Как устроено управление домами, помещениями и жильцами?
Heroes PMS начинается со структуры вашего комплекса. Вы создаёте каждый дом, затем его помещения с этажом, типом и долей, и привязываете каждое помещение к собственнику, а при необходимости — к арендатору. Начисления, голосования и заявки на обслуживание строятся на этом реестре, поэтому его стоит настроить внимательно один раз.
Для управляющей компании или ассоциации собственников реестр заменяет главную таблицу, которая обычно хранится на ноутбуке одного человека. Вот как команда обычно работает с ним.
- Создайте дома. Добавьте каждый дом комплекса, чтобы каждое помещение, объявление и показатель на дашборде были привязаны к нужному месту. Комплекс с несколькими башнями или корпусами настраивается так же.
- Настройте помещения. Для каждого помещения укажите этаж, тип и долю. Доля — это показатель, по которому позже распределяются начисления и рассчитываются веса голосов на общих собраниях, поэтому сверьте её с учредительными документами до запуска.
- Привяжите собственников и жильцов. Укажите собственника каждого помещения и, если помещение сдано, арендатора, с датой начала проживания. Вы всегда знаете, кто владеет, кто живёт и с какого времени.
- Импортируйте то, что у вас уже есть. Если помещения и собственники ведутся в таблице, отправьте её, и команда Heroes поможет всё настроить, вместо того чтобы перепечатывать сотни строк.
- Поддерживайте реестр в актуальном состоянии. Когда помещение продаётся или въезжает новый арендатор, обновите карточку помещения. Справочник жильцов даст вашей команде нужный контакт под рукой, будь то звонок по поводу протечки, посылки или платежа.
Для кого это и в каких ситуациях?
Модуль создан для управляющих компаний жилых комплексов, ассоциаций собственников, которые управляют комплексом самостоятельно, и застройщиков, передающих новый дом собственникам. Он особенно полезен в нескольких типичных ситуациях: комплекс из нескольких домов, где доли различаются по типу помещения; дом, в котором много сдаётся и к стойке администратора обращается арендатор, а не собственник; управляющий, принявший комплекс с таблицей неравномерного качества; правление, которому нужны верные данные собственников до следующего общего собрания.
| Задача | До (таблицы, чаты) | С Heroes PMS |
|---|---|---|
| Список помещений | Несколько версий таблицы, передаваемых между сотрудниками | Один реестр домов и помещений с этажом, типом и долей |
| Собственники и арендаторы | Смешаны в одном столбце или в одном чате | Собственник и арендатор привязаны к помещению отдельно, с датами начала |
| Контакты | Номера, сохранённые в личных телефонах | Общий справочник жильцов для команды |
| Начисления и голосования | Доли перепечатываются для каждого расчёта | Начисления и взвешенные голоса используют уже записанные доли |
| Заселённость | Никто точно не знает, какие помещения сданы | Помещения, занятые собственниками, сданные и пустующие, видны на дашборде |
Практические советы для чистого реестра помещений
- Сначала проверьте доли. Сравните их с декларацией о праве собственности, планом или эквивалентным документом. Неверная доля означает неверные начисления и неверный вес голосов.
- Выберите один формат названий. Например, дом, этаж и номер. Тогда сотрудники и собственники сразу узнают помещение на любом экране.
- Разделяйте собственников и жильцов. Собственник оплачивает начисления и голосует; жилец — тот, кому вы звоните по повседневным вопросам. Фиксация обоих исключает отправку сообщения не тому человеку.
- Очистите таблицу перед импортом. Сначала уберите дубликаты и бывших собственников, чтобы справочник начинался чистым.
- Обновляйте в день изменения. Продажа или новый договор аренды, записанные с опозданием, означают, что начисления и объявления уйдут не тому человеку.
- Дайте правлению правильный доступ. Роль «только чтение» позволяет членам правления следить за комплексом, не меняя никаких данных.
