维修与工单如何运作
Heroes PMS 中的维修和工单功能，将每一条居民报修转化为可追踪的任务。居民可以通过门户或应用附上照片报告问题，您的团队再将其转为派给员工或承包商的工单，所有人都可以跟进状态直至完工。每项工作都会保留在对应单元或公共区域的历史记录中。
- 居民报告问题。居民通过门户或应用描述问题并附上照片，例如水龙头漏水、电梯卡在两层之间、停车场灯具损坏。照片往往能免去仅为了弄清问题而进行的一次上门检查。
- 团队审核工单。楼宇经理阅读报告、查看照片，并决定由谁处理。小型工作交给内部员工，专业性较强的工作则交给承包商。
- 工单转为工作指令。工作指令会指派给指定的员工或承包商，因此不会出现任何关于谁负责该项工作的疑问。
- 进度对所有人可见。状态会依次从待处理变为进行中，再到已完成。居民可以在门户和应用中看到进展，无需再致电物业办公室询问情况。
- 完工后关闭并记录。工作完成后，您的团队关闭工作指令。它会保留在对应单元或公共区域的历史记录中，供下次检查、下次董事会会议或下一位业主查阅。
适用对象
本模块专为小区物业管理公司、自行管理楼宇的业主委员会以及同时负责多个小区的物业管理人员设计。
无论是只有一座塔楼、配备一名管理员和几名清洁工的小区，还是拥有技术人员和外部承包商、同时管理多个小区的公司，都同样适用。当报修目前通过电话、居民聊天群或前台留言的方式提出，而没人能说清哪些仍未解决时，本模块尤其有用。
典型情况包括：单元之间的漏水、电梯和发电机、泳池和园艺维护、公共区域照明，以及新业主搬入后发现的任何问题。
| 场景 | 以前（电话、聊天群、电子表格） | 使用 Heroes PMS 之后 |
|---|---|---|
| 报告问题 | 消息淹没在繁忙的聊天群中，或者打给管理员的电话未被接到 | 通过门户或应用提交附带照片的工单 |
| 派工 | 有人答应去看看 | 将工作指令指派给员工或承包商 |
| 跟进进度 | 居民一次又一次地致电办公室 | 待处理、进行中、已完成，全员可见 |
| 历史维修 | 散落在笔记本和旧消息中 | 每个单元和公共区域都有完整历史 |
| 管理概览 | 没人知道还有多少报修在等待处理 | 仪表盘显示未结工单及其等待时长 |
让维修流程顺畅的实用建议
- 每次都要求附上照片。问题的近景和周围环境的远景，能帮助团队选对人手、带对配件。
- 提前约定由谁决定。事先明确哪些工作由管理员独立处理，哪些需要承包商或董事会同意，避免工单因无人决定而搁置。
- 状态要如实更新。只有确实有人在处理时才将工单改为进行中，只有工作真正完成后才关闭。居民信任他们看到的状态。
- 将工作记录在正确的位置。将每项工作归档到正确的单元或公共区域，历史记录才有用，也更便于讨论哪些费用应由业主承担、哪些应由业主协会承担。
- 与董事会共享历史记录。同一部电梯、同一台水泵或同一处屋顶反复出现问题，是重新谈判维护合同或规划大型工程时的有力依据。
- 每周检查等待中的工单。在仪表盘上快速查看未结工单及其等待时长，可以避免陈旧的报修被遗忘。
