Was zeigt das Dashboard der Wohnanlage?
Das Dashboard bringt die vier Kennzahlen, die ein Hausverwalter am häufigsten prüft, auf einen Bildschirm: was im Monat im Verhältnis zum Fälligen eingegangen ist, Rückstände insgesamt und je Einheit, offene Instandhaltungstickets und deren Wartezeit sowie die Belegung, aufgeteilt in selbst genutzte, vermietete und leerstehende Einheiten, für ein einzelnes Gebäude oder alle.
Eine tägliche Routine in sechs Schritten
- Wählen Sie Ihren Umfang. Öffnen Sie das Dashboard für ein einzelnes Gebäude oder für alle Ihre Anlagen zusammen, wenn Sie ein Portfolio verwalten.
- Prüfen Sie die Zahlungseingänge. Vergleichen Sie, was im Monat eingegangen ist, mit dem Fälligen. Eine Lücke zu Monatsbeginn ist normal; eine Lücke gegen Monatsende erfordert Handlung. Die Zahlungen selbst werden unter Zahlungen und Quittungen erfasst.
- Sehen Sie sich die Rückstände an. Prüfen Sie die Summe der offenen Beträge und die betroffenen Einheiten. Von dort zeigt Hausgeld und Rückstände, wer wie viel schuldet, sodass das Mahnwesen bei den ältesten Schulden beginnt.
- Behalten Sie offene Tickets im Blick. Das Dashboard zeigt, was wartet und wie lange. Verfolgen Sie die ältesten Arbeitsaufträge in der Instandhaltung nach, bevor Bewohner bei Ihnen nachfragen müssen.
- Beobachten Sie die Belegung. Die Aufteilung in selbst genutzte, vermietete und leerstehende Einheiten zeigt, wer tatsächlich im Gebäude wohnt, was für Sicherheit, Kommunikation und die Nutzung der Einrichtungen wichtig ist. Halten Sie die Angaben unter Gebäude, Einheiten und Bewohner aktuell.
- Teilen Sie die Zahlen mit dem Beirat. Geben Sie Beiratsmitgliedern eine Rolle mit reinem Lesezugriff, damit sie dieselben Zahlen wie Ihr Team sehen, ohne etwas ändern zu können.
Wer nutzt das Dashboard?
Immobilienverwalter und Verwalter nutzen es, um den Tag zu beginnen, die Buchhaltung, um die Zahlungseingänge zu verfolgen, Gebäudeverwalter, um Instandhaltung voranzutreiben, und Beiräte von Eigentümergemeinschaften, um die Anlage zwischen den Sitzungen im Blick zu behalten. Besonders nützlich ist es, wenn:
- Sie mehrere Anlagen verwalten und sehen müssen, wo zuerst Aufmerksamkeit gefragt ist.
- der Beirat monatlich tagt und aktuelle Zahlen erwartet.
- das Monatsende naht und die Zahlungseingänge hinterherhinken.
- Bewohner sich über langsame Reparaturen beschweren und Sie Fakten statt Eindrücken brauchen.
Wo die Antworten früher zu finden waren
| Frage | Vorher (Tabellen, Chatgruppen) | Im Dashboard |
|---|---|---|
| Wie viel haben wir in diesem Monat eingenommen? | Kontoauszüge, mit einer Tabelle abgeglichen | Zahlungseingänge im Verhältnis zum Fälligen |
| Wer ist im Verzug und wie sehr? | Ein Kontoblatt je Einheit | Rückstände insgesamt und je Einheit |
| Was ist noch nicht behoben? | Nachrichten, verstreut in einer Chatgruppe der Techniker | Offene Tickets und ihre Wartezeit |
| Wie viele Einheiten sind vermietet oder leer? | Bewohnerlisten und Gedächtnis | Selbst genutzt, vermietet, leerstehend |
| Was sieht der Beirat? | Ein einmal im Monat per E-Mail verschickter Bericht | Derselbe Bildschirm, mit einer Rolle mit reinem Lesezugriff |
Praktische Tipps
- Halten Sie die Ausgangsdaten sauber. Das Dashboard ist nur so gut wie das, was Ihr Team erfasst: Buchen Sie jede Zahlung, schließen Sie Tickets, wenn die Arbeit erledigt ist, und aktualisieren Sie Eigentümer und Bewohner, sobald sie sich ändern.
- Machen Sie es zur Gewohnheit. Schauen Sie jeden Tag oder jede Woche zur gleichen Zeit auf dieselben Zahlen, damit Veränderungen auffallen.
- Vergleichen Sie Gebäude. Wechseln Sie zwischen einem Gebäude und allen, um schnell zu sehen, ob ein Problem lokal oder allgemein ist.
- Setzen Sie eigene Ziele. Zum Beispiel: kein Ticket länger als eine Woche offen oder Rückstände unter einem vereinbarten Niveau, und verfolgen Sie diese im Dashboard.
- Nutzen Sie es zur Vorbereitung von Sitzungen. Vor einer Beiratssitzung oder Eigentümerversammlung liefern ein Blick auf Zahlungseingänge, Rückstände und offene Tickets die wichtigsten Fakten für Ihren Bericht.
- Lassen Sie Eigentümer sich selbst bedienen. Eigentümer sehen ihren Saldo im Portal und können über Portal und App online zahlen, was die Rückstände reduziert, die Sie nachverfolgen müssen.
