Come funzionano comunicazioni e documenti
Comunicazioni e documenti offrono al Suo team di gestione un unico punto per informare i residenti e conservare la documentazione del complesso. Invia una comunicazione all’intero complesso, a un singolo edificio o a un gruppo, e conserva regolamenti, verbali, polizze assicurative e contratti in una biblioteca documentale che i condòmini consultano dal loro portale e dall’app. Ogni comunicazione passata resta archiviata.
- Scriva la comunicazione. Interruzione dell’acqua martedì mattina, manutenzione dell’ascensore, piscina chiusa per la pulizia, un promemoria sul regolamento condominiale: la scriva una volta sola, con parole semplici, la data e ciò che i residenti devono fare.
- Scelga chi la riceve. La invii a tutti, a un singolo edificio o a un gruppo, così i residenti della scala A non vengono disturbati dai lavori previsti nella scala C.
- I residenti la leggono nell’app dei condòmini. Il messaggio compare dove i residenti già si trovano, nel portale e nell’app che usano per seguire il proprio complesso, invece che in un gruppo di chat dove si perde nel giro di un’ora.
- Archivi i documenti. Carichi regolamento, verbali di assemblea, certificati assicurativi e contratti nella biblioteca documentale, e scelga chi può vedere ciascuno: tutti i condòmini, un solo edificio o solo il consiglio.
- Lasci fare l’archivio. Ogni comunicazione passata viene conservata, così un nuovo condomino o un consigliere può rileggere cosa è stato comunicato e quando.
Chi lo usa e in quali situazioni?
Il modulo è pensato per le società di amministrazione condominiale, per gli amministratori di condominio e per le associazioni di condòmini la cui comunicazione è gestita direttamente dal consiglio. Amministratori di edificio e portieri lo usano ogni giorno; i consiglieri lo usano per trovare un contratto o l’ultimo verbale senza chiedere all’ufficio.
Situazioni tipiche includono un’interruzione programmata di acqua o energia elettrica, la manutenzione dell’ascensore, lavori di facciata su una scala, la piscina chiusa per la pulizia, un promemoria dopo ripetute segnalazioni di rumore, un nuovo condomino che chiede il regolamento, o un assicuratore che ha bisogno della polizza dell’edificio dopo una perdita. Se svolge le assemblee condominiali con Heroes PMS, anche i verbali vengono conservati insieme ai documenti.
Una semplice lista di controllo per impostare la biblioteca documentale:
| Documento | Visibilità suggerita | Perché conservarlo qui |
|---|---|---|
| Regolamento condominiale | Tutti i condòmini | Ogni residente può consultare le regole prima che nasca una controversia |
| Verbali di assemblea condominiale | Tutti i condòmini | Le decisioni restano agli atti per i condòmini attuali e futuri |
| Assicurazione del fabbricato | Tutti i condòmini | Facile da trovare quando serve per un sinistro o quando lo chiede una banca |
| Avvisi riguardanti una scala | Un solo edificio | Li vedono solo i residenti interessati |
| Contratti con fornitori e servizi | Solo consiglio | Il consiglio esamina le condizioni senza pubblicarle a tutti |
Consigli pratici per una comunicazione chiara
- Un messaggio, un argomento. Un breve avviso su un solo tema viene letto; una lettera lunga che tratta cinque argomenti no.
- Scelga il destinatario giusto. Invii i lavori di un edificio solo a quell’edificio. Troppi messaggi che non li riguardano insegnano ai residenti a ignorare quelli importanti.
- Dica cosa devono fare i residenti. Indichi data, orario e azione richiesta: spostare l’auto, fare scorte d’acqua, lasciare libero il balcone.
- Dia nomi chiari ai documenti. Includa tipo, anno ed edificio nel nome di ogni file, così i condòmini trovano la versione giusta al primo tentativo.
- Pubblichi subito i verbali. Dopo un’assemblea condominiale, aggiunga il verbale alla biblioteca, così i condòmini che non hanno potuto partecipare possono leggere le decisioni mentre sono ancora fresche.
- Riservi i file sensibili al consiglio. Bozze di contratti e preventivi in trattativa devono restare nei documenti riservati al consiglio finché non è presa una decisione.
