Como funcionam as assembleias gerais e as votações no Heroes PMS?
O módulo de assembleias gerais permite que o síndico ou a associação de condôminos prepare a pauta, envie a convocação a todos os proprietários e colete os votos pelo portal do proprietário ou pelo aplicativo Heroes Owner. Cada voto é ponderado pela fração ideal, as maiorias são calculadas na hora e as atas ficam guardadas junto aos documentos do condomínio.
Uma assembleia típica, passo a passo
- Confira as frações ideais. Os votos são contados pela fração, então tudo parte das frações registradas em cada unidade em Prédios, unidades e moradores. Revisá-las uma vez antes da temporada de assembleias evita disputas no dia.
- Prepare a pauta. Liste as deliberações que os proprietários precisam decidir: o orçamento anual, obras de grande porte, a renovação de um contrato, a eleição dos conselheiros. Redija cada deliberação de modo que possa ser respondida com um sim ou um não claros.
- Convoque os proprietários. A pauta e a convocação são enviadas a todos os proprietários. Coloque os documentos de apoio, como orçamentos, contas ou minutas do regimento interno, na biblioteca de documentos para que os proprietários possam lê-los antes de votar.
- Colete os votos. Os proprietários votam pelo portal do proprietário ou pelo aplicativo Heroes Owner, no celular ou no computador, onde quer que estejam. Cada voto é ponderado pela fração da sua unidade.
- Leia os resultados. As maiorias são calculadas para você, deliberação por deliberação. Ninguém passa a noite somando frações em uma planilha, e o resultado é o mesmo para quem confere.
- Publique as atas. As atas ficam guardadas junto aos documentos e são compartilhadas com os proprietários, para que cada decisão continue fácil de encontrar meses ou anos depois.
Para quem é?
O módulo foi feito para síndicos, administradoras de condomínios e empresas de gestão predial que administram um ou vários condomínios, e para os conselhos de associações de condôminos autogeridas. Ele ajuda mais em situações como estas:
- Muitos proprietários moram fora ou viajam com frequência, o que é comum em condomínios do Sudeste Asiático, e poucos conseguem comparecer pessoalmente.
- As unidades têm tamanhos muito diferentes, então um simples levantar de mãos não reflete o peso de cada proprietário.
- Um gestor realiza várias assembleias por ano em prédios diferentes.
- O conselho quer um registro claro e compartilhado de cada decisão tomada.
As votações estão incluídas nos planos Condo Pro e Condo Enterprise.
Assembleias em papel vs Heroes PMS
| Tarefa | Papel, e-mail e planilhas | Com o Heroes PMS |
|---|---|---|
| Convocações | Impressas, entregues ou enviadas por e-mail uma a uma | Pauta e convocação enviadas a todos os proprietários |
| Votação | Levantar de mãos ou cédulas de papel no salão | Os proprietários votam pelo portal ou pelo aplicativo Heroes Owner |
| Ponderação | Frações somadas à mão | Cada voto conta pela fração da unidade |
| Resultados | Apurados depois da reunião, com margem para erro | Maiorias calculadas na hora |
| Atas | Um arquivo no notebook de alguém | Guardadas junto aos documentos e compartilhadas com os proprietários |
Dicas práticas para uma assembleia sem atritos
- Confira primeiro as regras locais. Prazos de convocação, quórum e limiares de maioria dependem da legislação do seu país e da convenção do condomínio. Monte a pauta e o cronograma em torno deles.
- Uma pergunta por deliberação. Combinar orçamento e contrato de obra em uma única votação frustra proprietários que concordam com apenas metade da proposta.
- Compartilhe os documentos cedo. Envie orçamentos e contas para a biblioteca de documentos e publique um comunicado para todos os moradores, para que a votação seja informada e ninguém se sinta apressado.
- Restrinja os arquivos sensíveis. Um documento pode ser compartilhado com todos os proprietários, com um único prédio ou apenas com o conselho. Mantenha as minutas de contratos restritas ao conselho até que estejam prontas.
- Ajude os proprietários a entrar antes do dia. Um breve lembrete de como acessar o portal do proprietário ou o aplicativo evita muitas ligações durante a votação.
- Transforme decisões em ações. Obras aprovadas podem virar ordens de serviço na Manutenção, e um novo orçamento pode ser lançado como cobranças em Taxas e inadimplência.
