Как работают обслуживание и заявки на работы
Обслуживание и заявки на работы в Heroes PMS превращают каждое обращение жильца в задачу, которая отслеживается. Жильцы сообщают о проблеме с фотографиями из кабинета или приложения, ваша команда превращает обращение в заявку для сотрудника или подрядчика, и все следят за статусом до завершения. Каждая работа сохраняется в истории помещения или общей зоны.
- Жилец сообщает о проблеме. Из кабинета или приложения он описывает неисправность и добавляет фотографии: подтекающий кран, лифт, застрявший между этажами, сломанный светильник на парковке. Фотографии часто экономят выезд, который нужен лишь для того, чтобы понять, что случилось.
- Ваша команда рассматривает обращение. Управляющий домом читает сообщение, смотрит фотографии и решает, кто этим займётся. Мелкие работы идут штатным сотрудникам, специализированные — подрядчику.
- Обращение становится заявкой на работу. Заявка назначается конкретному сотруднику или подрядчику, поэтому никогда не возникает сомнения, кто отвечает за работу.
- Ход работ виден всем. Статус переходит от «открыта» к «в работе» и «выполнена». Жильцы видят обновление в кабинете и приложении и больше не звонят в офис, чтобы узнать, как идут дела.
- Работа закрывается и фиксируется. Когда работа завершена, ваша команда закрывает заявку. Она остаётся в истории помещения или общей зоны, готовая для следующей проверки, следующего заседания правления или следующего собственника.
Для кого это?
Модуль создан для управляющих компаний кондоминиумов, ассоциаций собственников, которые управляют домом собственным штатом технического персонала, и управляющих, которые обслуживают сразу несколько комплексов.
Он подходит и для одной башни с завхозом и несколькими уборщиками, и для компании, которая обслуживает несколько комплексов с техниками и сторонними подрядчиками. Особенно полезен он тогда, когда заявки сегодня поступают по телефону, в чате жильцов или в виде записки на ресепшене, и никто не может сказать, какие из них ещё открыты.
Типичные случаи: протечки воды между помещениями, лифты и генераторы, уход за бассейном и садом, освещение общих зон и всё, что новый собственник обнаруживает при въезде.
| Ситуация | До (телефон, чаты, таблицы) | С Heroes PMS |
|---|---|---|
| Сообщение о проблеме | Сообщение, потерянное в загруженном чате, или звонок завхозу | Обращение с фотографиями из кабинета или приложения |
| Назначение работы | Кто-то обещает разобраться | Заявка назначена сотруднику или подрядчику |
| Отслеживание хода | Жильцы снова и снова звонят в офис | «Открыта», «в работе», «выполнена» — видно всем |
| Прошлые ремонты | Разбросаны по блокнотам и старым сообщениям | История для каждого помещения и общей зоны |
| Общая картина | Никто не знает, сколько заявок ещё ждут | Открытые заявки и время ожидания на дашборде |
Практические советы для налаженного процесса обслуживания
- Всегда просите фотографии. Крупный план проблемы и общий вид зоны помогают вашей команде выбрать нужного исполнителя и взять нужные детали.
- Договоритесь, кто принимает решения. Заранее определите, какие работы завхоз делает сам, а какие требуют подрядчика или согласия правления, чтобы заявки не ждали решения.
- Следите, чтобы статусы были честными. Переводите заявку в работу, только когда кто-то реально ею занимается, и закрывайте, только когда работа действительно выполнена. Жильцы доверяют статусу, который видят.
- Записывайте работы в нужное место. Привязка каждой работы к правильному помещению или общей зоне делает историю полезной и упрощает обсуждение того, какие расходы ложатся на собственника, а какие — на ассоциацию.
- Используйте историю с правлением. Повторные работы на одном лифте, насосе или крыше — весомый аргумент при пересмотре договора на обслуживание или при планировании капитального ремонта.
- Проверяйте ожидающие заявки каждую неделю. Быстрый взгляд на открытые заявки и время их ожидания на дашборде помогает не забыть о старых обращениях.
