お知らせと書類はどのように機能しますか
お知らせと書類を使うと、管理チームは居住者への連絡と、マンションの書類管理を一か所で行えます。マンション全体、特定の建物、またはグループに向けてお知らせを投稿し、規約、議事録、保険、契約書を書類ライブラリに保存します。所有者は、そこにポータルとアプリからアクセスできます。過去のお知らせはすべてアーカイブされて残ります。
- お知らせを作成します。 火曜の朝の断水、エレベーターの点検、清掃のためのプール休止、内規の注意喚起など。日時と居住者がすべきことを明記し、平易な言葉で一度だけ書いてください。
- 受信者を選びます。 全員、特定の建物、またはグループに送信できます。A棟の居住者が、C棟で予定されている工事で煩わされることのないようにします。
- 居住者はオーナーアプリでお知らせを読みます。 お知らせは、居住者がマンションの情報を確認するために使っているポータルやアプリに表示されます。1時間もすればチャットグループの中に埋もれてしまうことはありません。
- 書類を保存します。 内規、総会の議事録、保険証書、契約書を書類ライブラリにアップロードし、誰が閲覧できるかを選びます。全所有者、特定の建物、または理事会のみから選択できます。
- アーカイブが残りを担います。 過去のお知らせはすべて保存されるため、新しい所有者や理事は、何がいつ知らされたかを振り返れます。
誰が、どのような場面で使いますか？
このモジュールは、マンション管理会社、管理組合、そして理事会が自ら連絡業務を行う管理組合のために作られています。建物管理者や管理人は毎日使い、理事は事務所に尋ねることなく、契約書や最新の議事録を見つけるために使います。
典型的な場面には、計画停電や断水、エレベーターの点検、一つの棟の外壁工事、清掃のためのプール休止、繰り返される騒音の苦情を受けた注意喚起、内規を尋ねる新しい所有者、漏水後に建物の保険証書を求める保険会社などがあります。Heroes PMSで総会を運営している場合は、議事録も書類と一緒に保存されます。
書類ライブラリを設定するための簡単なチェックリストは次のとおりです。
| 書類 | 推奨する閲覧範囲 | ここに保存する理由 |
|---|---|---|
| 内規 | 全所有者 | 紛争が起きる前に、すべての居住者が規約を確認できる |
| 総会の議事録 | 全所有者 | 現在および将来の所有者のために、決定事項が記録として残る |
| 建物の保険 | 全所有者 | 保険金請求や銀行から求められたときにすぐ見つかる |
| 一つの棟に関するお知らせ | 特定の建物 | 関係する居住者だけが閲覧できる |
| 供給業者・サービス契約 | 理事会のみ | 理事会が条件を確認でき、全員に公開されない |
明確な連絡のための実践的なヒント
- 一つのお知らせに一つの件名です。 一つのテーマに絞った短いお知らせは読まれますが、五つのテーマを扱った長い文書は読まれません。
- 対象者を絞ります。 ある建物の工事は、その建物にだけ送ります。関係のないお知らせが多すぎると、居住者は重要なお知らせも無視するようになります。
- 居住者がすべきことを書きます。 日付、時間、求められる行動を明記してください。たとえば、車を移動する、水を備蓄する、ベランダを空けておく、などです。
- 書類には分かりやすい名前を付けます。 ファイル名に種類、年、建物名を入れておくと、所有者は最初の検索で正しい版を見つけられます。
- 議事録はすぐに公開します。 総会の後は、欠席した所有者が決定事項をすぐに確認できるよう、議事録をライブラリに追加してください。
- 機密性の高い書類は理事会に限定します。 交渉中の契約書案や見積書は、決定されるまで理事会限定の書類として保管してください。
