建物、住戸、居住者の管理はどのように機能しますか？
Heroes PMSでは、マンションの構造を登録することから始めます。まず建物を作成し、次に各住戸を階数、種別、持分とともに登録して、それぞれの住戸を所有者に、必要に応じて入居者に紐付けます。管理費、議決権、メンテナンスの依頼はすべてこの台帳を基にするため、最初に一度丁寧に設定しておく価値があります。
管理会社や管理組合にとって、この台帳は通常一人のパソコンにあるマスタースプレッドシートの代わりになります。チームが実際にどのように使うかは次のとおりです。
- 建物を作成します。 マンションの各建物を追加すると、すべての住戸、お知らせ、ダッシュボードの数字が正しい場所に紐付けられます。複数の棟や街区がある物件も同じ手順で設定できます。
- 住戸を設定します。 各住戸について、階数、種別、持分を登録します。持分は、後に管理費の按分や総会での議決権の重みを決める数値になるため、運用を開始する前に規約や管理規約と照らし合わせて確認してください。
- 所有者と居住者を紐付けます。 各住戸の所有者を登録し、住戸を賃貸している場合は入居者を、それぞれの開始日とともに登録します。誰が所有しているか、誰が住んでいるか、いつからかをいつでも把握できます。
- 既存の情報を取り込みます。 住戸と所有者の情報がスプレッドシートにある場合は、それを送っていただければ、Heroesのチームと一緒に設定します。何百行もの情報を打ち直す必要はありません。
- 台帳を最新に保ちます。 住戸が売却されたり、新しい入居者が入ったりしたら、その住戸を更新します。居住者の一覧から、漏水、宅配、支払いのどの件でも、すぐに担当者の連絡先を確認できます。
誰を対象とし、どのような場面で使うのですか？
このモジュールは、マンション管理会社、自主管理の管理組合、新しい建物を所有者へ引き渡すデベロッパーを対象に設計されています。特に次のような場面で役立ちます。複数の建物があり、住戸の種別によって持分が異なる物件。多くの住戸が賃貸に出されており、フロントに連絡してくるのが所有者ではなく入居者である建物。引き継いだスプレッドシートの品質がまちまちなまま管理を引き継ぐ管理者。次の総会の前に、所有者のデータを正確にしたい理事会。
| 作業 | 導入前（スプレッドシート、チャットグループ） | Heroes PMSでは |
|---|---|---|
| 住戸一覧 | 職員の間で何版ものスプレッドシートがやり取りされる | 階数、種別、持分を含む建物と住戸の一つの台帳 |
| 所有者と入居者 | 一つの列やチャットグループに混在している | 所有者と入居者を、それぞれの開始日とともに住戸ごとに別々に紐付け |
| 連絡先 | 個人の携帯電話に保存された番号 | チームで共有される居住者の一覧 |
| 管理費と議決権 | 計算のたびに持分を打ち直す | 管理費と重み付けされた議決権が、登録済みの持分を使用 |
| 入居状況 | どの住戸が賃貸中なのか、はっきりしない | 自己居住、賃貸、空室の住戸をダッシュボードで確認 |
きれいな住戸台帳を保つための実践的なヒント
- まず持分を確認します。 区分所有規約、管理規約、または同等の文書と照らし合わせてください。持分が誤っていると、管理費も議決権の重みも誤ります。
- 命名の形式を一つに決めます。 たとえば、建物、階、番号の順にします。そうすれば、職員も所有者も、どの画面でもすぐに住戸を特定できます。
- 所有者と居住者を分けて登録します。 管理費を支払い、議決権を持つのは所有者です。日常的な用件で連絡するのは居住者です。両方を登録しておくと、誤った相手にメッセージを送ることを防げます。
- 取り込み前にスプレッドシートを整理します。 重複や元の所有者を先に削除しておくと、住所録をきれいな状態から始められます。
- 変更があった当日に更新します。 売買や新しい賃貸契約の登録が遅れると、管理費やお知らせが誤った相手に届いてしまいます。
- 理事会に適切なアクセス権を与えます。 閲覧専用の権限があれば、理事は情報を変更せずにマンションの状況を把握できます。
