Wie Mitteilungen und Dokumente funktionieren
Mitteilungen und Dokumente geben Ihrem Verwaltungsteam einen zentralen Ort, um Bewohner zu informieren und die Unterlagen der Anlage zu führen. Sie veröffentlichen eine Mitteilung für die gesamte Anlage, ein einzelnes Gebäude oder eine Gruppe und legen Hausordnung, Protokolle, Versicherungen und Verträge in einer Dokumentenbibliothek ab, die Eigentümer über ihr Portal und ihre App öffnen. Jede frühere Mitteilung bleibt archiviert.
- Verfassen Sie die Mitteilung. Eine Wasserabschaltung am Dienstagmorgen, Aufzugswartung, Pool wegen Reinigung geschlossen, eine Erinnerung an die Hausordnung: Schreiben Sie es einmal, in einfachen Worten, mit Datum und dem, was die Bewohner tun müssen.
- Wählen Sie die Empfänger. Senden Sie die Mitteilung an alle, an ein einzelnes Gebäude oder an eine Gruppe, damit die Bewohner von Block A nicht durch Arbeiten in Block C beunruhigt werden.
- Bewohner lesen sie in der Eigentümer-App. Die Nachricht erscheint dort, wo die Bewohner ohnehin sind, im Portal und in der App, mit der sie ihre Anlage verfolgen, statt in einer Chatgruppe, in der sie nach einer Stunde untergeht.
- Legen Sie die Dokumente ab. Laden Sie Hausordnung, Protokolle der Eigentümerversammlung, Versicherungsnachweise und Verträge in die Dokumentenbibliothek hoch und bestimmen Sie, wer sie sehen darf: alle Eigentümer, ein Gebäude oder nur der Beirat.
- Überlassen Sie den Rest dem Archiv. Jede frühere Mitteilung wird aufbewahrt, sodass ein neuer Eigentümer oder ein Beiratsmitglied nachsehen kann, was wann mitgeteilt wurde.
Wer nutzt es und in welchen Situationen?
Das Modul ist für Hausverwaltungen, Verwalter und Eigentümergemeinschaften gedacht, deren Beirat die Kommunikation selbst übernimmt. Gebäudeverwalter und Hausmeister nutzen es täglich; Beiratsmitglieder nutzen es, um einen Vertrag oder die neuesten Protokolle zu finden, ohne im Büro nachzufragen.
Typische Situationen sind eine geplante Wasser- oder Stromabschaltung, Aufzugswartung, Fassadenarbeiten an einem Block, der wegen Reinigung geschlossene Pool, eine Erinnerung nach wiederholten Lärmbeschwerden, ein neuer Eigentümer, der nach der Hausordnung fragt, oder eine Versicherung, die nach einem Wasserschaden die Gebäudepolice benötigt. Wenn Sie Ihre Eigentümerversammlungen mit Heroes PMS abhalten, werden die Protokolle ebenfalls zusammen mit den Dokumenten gespeichert.
Eine einfache Checkliste für die Einrichtung der Dokumentenbibliothek:
| Dokument | Empfohlene Sichtbarkeit | Warum hier ablegen |
|---|---|---|
| Hausordnung | Alle Eigentümer | Jeder Bewohner kann die Regeln prüfen, bevor ein Streit entsteht |
| Protokolle der Eigentümerversammlung | Alle Eigentümer | Beschlüsse bleiben für aktuelle und künftige Eigentümer nachvollziehbar |
| Gebäudeversicherung | Alle Eigentümer | Schnell zu finden, wenn ein Schaden oder eine Bank sie verlangt |
| Mitteilungen zu einem Block | Ein Gebäude | Nur die betroffenen Bewohner sehen sie |
| Lieferanten- und Dienstleisterverträge | Nur Beirat | Der Beirat prüft die Konditionen, ohne sie allen zu veröffentlichen |
Praktische Tipps für klare Kommunikation
- Eine Nachricht, ein Thema. Eine kurze Mitteilung zu einem einzigen Thema wird gelesen; ein langer Brief mit fünf Themen nicht.
- Richten Sie sich an die richtige Zielgruppe. Senden Sie Arbeiten an einem Gebäude nur an dieses Gebäude. Zu viele Nachrichten, die sie nicht betreffen, bringen Bewohner dazu, auch die wichtigen zu ignorieren.
- Sagen Sie, was die Bewohner tun müssen. Nennen Sie Datum, Uhrzeit und die erwartete Handlung: das Auto umparken, Wasser bevorraten, den Balkon frei halten.
- Benennen Sie Dokumente eindeutig. Nehmen Sie Art, Jahr und Gebäude in den Dateinamen auf, damit Eigentümer beim ersten Versuch die richtige Version finden.
- Veröffentlichen Sie Protokolle zügig. Legen Sie nach der Eigentümerversammlung das Protokoll in der Bibliothek ab, damit Eigentümer, die nicht teilnehmen konnten, die Beschlüsse noch frisch nachlesen können.
- Halten Sie sensible Dateien dem Beirat vor. Vertragsentwürfe und Angebote in Verhandlung gehören bis zur Entscheidung in Dokumente, die nur der Beirat sieht.
