การบำรุงรักษาและใบสั่งงานทำงานอย่างไร
การบำรุงรักษาและใบสั่งงานใน Heroes PMS เปลี่ยนทุกการแจ้งปัญหาจากผู้พักอาศัยให้เป็นงานที่ติดตามได้ ผู้พักอาศัยแจ้งปัญหาพร้อมรูปถ่ายจากพอร์ทัลหรือแอป ทีมของคุณแปลงคำแจ้งนั้นเป็นใบสั่งงานให้เจ้าหน้าที่หรือผู้รับเหมา และทุกคนติดตามสถานะจนกว่างานจะเสร็จ งานทุกชิ้นจะถูกเก็บไว้ในประวัติของยูนิตหรือพื้นที่ส่วนกลาง
- ผู้พักอาศัยแจ้งปัญหา. จากพอร์ทัลหรือแอป เขาอธิบายปัญหาและแนบรูปถ่าย เช่น ก๊อกน้ำรั่ว ลิฟต์ค้างระหว่างชั้น หรือไฟดวงที่เสียในลานจอดรถ รูปถ่ายช่วยให้เข้าใจปัญหาได้โดยมักไม่ต้องไปดูหน้างานซ้ำ
- ทีมของคุณตรวจสอบคำร้อง. ผู้จัดการอาคารอ่านรายงาน ตรวจดูรูปถ่าย และตัดสินใจว่าใครควรดำเนินการ งานเล็กส่งให้เจ้าหน้าที่ภายใน งานเฉพาะทางส่งให้ผู้รับเหมา
- คำร้องกลายเป็นใบสั่งงาน. ใบสั่งงานจะถูกมอบหมายให้เจ้าหน้าที่หรือผู้รับเหมาที่ระบุชื่อ จึงไม่มีข้อสงสัยว่าใครรับผิดชอบงาน
- ความคืบหน้าเห็นได้สำหรับทุกคน. สถานะเปลี่ยนจากเปิด เป็นกำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น ผู้พักอาศัยเห็นการอัปเดตในพอร์ทัลและแอป จึงไม่ต้องโทรไปถามสำนักงานว่างานคืบหน้าถึงไหนแล้ว
- ปิดงานและบันทึกไว้. เมื่องานเสร็จ ทีมของคุณปิดใบสั่งงาน งานนั้นจะอยู่ในประวัติของยูนิตหรือพื้นที่ส่วนกลาง พร้อมสำหรับการตรวจสอบครั้งถัดไป การประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไป หรือเจ้าของคนถัดไป
เหมาะกับใคร?
โมดูลนี้ออกแบบมาสำหรับบริษัทจัดการอาคารชุด นิติบุคคลอาคารชุดที่ดูแลอาคารด้วยทีมภารโรงของตนเอง และผู้จัดการทรัพย์สินที่ดูแลหลายโครงการพร้อมกัน
เหมาะทั้งกับอาคารหลังเดียวที่มีภารโรงและแม่บ้านไม่กี่คน และกับบริษัทที่บริหารหลายโครงการพร้อมช่างเทคนิคและผู้รับเหมาภายนอก โดยจะช่วยได้มากเป็นพิเศษเมื่อคำขอเข้ามาทางโทรศัพท์ กลุ่มแชตของผู้พักอาศัย หรือโน้ตที่ฝากไว้ที่เคาน์เตอร์ และไม่มีใครบอกได้ว่าเรื่องใดยังค้างอยู่
กรณีทั่วไป ได้แก่ น้ำรั่วซึมระหว่างยูนิต ลิฟต์และเครื่องกำเนิดไฟฟ้า การดูแลสระว่ายน้ำและสวน ไฟส่องสว่างในพื้นที่ส่วนกลาง และสิ่งใดก็ตามที่เจ้าของใหม่พบเมื่อย้ายเข้ามา
| สถานการณ์ | ก่อนหน้านี้ (โทรศัพท์ กลุ่มแชต สเปรดชีต) | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| การแจ้งปัญหา | ข้อความที่หายไปในกลุ่มแชตที่คึกคัก หรือการโทรหาภารโรง | คำร้องพร้อมรูปถ่ายจากพอร์ทัลหรือแอป |
| การมอบหมายงาน | มีคนรับปากว่าจะตรวจสอบ | ใบสั่งงานที่มอบหมายให้เจ้าหน้าที่หรือผู้รับเหมา |
| การติดตามความคืบหน้า | ผู้พักอาศัยโทรไปที่สำนักงานซ้ำ ๆ | เปิด กำลังดำเนินการ เสร็จ มองเห็นได้สำหรับทุกคน |
| งานซ่อมที่ผ่านมา | กระจัดกระจายในสมุดโน้ตและข้อความเก่า | ประวัติของทุกยูนิตและพื้นที่ส่วนกลาง |
| ภาพรวมการจัดการ | ไม่มีใครรู้ว่ามีคำขอกี่รายการที่ยังรอ | คำร้องที่เปิดอยู่และระยะเวลาที่รอ แสดงบนแดชบอร์ด |
เคล็ดลับในการทำให้กระบวนการบำรุงรักษาราบรื่น
- ขอรูปถ่ายทุกครั้ง. ภาพระยะใกล้ของปัญหาและภาพบริเวณรอบข้างช่วยให้ทีมเลือกคนที่เหมาะสมและนำอะไหล่ที่ถูกต้องไปด้วย
- ตกลงกันว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจ. กำหนดล่วงหน้าว่างานใดภารโรงจัดการเองได้ และงานใดต้องใช้ผู้รับเหมาหรือได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการ เพื่อไม่ให้คำร้องค้างรอการตัดสินใจ
- รักษาสถานะให้ตรงความจริง. ย้ายคำร้องไปเป็นกำลังดำเนินการเฉพาะเมื่อมีคนลงมือทำจริง และปิดเมื่อการซ่อมเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น ผู้พักอาศัยไว้ใจสถานะที่พวกเขาเห็น
- บันทึกงานในตำแหน่งที่ถูกต้อง. การจัดเก็บงานแต่ละชิ้นกับยูนิตหรือพื้นที่ส่วนกลางที่ถูกต้องทำให้ประวัติมีประโยชน์ และง่ายขึ้นในการหารือว่าค่าใช้จ่ายใดควรเป็นของเจ้าของ และค่าใช้จ่ายใดควรเป็นของนิติบุคคล
- ใช้ประวัติร่วมกับคณะกรรมการ. งานซ้ำ ๆ กับลิฟต์ ปั๊ม หรือหลังคาตัวเดิม เป็นเหตุผลที่หนักแน่นเมื่อคุณต่อรองสัญญาบำรุงรักษาใหม่หรือวางแผนงานใหญ่
- ตรวจคำร้องที่รออยู่ทุกสัปดาห์. การดูคำร้องที่เปิดอยู่และระยะเวลาที่รอ บนแดชบอร์ดอย่างรวดเร็วช่วยไม่ให้คำขอเก่าถูกลืม
