ការប្រកាស និងឯកសារ ដំណើរការយ៉ាងដូចម្តេច
ការប្រកាស និងឯកសារផ្តល់ឱ្យក្រុមគ្រប់គ្រងរបស់អ្នកនូវកន្លែងតែមួយដើម្បីជូនដំណឹងដល់អ្នកស្នាក់នៅ និងរក្សាឯកសារក្រដាសរបស់លំនៅដ្ឋាន។ អ្នកផ្សព្វផ្សាយការប្រកាសទៅលំនៅដ្ឋានទាំងមូល អាគារតែមួយ ឬក្រុមណាមួយ ហើយរក្សាទុកច្បាប់ កំណត់ហេតុប្រជុំ ធានារ៉ាប់រង និងកិច្ចសន្យានៅក្នុងបណ្ណាល័យឯកសារ ដែលម្ចាស់បើកពីច្រក និងកម្មវិធីរបស់ពួកគេ។ ការប្រកាសនីមួយៗពីមុនត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងប្រវត្តិ។
- សរសេរការប្រកាស។ ការកាត់ទឹកនៅព្រឹកថ្ងៃអង្គារ ការថែទាំជណ្តើរយន្ត ការបិទស្រះសម្រាប់សម្អាត ការរំលឹកអំពីច្បាប់ផ្ទះ៖ សរសេរវាម្តង ជាពាក្យសាមញ្ញ ជាមួយកាលបរិច្ឆេទ និងអ្វីដែលអ្នកស្នាក់នៅត្រូវធ្វើ។
- ជ្រើសរើសអ្នកដែលទទួល។ ផ្ញើទៅអ្នកគ្រប់គ្នា ទៅអាគារតែមួយ ឬទៅក្រុម ដូច្នេះអ្នកស្នាក់នៅនៃប្លុក A មិនត្រូវរំខានដោយការងារដែលកំណត់ក្នុងប្លុក C។
- អ្នកស្នាក់នៅអានក្នុងកម្មវិធីម្ចាស់។ សារបង្ហាញនៅកន្លែងដែលអ្នកស្នាក់នៅមានស្រាប់ ក្នុងច្រក និងកម្មវិធីដែលពួកគេប្រើដើម្បីតាមដានលំនៅដ្ឋានរបស់ពួកគេ ជាជាងនៅក្នុងក្រុមជជែកដែលវាលិចបាត់ក្នុងមួយម៉ោង។
- ដាក់ឯកសារ។ ផ្ទុកច្បាប់ផ្ទះ កំណត់ហេតុប្រជុំ វិញ្ញាបនបត្រធានារ៉ាប់រង និងកិច្ចសន្យាទៅបណ្ណាល័យឯកសារ ហើយជ្រើសរើសថាអ្នកណាអាចមើលឯកសារនីមួយៗ៖ ម្ចាស់ទាំងអស់ អាគារតែមួយ ឬក្រុមប្រឹក្សាតែប៉ុណ្ណោះ។
- ឱ្យបណ្ណសារធ្វើការងារនៅសល់។ ការប្រកាសចាស់ៗទាំងអស់ត្រូវបានរក្សាទុក ដូច្នេះម្ចាស់ថ្មី ឬសមាជិកក្រុមប្រឹក្សាអាចមើលត្រលប់ទៅអ្វីដែលបានប្រកាស និងនៅពេលណា។
អ្នកណាប្រើវា និងក្នុងស្ថានភាពណា?
