Como funcionam a manutenção e as ordens de serviço
A manutenção e as ordens de serviço no Heroes PMS transformam cada solicitação de morador em um serviço rastreado. Os moradores relatam um problema com fotos pelo portal ou pelo aplicativo, a sua equipe transforma o relato em uma ordem de serviço para um funcionário ou um prestador, e todos acompanham o andamento até a conclusão. Cada serviço fica registrado no histórico da unidade ou da área comum.
- O morador relata o problema. Pelo portal ou pelo aplicativo, ele descreve o problema e anexa fotos: uma torneira pingando, um elevador parado entre andares, uma lâmpada queimada na garagem. As fotos muitas vezes evitam uma visita só para entender o que está errado.
- Sua equipe analisa o chamado. O zelador ou o gestor do prédio lê o relato, confere as fotos e decide quem vai atender. Pequenos serviços vão para a equipe interna; trabalhos especializados vão para um prestador.
- O chamado vira uma ordem de serviço. A ordem de serviço é atribuída a um funcionário ou prestador identificado, para que nunca haja dúvida sobre quem é responsável pelo trabalho.
- O andamento fica visível para todos. O status passa de aberto para em andamento e depois para concluído. Os moradores veem a atualização no portal e no aplicativo, então não precisam mais ligar para a administração para saber como está o serviço.
- O serviço é encerrado e registrado. Quando o trabalho termina, a sua equipe encerra a ordem de serviço. Ela permanece no histórico da unidade ou da área comum, pronta para a próxima vistoria, a próxima reunião do conselho ou o próximo proprietário.
Para quem é?
O módulo foi feito para administradoras de condomínios, associações de condôminos que cuidam do prédio com a própria equipe de zeladoria e gestoras de imóveis que administram vários condomínios ao mesmo tempo.
Serve tanto para um único prédio com zelador e algumas faxineiras quanto para uma empresa que administra vários condomínios com técnicos e prestadores terceirizados. É especialmente útil quando os pedidos chegam por telefone, em um grupo de moradores ou como um bilhete deixado na portaria, e ninguém consegue dizer quais ainda estão abertos.
Casos típicos incluem vazamentos de água entre unidades, elevadores e geradores, manutenção de piscina e jardim, iluminação das áreas comuns e tudo o que um novo proprietário descobre ao se mudar.
| Situação | Antes (telefone, grupos de conversa, planilhas) | Com o Heroes PMS |
|---|---|---|
| Relato de um problema | Uma mensagem perdida em um grupo movimentado ou uma ligação para o zelador | Um chamado com fotos pelo portal ou pelo aplicativo |
| Atribuição do serviço | Alguém promete verificar | Uma ordem de serviço atribuída a um funcionário ou prestador |
| Acompanhamento do andamento | Os moradores ligam para a administração repetidamente | Aberto, em andamento, concluído — visível para todos |
| Reparos anteriores | Espalhados em cadernos e mensagens antigas | Um histórico para cada unidade e área comum |
| Visão gerencial | Ninguém sabe quantos pedidos ainda aguardam | Chamados em aberto e seu tempo de espera no painel |
Dicas práticas para um processo de manutenção sem atritos
- Peça fotos sempre. Uma foto de perto do problema e outra da área ao redor ajudam a sua equipe a escolher a pessoa certa e levar as peças certas.
- Combine quem decide. Defina antecipadamente quais serviços o zelador resolve sozinho e quais precisam de um prestador ou da aprovação do conselho, para que os chamados não fiquem parados aguardando uma decisão.
- Mantenha os status honestos. Mova um chamado para em andamento apenas quando alguém está de fato cuidando dele, e encerre-o somente quando o serviço estiver realmente concluído. Os moradores confiam no status que veem.
- Registre os serviços no lugar certo. Vincular cada serviço à unidade ou área comum correta mantém o histórico útil e facilita discutir quais custos cabem a um proprietário e quais cabem à associação.
- Use o histórico com o conselho. Serviços repetidos no mesmo elevador, bomba ou telhado são um argumento forte ao renegociar um contrato de manutenção ou planejar obras de grande porte.
- Verifique os chamados pendentes toda semana. Uma rápida olhada nos chamados em aberto e no tempo que aguardam, no painel, evita que pedidos antigos sejam esquecidos.
