Come funziona la gestione di edifici, unità e residenti?
Heroes PMS parte dalla struttura del Suo condominio. Crea ogni edificio, poi le unità con piano, tipologia e millesimi, e collega ogni unità al proprietario e, se del caso, all’inquilino. Spese, votazioni e richieste di manutenzione si basano tutte su questo registro, quindi conviene impostarlo con cura una sola volta.
Per un’amministrazione condominiale o un’associazione di condòmini, il registro sostituisce il foglio di calcolo principale che di solito si trova sul computer di una sola persona. Ecco come lavora di solito un team.
- Crei gli edifici. Aggiunga ogni edificio del complesso, così che ogni unità, comunicazione e dato della dashboard sia associato al posto giusto. Un complesso con più torri o blocchi si configura allo stesso modo.
- Configuri le unità. Per ogni unità registri piano, tipologia e millesimi. I millesimi sono il valore usato in seguito per ripartire le spese e per pesare i voti in assemblea condominiale, quindi li verifichi con il regolamento di condominio prima di andare online.
- Colleghi proprietari e residenti. Associ il proprietario di ogni unità e, se l’unità è locata, l’inquilino che vi abita, con la data di inizio di ciascuno. Saprà sempre chi è il proprietario, chi ci vive e da quando.
- Importi ciò che ha già. Se unità e proprietari sono in un foglio di calcolo, lo invii e il team di Heroes lo configura con Lei, invece di riscrivere centinaia di righe.
- Tenga il registro aggiornato. Quando un’unità viene venduta o entra un nuovo inquilino, aggiorni l’unità. La rubrica dei residenti mette subito a disposizione del team il contatto giusto, che si tratti di una perdita, di un pacco o di un pagamento.
A chi è rivolto e in quali situazioni?
Il modulo è pensato per le società di amministrazione condominiale, per le associazioni di condòmini che gestiscono il proprio complesso e per i costruttori che consegnano un nuovo edificio ai condòmini. È particolarmente utile in alcune situazioni tipiche: un complesso con più edifici in cui i millesimi variano per tipologia di unità; un edificio in cui molte unità sono locate e a chiamare la portineria è l’inquilino, non il proprietario; un amministratore che subentra in un complesso ereditando un foglio di calcolo di qualità discutibile; un consiglio che vuole dati corretti sui condòmini prima della prossima assemblea condominiale.
| Attività | Prima (fogli di calcolo, gruppi di chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Elenco delle unità | Più versioni di un foglio passate tra il personale | Un unico registro di edifici e unità con piano, tipologia e millesimi |
| Proprietari e inquilini | Mescolati in una colonna o in un gruppo di chat | Proprietario e inquilino collegati separatamente a ogni unità, con date di inizio |
| Contatti | Numeri salvati sui telefoni personali | Una rubrica dei residenti condivisa dal team |
| Spese e votazioni | Millesimi riscritti a ogni calcolo | Spese e voti ponderati usano i millesimi già registrati |
| Occupazione | Nessuno sa esattamente quali unità sono locate | Unità abitate dal proprietario, locate e libere visibili nella dashboard |
Consigli pratici per un registro delle unità in ordine
- Verifichi prima i millesimi. Li confronti con il regolamento di condominio o con la tabella millesimale. Un millesimo sbagliato significa spese sbagliate e peso di voto sbagliato.
- Scelga un solo formato di nome. Per esempio edificio, piano e numero. Personale e condòmini riconoscono subito un’unità in ogni schermata.
- Tenga distinti proprietari e residenti. Il proprietario è colui che paga le spese e vota; il residente è colui che si chiama per le questioni quotidiane. Registrarli entrambi evita di inviare un messaggio alla persona sbagliata.
- Pulisca il foglio prima dell’importazione. Elimini prima i duplicati e gli ex proprietari, così la rubrica parte pulita.
- Aggiorni il giorno stesso del cambiamento. Una vendita o un nuovo contratto di locazione registrati in ritardo significano spese e comunicazioni inviate alla persona sbagliata.
- Conceda al consiglio l’accesso giusto. Un ruolo di sola lettura permette ai consiglieri di seguire il complesso senza modificare alcun dato.
