Heroes PMSでは総会と議決はどのように機能しますか？
総会モジュールを使うと、分譲マンションの管理者や管理組合は議題を準備し、すべての所有者に招集通知を送り、所有者ポータルまたは「Heroes Owner」アプリから議決を集められます。各議決権は住戸の持分で重み付けされ、過半数は即座に計算され、議事録はマンションの書類と一緒に保存されます。
一般的な総会の流れ
- 住戸の持分を確認します。 議決は持分に基づいて行われるため、すべては「建物、住戸、居住者」で各住戸に登録された持分から始まります。総会の時期の前に一度確認しておくと、当日の紛争を避けられます。
- 議題を準備します。 所有者が決定すべき議案を並べます。年間予算、大規模修繕、契約の更新、理事の選出などです。各議案は「はい」か「いいえ」で明確に答えられるように書いてください。
- 所有者を招集します。 議題と招集通知をすべての所有者に送ります。見積書、会計報告、内規の草案などの裏付け資料は、投票の前に読めるように書類ライブラリに保存してください。
- 議決を集めます。 所有者は、どこにいても、スマートフォンやパソコンから、所有者ポータルまたは「Heroes Owner」アプリで議決できます。各議決は、その人の住戸の持分で重み付けされます。
- 結果を確認します。 議案ごとに過半数が計算されます。夜に表計算ソフトで持分を一つずつ足し合わせる必要はなく、誰が確認しても結果は同じです。
- 議事録を公開します。 議事録は書類と一緒に保存され、所有者と共有されるため、すべての決定事項は数か月後、数年後でも見つけやすいままです。
誰を対象としていますか？
このモジュールは、一つまたは複数のマンションを運営するプロパティマネージャー、管理会社、建物管理会社、そして自主管理する管理組合の理事会のために作られています。特に次のような場面で役立ちます。
- 多くの所有者が海外に住んでいたり、頻繁に出張したりしており、直接出席できる人が少ない場合。東南アジアの分譲マンションではよくあります。
- 住戸の大きさが大きく異なり、単純な挙手では、各所有者の影響力が反映されない場合。
- 一人の管理者が、異なる建物で年に何度も総会を運営している場合。
- 理事会が、行われたすべての決定について、明確で共有された記録を求めている場合。
議決機能はCondo Proプランとブランド名のCondo Enterpriseプランに含まれています。
紙の総会とHeroes PMS
| 作業 | 紙、メール、スプレッドシート | Heroes PMSでは |
|---|---|---|
| 招集通知 | 一通ずつ印刷し、郵送またはメール送信 | 議題と招集通知をすべての所有者に送信 |
| 投票 | 会場での挙手または投票用紙 | 所有者はポータルまたは「Heroes Owner」アプリから議決 |
| 重み付け | 持分を手作業で合計 | 各議決は住戸の持分で計算 |
| 結果 | 会議後に集計し、誤りの余地がある | 過半数を即座に計算 |
| 議事録 | 誰かのパソコンにあるファイル | 書類と一緒に保存され、所有者と共有 |
スムーズな総会のための実践的なヒント
- まず地域の規則を確認します。 招集期間、定足数、過半数の基準は、お住まいの国の法律とマンションの規約によって異なります。議題と日程は、それらを基に組み立ててください。
- 一つの議案に一つの質問にします。 予算と工事契約を一つの議決にまとめると、どちらか片方にしか賛成できない所有者は不満を抱きます。
- 資料は早めに共有します。 見積書や会計報告を書類ライブラリにアップロードし、全居住者にお知らせを投稿してください。そうすれば、議決は十分な情報に基づいて行われ、誰も急かされていると感じません。
- 機密性の高い書類は制限します。 書類は全所有者、特定の建物、または理事会のみに共有できます。契約書の草案は、準備が整うまで理事会に限定してください。
- 当日の前にログインを手伝います。 所有者ポータルまたはアプリの開き方を簡単に知らせておくと、議決中の電話の多くを防げます。
- 決定を行動につなげます。 承認された工事は「メンテナンス」で作業指示にでき、新しい予算は「管理費と滞納」で管理費として請求できます。
