Wie funktioniert die Verwaltung von Gebäuden, Einheiten und Bewohnern?
Heroes PMS beginnt mit der Struktur Ihrer Wohnanlage. Sie legen jedes Gebäude an und anschließend die Einheiten mit Etage, Typ und Miteigentumsanteil. Jede Einheit verknüpfen Sie mit ihrem Eigentümer und gegebenenfalls ihrem Mieter. Hausgeld, Abstimmungen und Wartungsaufträge bauen alle auf diesem Register auf, daher lohnt es sich, es einmal sorgfältig einzurichten.
Für eine Hausverwaltung oder eine Eigentümergemeinschaft ersetzt das Register die Stammtabelle, die sonst meist auf dem Laptop einer einzelnen Person liegt. So arbeitet ein Team in der Regel damit.
- Legen Sie die Gebäude an. Erfassen Sie jedes Gebäude der Anlage, damit jede Einheit, jede Mitteilung und jede Kennzahl im Dashboard dem richtigen Ort zugeordnet ist. Eine Anlage mit mehreren Türmen oder Blöcken richten Sie genauso ein.
- Richten Sie die Einheiten ein. Erfassen Sie für jede Einheit Etage, Typ und Miteigentumsanteil. Der Anteil dient später zur Verteilung des Hausgelds und zur Gewichtung der Stimmen in der Eigentümerversammlung. Prüfen Sie ihn daher vor dem Start anhand Ihrer Teilungserklärung.
- Verknüpfen Sie Eigentümer und Bewohner. Hinterlegen Sie den Eigentümer jeder Einheit und, falls die Einheit vermietet ist, den Mieter, der dort wohnt, jeweils mit Beginndatum. So wissen Sie jederzeit, wer Eigentümer ist, wer dort wohnt und seit wann.
- Importieren Sie vorhandene Daten. Wenn Ihre Einheiten und Eigentümer in einer Tabelle stehen, senden Sie sie uns, und das Heroes-Team richtet sie gemeinsam mit Ihnen ein, statt Hunderte Zeilen neu einzutippen.
- Halten Sie das Register aktuell. Wenn eine Einheit verkauft wird oder ein neuer Mieter einzieht, aktualisieren Sie die Einheit. Das Bewohnerverzeichnis stellt Ihrem Team dann den richtigen Kontakt bereit, egal ob es um einen Wasserschaden, ein Paket oder eine Zahlung geht.
Für wen ist es gedacht und in welchen Situationen?
Das Modul ist für Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften, die ihre Anlage selbst verwalten, und Bauträger gedacht, die eine neue Anlage an ihre Eigentümer übergeben. Am meisten hilft es in typischen Situationen: einer Anlage mit mehreren Gebäuden, in denen sich die Anteile nach Einheitstyp unterscheiden; einem Gebäude, in dem viele Einheiten vermietet sind und der Mieter, nicht der Eigentümer, an der Pforte anruft; einem Verwalter, der eine Anlage mit einer unterschiedlich gepflegten Tabelle übernimmt; oder einem Beirat, der vor der nächsten Eigentümerversammlung korrekte Eigentümerdaten braucht.
| Aufgabe | Vorher (Tabellen, Chatgruppen) | Mit Heroes PMS |
|---|---|---|
| Einheitenliste | Mehrere Versionen einer Tabelle, die unter Mitarbeitern weitergereicht werden | Ein Register für Gebäude und Einheiten mit Etage, Typ und Anteil |
| Eigentümer und Mieter | In einer Spalte oder einer Chatgruppe vermischt | Eigentümer und Mieter getrennt mit jeder Einheit verknüpft, mit Beginndatum |
| Kontakte | Nummern auf privaten Telefonen gespeichert | Ein Bewohnerverzeichnis, das das Team gemeinsam nutzt |
| Hausgeld und Abstimmungen | Anteile werden für jede Berechnung neu eingetippt | Hausgeld und gewichtete Stimmen nutzen die bereits erfassten Anteile |
| Belegung | Niemand weiß genau, welche Einheiten vermietet sind | Selbstgenutzte, vermietete und leerstehende Einheiten sind im Dashboard sichtbar |
Praktische Tipps für ein sauberes Einheitenregister
- Prüfen Sie zuerst die Anteile. Vergleichen Sie sie mit Ihrer Teilungserklärung oder einem gleichwertigen Dokument. Ein falscher Anteil bedeutet falsches Hausgeld und falsche Stimmgewichte.
- Wählen Sie ein einheitliches Benennungsschema. Zum Beispiel Gebäude, Etage und Nummer. Mitarbeiter und Eigentümer erkennen eine Einheit dann auf jedem Bildschirm sofort.
- Trennen Sie Eigentümer und Bewohner. Der Eigentümer zahlt das Hausgeld und hat das Stimmrecht; der Bewohner ist der Ansprechpartner für den Alltag. Wenn Sie beides erfassen, vermeiden Sie, die falsche Person anzuschreiben.
- Bereinigen Sie die Tabelle vor dem Import. Entfernen Sie zuerst Dubletten und ehemalige Eigentümer, damit das Verzeichnis sauber startet.
- Aktualisieren Sie am Tag der Änderung. Ein verspätet erfasster Verkauf oder Mietvertrag führt dazu, dass Hausgeldabrechnungen und Mitteilungen an die falsche Person gehen.
- Geben Sie dem Beirat den passenden Zugang. Eine Rolle mit reinem Lesezugriff erlaubt Beiratsmitgliedern, die Anlage zu verfolgen, ohne Daten zu ändern.
