Como funcionam os comunicados e os documentos
Comunicados e documentos dão à sua equipe de administração um único lugar para informar os moradores e manter a papelada do condomínio. Você publica um comunicado para todo o condomínio, para um único prédio ou para um grupo, e guarda regimento interno, atas, seguros e contratos em uma biblioteca de documentos que os proprietários acessam pelo portal e pelo aplicativo. Todo comunicado anterior fica arquivado.
- Escreva o comunicado. Um corte de água na terça-feira de manhã, a manutenção do elevador, a piscina fechada para limpeza, um lembrete sobre o regimento interno: escreva uma vez, com linguagem simples, a data e o que os moradores precisam fazer.
- Escolha quem recebe. Envie para todos, para um único prédio ou para um grupo, para que os moradores do bloco A não sejam incomodados por obras planejadas no bloco C.
- Os moradores leem no aplicativo do condomínio. A mensagem aparece onde os moradores já estão, no portal e no aplicativo que usam para acompanhar o condomínio, e não em um grupo de conversa onde ficaria soterrada em uma hora.
- Arquive os documentos. Envie o regimento interno, as atas de assembleias, os certificados de seguro e os contratos para a biblioteca de documentos, e escolha quem pode ver cada um: todos os proprietários, um único prédio ou apenas o conselho.
- Deixe o arquivo cuidar do resto. Todo comunicado anterior é mantido, para que um novo proprietário ou um conselheiro possa consultar o que foi comunicado e quando.
Quem usa, e em quais situações?
O módulo foi feito para administradoras de condomínios, síndicos e associações de condôminos cujo conselho cuida da comunicação. Gestores de prédios e zeladores o usam todos os dias; os conselheiros o usam para encontrar um contrato ou a ata mais recente sem precisar perguntar à administração.
Situações típicas incluem um corte programado de água ou energia, a manutenção do elevador, obras na fachada de um bloco, a piscina fechada para limpeza, um lembrete após reclamações repetidas de barulho, um novo proprietário pedindo o regimento interno ou uma seguradora que precisa da apólice do prédio depois de um vazamento. Se você realiza as suas assembleias gerais com o Heroes PMS, as atas também ficam guardadas junto aos documentos.
Uma lista simples para configurar a biblioteca de documentos:
| Documento | Visibilidade sugerida | Por que guardar aqui |
|---|---|---|
| Regimento interno | Todos os proprietários | Todo morador pode consultar as regras antes que surja uma disputa |
| Atas de assembleia geral | Todos os proprietários | As decisões ficam registradas para os proprietários atuais e futuros |
| Seguro do prédio | Todos os proprietários | Fácil de encontrar quando um sinistro ou um banco pede o documento |
| Avisos sobre um bloco | Um único prédio | Somente os moradores envolvidos os veem |
| Contratos de fornecedores e serviços | Somente o conselho | O conselho revisa as condições sem publicá-las para todos |
Dicas práticas para uma comunicação clara
- Uma mensagem, um assunto. Um comunicado curto sobre um único tema é lido; uma carta longa que cobre cinco assuntos não é.
- Atinja o público certo. Envie obras de um prédio apenas para aquele prédio. Mensagens demais que não dizem respeito aos moradores os ensinam a ignorar as importantes.
- Diga o que os moradores precisam fazer. Informe a data, o horário e a ação esperada: tirar o carro da garagem, guardar água, manter a varanda desobstruída.
- Dê nomes claros aos documentos. Inclua o tipo, o ano e o prédio no nome de cada arquivo, para que os proprietários encontrem a versão certa na primeira tentativa.
- Publique as atas rapidamente. Após uma assembleia geral, adicione a ata à biblioteca para que os proprietários que não puderam comparecer leiam as decisões enquanto ainda estão frescas.
- Guarde os arquivos sensíveis para o conselho. Minutas de contratos e orçamentos em negociação devem ficar em documentos restritos ao conselho até que uma decisão seja tomada.
