Heroes PMS 中业主大会和表决如何运作？
业主大会模块让小区管理人员或业主委员会能够编制议程、向每位业主发送通知，并通过业主门户或 Heroes Owner 应用收集表决。每票按单元份额加权，多数结果即时计算，会议纪要则与小区文件一同保存。
一次典型的业主大会，分步骤
- 核对单元份额。表决按份额计票，因此一切都从“楼栋、单元和业主住户”中记录的各单元份额开始。在大会季之前复核一次，可以避免会议当天产生争议。
- 编制议程。列出业主需要决定的决议事项：年度预算、大型工程、合同续签、董事会成员选举。每项决议都应写成可以用明确的“同意”或“反对”作答的形式。
- 邀请业主。议程和邀请函会发送给每位业主。将报价、账目或住户守则草案等支持性材料放入文件库，方便业主在投票前阅读。
- 收集选票。业主可以在门户或 Heroes Owner 应用中投票，无论身在何处，使用手机或电脑均可。每票都按其单元份额加权。
- 查看结果。系统会按决议逐项为您计算多数结果。无需有人在晚上用表格手动累加份额，核对结果的每个人得到的也都是同一个数字。
- 公布会议纪要。会议纪要会与文件一同保存并与业主共享，因此每项决定在几个月或几年之后依然容易找到。
适用对象
本模块专为管理一个或多个小区的物业经理、物业服务企业（syndic）和物业管理公司，以及自行管理的业主委员会董事会设计。在以下情况下尤其有用：
- 许多业主住在国外或经常出差，这在东南亚的公寓小区中很常见，而能亲自出席的人很少。
- 单元大小差异很大，因此简单的举手表决无法反映每位业主的权重。
- 管理人员每年需要在不同楼栋组织多次业主大会。
- 董事会希望对每一项决定都有清晰、共享的记录。
表决功能包含在 Condo Pro 和 Condo Enterprise 套餐中。
纸质业主大会与 Heroes PMS 对比
| 任务 | 纸质、邮件和电子表格 | 使用 Heroes PMS 之后 |
|---|---|---|
| 邀请 | 逐一打印、张贴或发送邮件 | 议程和邀请函发送给每位业主 |
| 投票 | 会场内举手或纸质投票 | 业主在门户或 Heroes Owner 应用中投票 |
| 加权 | 手工累加份额 | 每票按单元份额计算 |
| 结果 | 会后统计，容易出错 | 多数结果即时计算 |
| 会议纪要 | 保存在某人笔记本电脑中的一个文件 | 与文件一同保存，并与业主共享 |
让业主大会顺利进行的实用建议
- 先查清当地规则。通知期限、法定人数和多数门槛取决于您所在国家的法律以及小区的章程。请围绕这些要求安排议程和时间表。
- 每项决议只包含一个问题。将预算与工程合同合并在一次表决中，会让只同意其中一半内容的业主感到为难。
- 尽早分享材料。将报价和账目上传到文件库，并向全体居民发布通知，让表决建立在充分了解的基础上，也不会让任何人感到仓促。
- 限制敏感文件的范围。文件可以只与全体业主、单栋楼或董事会共享。草拟中的合同应保留给董事会，直到准备就绪。
- 让业主提前完成登录。提前发一份简短提醒，说明如何打开业主门户或应用，可以在表决期间省去许多来电。
- 将决议转化为行动。获批的工程可以在维护模块中转为工单，新预算则可以在费用和欠费模块中作为费用开具。