ម៉ូឌុលនេះត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនគ្រប់គ្រងអាគារជុំ អ្នកគ្រប់គ្រងអាគារ (syndic) និងសមាគមម្ចាស់ផ្ទះដែលក្រុមប្រឹក្សាគ្រប់គ្រងការទំនាក់ទំនងដោយខ្លួនឯង។ អ្នកគ្រប់គ្រងអាគារ និងអ្នកថែទាំប្រើវារាល់ថ្ងៃ ហើយសមាជិកក្រុមប្រឹក្សាប្រើវាដើម្បីស្វែងរកកិច្ចសន្យា ឬកំណត់ហេតុប្រជុំចុងក្រោយ ដោយមិនចាំបាច់សួរការិយាល័យ។
ស្ថានភាពទូទៅរួមមានការកាត់ទឹក ឬអគ្គិសនីតាមកាលវិភាគ ការថែទាំជណ្តើរយន្ត ការថែទាំមុខអាគារនៅប្លុកមួយ ការបិទស្រះសម្រាប់សម្អាត ការរំលឹកបន្ទាប់ពីការតវ៉ាពីសំឡេងរំខានម្តងហើយម្តងទៀត ម្ចាស់ថ្មីដែលសុំច្បាប់ផ្ទះ ឬក្រុមហ៊ុនធានារ៉ាប់រងដែលត្រូវការកិច្ចសន្យាធានារ៉ាប់រងអាគារបន្ទាប់ពីមានការលេចទឹក។ ប្រសិនបើអ្នកប្រជុំសន្និបាតទូទៅជាមួយ Heroes PMS កំណត់ហេតុក៏ត្រូវបានរក្សាទុកជាមួយឯកសារដែរ។
បញ្ជីត្រួតពិនិត្យសាមញ្ញសម្រាប់រៀបចំបណ្ណាល័យឯកសារ៖
| ឯកសារ | ការមើលឃើញដែលណែនាំ | ហេតុអ្វីរក្សាទុកនៅទីនេះ |
|---|---|---|
| ច្បាប់ផ្ទះ | ម្ចាស់ទាំងអស់ | អ្នកស្នាក់នៅគ្រប់គ្នាអាចពិនិត្យច្បាប់មុនជម្លោះចាប់ផ្តើម |
| កំណត់ហេតុសន្និបាតទូទៅ | ម្ចាស់ទាំងអស់ | សេចក្តីសម្រេចនៅតែត្រូវបានកត់ត្រាសម្រាប់ម្ចាស់បច្ចុប្បន្ន និងអនាគត |
| ការធានារ៉ាប់រងអាគារ | ម្ចាស់ទាំងអស់ | ងាយស្រួលរកនៅពេលមានការទាមទារ ឬធនាគារស្នើសុំ |
| សេចក្តីជូនដំណឹងអំពីប្លុកមួយ | អាគារតែមួយ | មានតែអ្នកស្នាក់នៅដែលពាក់ព័ន្ធប៉ុណ្ណោះដែលឃើញ |
| កិច្ចសន្យាផ្គត់ផ្គង់ និងសេវា | ក្រុមប្រឹក្សាតែប៉ុណ្ណោះ | ក្រុមប្រឹក្សាពិនិត្យលក្ខខណ្ឌ ដោយមិនផ្សាយទៅអ្នកគ្រប់គ្នា |
ការណែនាំជាក់ស្តែងសម្រាប់ការទំនាក់ទំនងឱ្យច្បាស់
- មួយសារ មួយប្រធានបទ។ ការប្រកាសខ្លីអំពីប្រធានបទតែមួយ ត្រូវបានអាន។ សំបុត្រវែងដែលគ្របដណ្តប់ប្រាំប្រធានបទ មិនត្រូវបានអាន។
- ផ្តោតលើទស្សនិកជនត្រឹមត្រូវ។ ផ្ញើការងារលើអាគារតែមួយទៅកាន់អាគារនោះតែប៉ុណ្ណោះ។ សារច្រើនពេកដែលមិនពាក់ព័ន្ធនឹងពួកគេបង្រៀនអ្នកស្នាក់នៅឱ្យមិនយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះសារសំខាន់ៗ។
- និយាយថាអ្នកស្នាក់នៅត្រូវធ្វើអ្វី។ ផ្តល់កាលបរិច្ឆេទ ពេលវេលា និងសកម្មភាពដែលរំពឹងទុក៖ ផ្លាស់រថយន្ត ស្តុកទឹក រក្សាបាល់កុងឱ្យទំនេរ។
- ដាក់ឈ្មោះឯកសារឱ្យច្បាស់។ រួមបញ្ចូលប្រភេទ ឆ្នាំ និងអាគារក្នុងឈ្មោះឯកសារនីមួយៗ ដូច្នេះម្ចាស់រកឃើញកំណែត្រឹមត្រូវតាំងពីលើកដំបូង។
- ផ្សព្វផ្សាយកំណត់ហេតុឱ្យបានរហ័ស។ បន្ទាប់ពីសន្និបាតទូទៅ បន្ថែមកំណត់ហេតុទៅបណ្ណាល័យ ដូច្នេះម្ចាស់ដែលមិនអាចចូលរួមអាចអានសេចក្តីសម្រេច ខណៈដែលវានៅថ្មី។
- រក្សាឯកសារងាយរងគ្រោះសម្រាប់ក្រុមប្រឹក្សា។ សេចក្តីព្រាងកិច្ចសន្យា និងសម្រង់តម្លៃដែលកំពុងចរចា គួរស្ថិតនៅក្នុងឯកសារសម្រាប់ក្រុមប្រឹក្សាតែប៉ុណ្ណោះ រហូតដល់មានការសម្រេច។
