Dokumentenbibliothek hoch und veröffentlichen Sie eine Mitteilung an alle Bewohner, damit die Abstimmung informiert erfolgt und sich niemand gedrängt fühlt.
- Schützen Sie sensible Dateien. Ein Dokument kann allen Eigentümern, einem einzelnen Gebäude oder nur dem Beirat zugänglich sein. Halten Sie Vertragsentwürfe dem Beirat vor, bis sie reif sind.
- Helfen Sie den Eigentümern, sich vorab anzumelden. Eine kurze Erinnerung, wie man das Eigentümerportal oder die App öffnet, erspart während der Abstimmung viele Anrufe.
- Machen Sie Beschlüsse umsetzbar. Genehmigte Arbeiten können als Arbeitsaufträge in der Instandhaltung angelegt werden, und ein neuer Wirtschaftsplan kann als Hausgeld im Modul Hausgeld und Rückstände abgerufen werden.
