Wie Instandhaltung und Arbeitsaufträge funktionieren
Instandhaltung und Arbeitsaufträge in Heroes PMS machen aus jeder Meldung eines Bewohners einen nachverfolgbaren Auftrag. Bewohner melden ein Problem mit Fotos über das Portal oder die App, Ihr Team macht daraus einen Arbeitsauftrag für Personal oder einen Dienstleister, und alle verfolgen den Status bis zur Erledigung. Jeder Auftrag bleibt in der Historie der Einheit oder der Gemeinschaftsfläche erhalten.
- Ein Bewohner meldet das Problem. Über das Portal oder die App beschreibt er das Problem und fügt Fotos hinzu: ein tropfender Wasserhahn, ein im Stockwerk feststeckender Aufzug, eine defekte Leuchte in der Tiefgarage. Fotos ersparen oft einen Besuch, nur um zu verstehen, was los ist.
- Ihr Team prüft die Meldung. Der Hausmeister liest die Meldung, sieht sich die Fotos an und entscheidet, wer sich darum kümmert. Kleine Arbeiten gehen an das eigene Personal, Fachaufgaben an einen Dienstleister.
- Die Meldung wird zum Arbeitsauftrag. Der Arbeitsauftrag wird einem namentlich genannten Mitarbeiter oder Dienstleister zugewiesen, sodass nie unklar ist, wer für den Auftrag verantwortlich ist.
- Der Fortschritt ist für alle sichtbar. Der Status wechselt von offen über in Bearbeitung zu erledigt. Bewohner sehen die Aktualisierung in ihrem Portal und in der App und müssen nicht mehr im Büro anrufen, um nachzufragen.
- Der Auftrag wird abgeschlossen und dokumentiert. Ist die Arbeit fertig, schließt Ihr Team den Arbeitsauftrag. Er bleibt in der Historie der Einheit oder Gemeinschaftsfläche erhalten, bereit für die nächste Begehung, die nächste Beiratssitzung oder den nächsten Eigentümer.
Für wen ist es gedacht?
Das Modul ist für Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften, die ihr Gebäude mit eigenem Hausmeisterteam betreiben, und Immobilienverwalter gedacht, die mehrere Anlagen gleichzeitig betreuen.
Es passt zu einem einzelnen Turm mit einem Hausmeister und einigen Reinigungskräften ebenso wie zu einem Unternehmen, das mehrere Anlagen mit Technikern und externen Dienstleistern betreut. Besonders nützlich ist es, wenn Anfragen heute telefonisch, in einer Bewohnerchatgruppe oder als Zettel an der Rezeption eingehen und niemand sagen kann, welche noch offen sind.
Typische Fälle sind Wasserschäden zwischen Einheiten, Aufzüge und Notstromaggregate, die Pflege von Pool und Garten, die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen sowie alles, was ein neuer Eigentümer beim Einzug entdeckt.
| Situation | Vorher (Telefon, Chatgruppen, Tabellen) | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Meldung eines Problems | Eine Nachricht geht in einer vollen Chatgruppe unter oder ein Anruf beim Hausmeister | Ein Ticket mit Fotos über das Portal oder die App |
| Zuweisung des Auftrags | Jemand verspricht, sich darum zu kümmern | Ein Arbeitsauftrag, zugewiesen an Personal oder einen Dienstleister |
| Verfolgung des Fortschritts | Bewohner rufen immer wieder im Büro an | Offen, in Bearbeitung, erledigt – für alle sichtbar |
| Frühere Reparaturen | Verstreut in Notizbüchern und alten Nachrichten | Eine Historie für jede Einheit und Gemeinschaftsfläche |
| Überblick für die Verwaltung | Niemand weiß, wie viele Anfragen noch warten | Offene Tickets und ihre Wartezeit im Dashboard |
Praktische Tipps für einen reibungslosen Instandhaltungsablauf
- Fordern Sie jedes Mal Fotos an. Eine Nahaufnahme des Problems und eine Aufnahme des weiteren Umfelds helfen Ihrem Team, die richtige Person auszuwählen und die passenden Teile mitzubringen.
- Legen Sie fest, wer entscheidet. Bestimmen Sie vorab, welche Arbeiten der Hausmeister allein erledigt und welche einen Dienstleister oder die Zustimmung des Beirats brauchen, damit Tickets nicht auf eine Entscheidung warten.
- Halten Sie den Status ehrlich. Setzen Sie ein Ticket nur dann auf in Bearbeitung, wenn tatsächlich jemand daran arbeitet, und schließen Sie es nur, wenn die Arbeit wirklich erledigt ist. Bewohner vertrauen dem Status, den sie sehen.
- Erfassen Sie Aufträge am richtigen Ort. Wenn Sie jeden Auftrag der richtigen Einheit oder Gemeinschaftsfläche zuordnen, bleibt die Historie nützlich, und es fällt leichter zu besprechen, welche Kosten der Eigentümer und welche die Gemeinschaft trägt.
- Nutzen Sie die Historie mit dem Beirat. Wiederkehrende Arbeiten am selben Aufzug, an derselben Pumpe oder am selben Dach sind ein starkes Argument, wenn Sie einen Wartungsvertrag neu verhandeln oder größere Sanierungen planen.
- Prüfen Sie wartende Tickets jede Woche. Ein kurzer Blick auf offene Tickets und ihre Wartezeit im Dashboard verhindert, dass alte Anfragen vergessen werden.
