Come funzionano la manutenzione e gli ordini di lavoro
In Heroes PMS la manutenzione e gli ordini di lavoro trasformano ogni segnalazione dei residenti in un intervento tracciato. I residenti segnalano un problema con foto dal portale o dall’app, il Suo team lo trasforma in un ordine di lavoro per il personale o per un fornitore, e tutti seguono lo stato fino al completamento. Ogni intervento resta nello storico dell’unità o della parte comune.
- Un residente segnala il problema. Dal portale o dall’app descrive il guasto e allega delle foto: un rubinetto che perde, un ascensore bloccato tra due piani, una luce rotta nel parcheggio. Spesso una foto evita un sopralluogo solo per capire di cosa si tratta.
- Il Suo team esamina la segnalazione. L’amministratore di edificio legge la segnalazione, controlla le foto e decide chi deve occuparsene. I piccoli interventi vanno al personale interno; i lavori specialistici a un fornitore.
- La segnalazione diventa un ordine di lavoro. L’ordine di lavoro viene assegnato a un membro del personale o a un fornitore con nome e cognome, così non c’è alcun dubbio su chi è responsabile dell’intervento.
- Lo stato è visibile a tutti. Lo stato passa da aperto a in corso a completato. I residenti vedono l’aggiornamento nel loro portale e nell’app, quindi non devono più telefonare in ufficio per sapere a che punto siamo.
- L’intervento viene chiuso e registrato. Quando il lavoro è terminato, il Suo team chiude l’ordine di lavoro. Resta nello storico dell’unità o della parte comune, pronto per il prossimo sopralluogo, la prossima riunione del consiglio o il prossimo condomino.
A chi è rivolto?
Il modulo è pensato per le società di amministrazione condominiale, per le associazioni di condòmini che gestiscono l’edificio con una propria squadra di portieri e per gli amministratori di immobili che seguono più complessi contemporaneamente.
Va bene sia per una singola torre con un portiere e qualche addetto alle pulizie, sia per una società che gestisce più complessi con tecnici e fornitori esterni. È particolarmente utile quando le richieste arrivano oggi per telefono, in un gruppo di chat dei residenti o come biglietto lasciato alla portineria, e nessuno sa dire quali siano ancora aperte.
I casi tipici riguardano perdite d’acqua tra unità, ascensori e gruppi elettrogeni, manutenzione di piscina e giardino, illuminazione delle parti comuni e tutto ciò che un nuovo condomino scopre al momento del trasloco.
| Situazione | Prima (telefono, gruppi di chat, fogli di calcolo) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Segnalare un problema | Un messaggio perso in un gruppo di chat affollato o una telefonata al portiere | Una segnalazione con foto dal portale o dall’app |
| Assegnare l’intervento | Qualcuno promette di dare un’occhiata | Un ordine di lavoro assegnato a personale o fornitore |
| Seguire l’avanzamento | I residenti richiamano l’ufficio più volte | Aperto, in corso, completato — visibile a tutti |
| Riparazioni passate | Sparse tra quaderni e vecchi messaggi | Uno storico per ogni unità e parte comune |
| Visione d’insieme | Nessuno sa quante richieste sono ancora in attesa | Segnalazioni aperte e relativo tempo di attesa nella dashboard |
Consigli pratici per una manutenzione senza intoppi
- Chieda sempre le foto. Un primo piano del problema e una del contesto aiutano il Suo team a scegliere la persona giusta e a portare i ricambi adatti.
- Stabilisca in anticipo chi decide. Definisca quali interventi il portiere può gestire da solo e quali richiedono un fornitore o l’accordo del consiglio, così le segnalazioni non restano ferme in attesa di una decisione.
- Mantenga gli stati corretti. Sposti una segnalazione su in corso solo quando qualcuno ci sta lavorando davvero, e la chiuda solo quando l’intervento è realmente completato. I residenti si fidano dello stato che vedono.
- Registri gli interventi nel posto giusto. Associare ogni intervento all’unità o alla parte comune corretta mantiene lo storico utile e facilita la discussione su quali costi spettano al singolo condomino e quali all’associazione.
- Usi lo storico con il consiglio. Interventi ripetuti sullo stesso ascensore, pompa o tetto sono un argomento forte quando si rinegozia un contratto di manutenzione o si pianificano lavori straordinari.
- Controlli ogni settimana le segnalazioni in attesa. Un rapido sguardo alle segnalazioni aperte e al tempo di attesa, nella dashboard, evita che le vecchie richieste vengano dimenticate.
