マンションのダッシュボードには何が表示されますか？
ダッシュボードには、マンション管理者が最も頻繁に確認する4つの数字が一画面にまとめられます。今月の集金額と請求額、滞納の合計と住戸ごとの内訳、未完了のメンテナンス依頼とその待ち時間、そして自己居住、賃貸、空室に分けた入居状況です。一つの建物、または全体で表示できます。
6つのステップによる日次の作業
- 対象範囲を選びます。 単一の建物のダッシュボードを開くか、複数の物件をまとめて管理している場合は、すべての物件を一度に開きます。
- 集金状況を確認します。 今月の入金額と請求額を比べてください。月の初めに差があるのは普通ですが、月末近くに差がある場合は対応が必要です。入金そのものは「入金と領収書」に記録されます。
- 滞納を見直します。 滞納の合計と、その原因となっている住戸を確認します。そこから「管理費と滞納」を開くと、誰がいくら、どれくらいの期間滞納しているかが分かるため、古い滞納から対応を始められます。
- 未完了の依頼を確認します。 ダッシュボードには、待たされている依頼と、その待ち時間が表示されます。居住者から催促される前に、「メンテナンス」で最も古い作業指示を確認してください。
- 入居状況を見守ります。 自己居住、賃貸、空室の内訳を見ると、実際に誰が建物に住んでいるかが分かります。これは防犯、連絡、共用施設の利用に関わります。「建物、住戸、居住者」で記録を最新に保ってください。
- 理事会と共有します。 理事に閲覧専用の権限を与えると、職員と同じ数字を見られますが、何かを変更することはできません。
誰がダッシュボードを使いますか？
プロパティマネージャーや管理会社は一日の始まりに使い、経理担当者は集金の確認に、建物管理者はメンテナンスを前に進めるために、管理組合の理事会は理事会と理事会の間でマンションの状況を把握するために使います。特に次のような場合に役立ちます。
- 複数の物件を管理していて、どこを優先して対応すべきかを把握したい場合。
- 理事会が毎月開かれ、最新の数字を期待している場合。
- 月末が近づいていて、集金が遅れている場合。
- 居住者から修理が遅いという苦情があり、印象ではなく事実に基づいて対応したい場合。
以前は答えをどこで探していたか
| 質問 | 導入前（スプレッドシート、チャットグループ） | ダッシュボードでは |
|---|---|---|
| 今月いくら集金できたか？ | 銀行明細をスプレッドシートと照らし合わせる | 入金額と請求額の比較 |
| 誰が、どれくらい遅れているか？ | 住戸ごとの元帳 | 滞納の合計と住戸ごとの内訳 |
| まだ解決していないことは？ | 技術者のチャットグループに散らばったメッセージ | 未完了の依頼と、その待ち時間 |
| 賃貸や空室の住戸は何戸か？ | 居住者リストと記憶 | 自己居住、賃貸、空室 |
| 理事会は何を見ているか？ | 月に一度メールで送られる報告書 | 閲覧専用の権限で同じ画面を確認 |
実践的なヒント
- 元データを整理しておきます。 ダッシュボードは、チームが記録する内容と同じ精度しかありません。すべての入金を記録し、作業が完了したら依頼を閉じ、所有者や居住者が変わったら更新してください。
- 習慣にします。 同じ数字を毎日または毎週、同じ時間に確認すると、変化に気づきやすくなります。
- 建物どうしを比較します。 一つの建物と全体を切り替えると、問題が個別のものか全体的なものかをすぐに判断できます。
- 独自の目標を設定します。 たとえば、1週間以上開いたままの依頼をなくす、滞納を合意した水準以下にする、といった目標を立て、ダッシュボードで追跡してください。
- 会議の準備に使います。 理事会や総会の前に、集金、滞納、未完了の依頼を確認すると、報告すべき主要な事実がそろいます。
- 所有者に自分で確認してもらいます。 所有者は、ポータルで残高を確認し、ポータルやアプリからオンラインで支払えます。これにより、管理側が催促すべき滞納が減ります。
