Come funzionano i report dell’agenzia e il registro attività?
Heroes PMS trasforma il lavoro che il Suo team registra già, come contatti, visite, trattative e provvigioni, in report chiari su vendite e locazioni, fonti dei contatti e rendimento degli agenti, mese per mese. Accanto ai report, il registro attività documenta ogni modifica: chi ha cambiato cosa e quando. I report si esportano in un foglio di calcolo per il Suo commercialista.
- Lavori come al solito. Gli agenti registrano i contatti nel CRM, le visite nel calendario e le vendite o le locazioni come pratiche. Non c’è nessuna doppia registrazione per i report: leggono i dati già presenti.
- Verifichi vendite e locazioni. Consulti volume e valore mese per mese, per capire se l’agenzia cresce e quale settore la sostiene.
- Controlli le fonti dei contatti. Ogni richiesta arriva nel CRM con la sua fonte, quindi il report mostra quale canale porta davvero clienti all’agenzia.
- Analizzi il rendimento degli agenti. Contatti, visite, trattative e provvigioni per agente, con la provvigione calcolata secondo la ripartizione impostata su ogni pratica.
- Apra il registro attività quando qualcosa non Le torna. È stato modificato un prezzo, un annuncio o un contatto? Il registro mostra chi lo ha fatto e quando.
- Esporti per il commercialista. A fine mese invii i dati in un foglio di calcolo, invece di ricopiarli a mano.
Chi usa i report e per quali scopi?
Titolari e responsabili di agenzia che vogliono un quadro chiaro senza dover chiedere i numeri a ogni agente, coordinatori che seguono gli agenti e chi tiene la contabilità. Situazioni tipiche:
- Una riunione mensile di team in cui si esaminano insieme vendite, locazioni e provvigioni.
- La decisione su dove concentrare il budget di marketing, tra sito web, WhatsApp, Telegram o e-mail, in base ai canali che portano davvero clienti.
- Un disaccordo su chi ha seguito un cliente o ha modificato un prezzo, risolto in un minuto con il registro attività.
- Il pagamento delle provvigioni a fine mese, con la quota di ciascun agente già indicata sulla pratica.
| Domanda | Prima (fogli di calcolo, gruppi di chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Quanto abbiamo venduto e affittato questo mese? | Ogni agente invia i dati, qualcuno li somma | Report vendite e locazioni: volume e valore, mese per mese |
| Quale canale porta clienti? | Una supposizione, o un conteggio manuale dei messaggi | Report delle fonti dei contatti |
| Quale agente trasforma le visite in trattative? | Impressioni dell’ultima riunione | Rendimento degli agenti: contatti, visite, trattative e provvigioni |
| Quale provvigione spetta a ciascun agente? | Un foglio separato, spesso non aggiornato | Segue la ripartizione impostata su ogni pratica |
| Chi ha cambiato il prezzo di questo annuncio? | Nessuno se lo ricorda | Registro attività: chi ha cambiato cosa, e quando |
| Di cosa ha bisogno il commercialista? | Dati ricopiati in un file | Esportazione in foglio di calcolo |
Consigli pratici per leggere i Suoi numeri
- I report valgono quanto i dati. Stabilisca come regola che ogni contatto, visita e trattativa venga inserito in Heroes PMS, non solo nel telefono di un agente.
- Confronti dati omogenei. Guardi anche lo stesso mese dell’anno precedente oltre al mese scorso: locazioni e vendite seguono spesso stagionalità e festività.
- Il volume non è tutto. Un canale che porta molte richieste vale solo se quei clienti poi visitano e firmano; segua i contatti lungo tutto il percorso.
- Affianchi, non controlli. Usi il rendimento degli agenti per capire chi ha bisogno di aiuto nel passare dalla visita alla trattativa, e chi può condividere ciò che funziona.
- Imposti la ripartizione delle provvigioni sulla pratica. I report la seguono, quindi i pagamenti di fine mese non richiedono ricalcoli né discussioni.
- Controlli il registro attività prima di trarre conclusioni. Mostra ciò che è successo davvero, e mantiene le discussioni con il team basate sui fatti.
- Esporti in una data fissa. Un’esportazione mensile regolare aiuta il commercialista a rispettare le scadenze.
