유지보수와 작업 지시는 어떻게 작동하나요
Heroes PMS의 유지보수 및 작업 지시는 입주자의 모든 신고를 추적 가능한 작업으로 바꿔 줍니다. 입주자는 포털이나 앱에서 사진과 함께 문제를 신고하고, 팀은 이를 직원 또는 외부 업체에 대한 작업 지시로 전환하며, 모두가 완료될 때까지 진행 상황을 확인합니다. 모든 작업은 호실 또는 공용부분 이력에 남습니다.
- 입주자가 문제를 신고합니다. 포털이나 앱에서 문제를 설명하고 사진을 첨부합니다. 예를 들면 물이 새는 수도꼭지, 층 사이에 멈춘 엘리베이터, 주차장의 고장 난 조명 등입니다. 사진이 있으면 원인을 파악하기 위해 현장을 따로 방문할 필요가 줄어드는 경우가 많습니다.
- 팀이 요청을 검토합니다. 관리사무소가 신고 내용을 읽고 사진을 확인한 뒤 담당자를 정합니다. 간단한 작업은 자체 직원이 처리하고, 전문적인 작업은 외부 업체에 맡깁니다.
- 요청이 작업 지시가 됩니다. 작업 지시는 지정된 직원이나 업체에 배정되므로 누가 책임지는지 분명합니다.
- 진행 상황을 모두가 볼 수 있습니다. 상태가 미처리에서 진행 중, 완료로 바뀝니다. 입주자는 포털과 앱에서 업데이트를 확인하므로 진행 상황을 묻기 위해 사무실에 전화할 필요가 없습니다.
- 작업을 마감하고 기록합니다. 작업이 끝나면 팀이 작업 지시를 마감합니다. 기록은 호실 또는 공용부분 이력에 남아, 다음 점검, 다음 이사회 회의, 또는 다음 소유자를 위해 활용됩니다.
누구를 위한 기능인가요?
이 모듈은 콘도미니엄 관리회사, 자체 관리인 팀으로 단지를 운영하는 입주자대표회의, 그리고 여러 단지를 함께 관리하는 자산 관리자를 위해 설계되었습니다.
관리인과 몇 명의 청소 직원이 있는 단일 동에도, 기술자와 외부 업체를 둔 여러 단지를 관리하는 회사에도 모두 적합합니다. 요청이 전화로, 입주자 대화방으로, 또는 경비실에 남겨진 메모로 들어오고 어떤 요청이 아직 처리되지 않았는지 아무도 모를 때 특히 유용합니다.
대표적인 사례는 호실 사이의 누수, 엘리베이터와 비상발전기, 수영장과 정원 관리, 공용부분 조명, 그리고 새 소유자가 입주 후에 발견하는 모든 문제입니다.
| 상황 | 이전(전화, 대화방, 스프레드시트) | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 문제 신고 | 바쁜 대화방에서 묻히거나 관리인에게 전화 | 사진과 함께 포털이나 앱에서 티켓 생성 |
| 작업 배정 | 누군가 확인해 보겠다고 약속 | 직원 또는 외부 업체에 배정된 작업 지시 |
| 진행 상황 확인 | 입주자가 사무실에 계속 전화 | 미처리, 진행 중, 완료 상태를 모두가 확인 |
| 과거 수리 내역 | 공책과 오래된 메시지에 흩어짐 | 호실과 공용부분마다 이력 보관 |
| 관리 현황 | 아직 처리되지 않은 요청이 몇 건인지 아무도 모름 | 대시보드에서 미처리 티켓과 대기 시간 확인 |
원활한 유지보수 프로세스를 위한 실전 팁
- 매번 사진을 요청하십시오. 문제의 근접 사진과 주변을 넓게 찍은 사진이 있으면 팀이 알맞은 담당자를 고르고 필요한 부품을 준비하는 데 도움이 됩니다.
- 결정 권한을 미리 정하십시오. 관리인이 단독으로 처리할 작업과 외부 업체 또는 이사회 승인이 필요한 작업을 미리 구분해 두면, 티켓이 결정을 기다리며 쌓이지 않습니다.
- 상태를 정직하게 관리하십시오. 실제로 누군가 작업을 하고 있을 때만 진행 중으로 바꾸고, 작업이 정말 끝났을 때만 마감하십시오. 입주자는 보이는 상태를 신뢰합니다.
- 작업을 올바른 위치에 기록하십시오. 각 작업을 정확한 호실 또는 공용부분에 연결해 두면 이력이 유용하게 남고, 어떤 비용이 소유자에게 속하고 어떤 비용이 단지 공동에 속하는지 논의하기도 쉬워집니다.
- 이사회와 이력을 활용하십시오. 같은 엘리베이터, 펌프, 옥상에서 반복되는 작업은 유지보수 계약을 재협상하거나 대규모 공사를 계획할 때 강력한 근거가 됩니다.
- 대기 중인 티켓을 매주 확인하십시오. 대시보드에서 미처리 티켓과 대기 기간을 간단히 살펴보면 오래된 요청이 잊히지 않습니다.
