Come funzionano trattative, commissioni e affitti?
Ogni vendita o locazione diventa una scheda trattativa con le sue parti, il prezzo e la ripartizione della commissione, seguita dalla proposta alla firma. La quota di ogni agente è impostata sulla trattativa, così i dati delle commissioni restano aggiornati nei report. Per le locazioni, un piano dei canoni mostra ogni scadenza e ogni pagamento, con una ricevuta per ciascun pagamento.
Una trattativa tipica segue questi passi.
- Apra la trattativa. Quando un acquirente fa un’offerta o un inquilino accetta la locazione, l’agente crea la scheda della trattativa con le parti, l’annuncio e il prezzo o il canone concordati. La trattativa compare anche nella scheda del cliente nel CRM, accanto alle sue chiamate, messaggi e visite.
- Imposti la ripartizione della commissione. Inserisca la quota di ciascun agente coinvolto: chi ha inserito l’immobile, chi ha portato il cliente, un responsabile che ha contribuito alla chiusura. I report seguono automaticamente questa ripartizione.
- Segua la trattativa fino alla firma. La stessa scheda accompagna la trattativa dalla proposta alla firma, così chiunque nel team può vedere a che punto si trova senza chiedere in un gruppo di chat.
- Per le locazioni, imposti il piano dei canoni. Una volta firmato il contratto, il piano elenca ogni scadenza. Ogni pagamento viene registrato al momento dell’incasso, così una scadenza senza pagamento si individua facilmente.
- Invii una ricevuta per ogni pagamento. Viene prodotta una ricevuta per ogni pagamento, pronta da inviare all’inquilino, così ogni importo gestito dall’agenzia è documentato.
- Chiuda il mese. I responsabili verificano vendite, locazioni e commissioni nei report ed esportano i dati in un foglio di calcolo per il commercialista, mentre i locatori seguono canoni ed estratti conto nel portale proprietari.
Quali agenzie hanno bisogno di monitorare trattative e commissioni?
Ogni agenzia in cui più di una persona lavora su una trattativa, o in cui il denaro continua ad arrivare dopo la firma. Situazioni tipiche:
- un agente inserisce un immobile e un collega porta l’acquirente o l’inquilino, e entrambi si aspettano la propria quota;
- l’agenzia gestisce le locazioni per conto dei locatori e riscuote il canone ogni mese;
- gli agenti sono pagati in gran parte a commissione e vogliono sapere quanto hanno guadagnato;
- i responsabili preparano i dati mensili per un commercialista o per i soci;
- l’agenzia gestisce contemporaneamente vendite e locazioni di abitazioni, uffici, negozi o terreni.
Anche una piccola agenzia con qualche locazione ne trae vantaggio: ogni pagamento e ogni ricevuta sono in un unico luogo quando un locatore o un inquilino fa una domanda.
| Attività | Fogli di calcolo e gruppi di chat | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Stato della trattativa | Chiesto nel gruppo di chat | Un’unica scheda dalla proposta alla firma |
| Ripartizione della commissione | Calcolata a mano a fine mese | Impostata per agente sulla trattativa, i report la seguono |
| Scadenze dei canoni | Un foglio che qualcuno deve ricordarsi di aggiornare | Ogni scadenza e pagamento in un’unica vista |
| Ricevute | Scritte con un programma di videoscrittura o a mano | Una ricevuta per ogni pagamento, pronta da inviare |
| Dati mensili | Ricostruiti da diversi file | Vendite, locazioni e commissioni nei report, esportabili in foglio di calcolo |
| Estratti conto dei locatori | Preparati uno per uno | Canoni incassati e commissioni, mese per mese |
Consigli per trattative pulite e canoni puntuali
- Concordi la ripartizione prima della trattativa. Metta per iscritto le regole sulle commissioni, poi inserisca la quota di ciascun agente fin dal primo giorno, anziché a fine mese, quando i ricordi divergono.
- Registri i pagamenti il giorno in cui arrivano. Un piano dei canoni aggiornato è l’unico modo per sapere a colpo d’occhio chi ha pagato e chi no.
- Invii ogni ricevuta. Inquilini e locatori si fidano di un’agenzia che documenta ogni importo, e ricevute chiare risolvono la maggior parte delle controversie prima che nascano.
- Controlli il piano ogni settimana. Una scadenza senza pagamento è più facile da sollecitare dopo qualche giorno che dopo un mese.
- Mantenga una scheda per ogni operazione. Una nuova locazione o una nuova vendita è una nuova trattativa, così la storia di ogni immobile resta chiara.
- Esporti per il commercialista ogni mese. Un’esportazione regolare dai report evita una corsa affannosa a fine anno.
