通知与文件如何运作
通知和文件功能为您的物业管理团队提供一个统一的平台，用于告知居民并保管小区的各类文件。您可以向整个小区、单栋楼或某个群组发布通知，并将规章、会议纪要、保险和合同存入文件库，业主可以在门户和应用中打开查阅。所有过去的通知都会被存档保留。
- 撰写通知。例如周二上午停水、电梯维护、泳池因清洁暂停开放、提醒遵守住户守则：请用简明的语言撰写一次，并注明日期以及居民需要做什么。
- 选择接收对象。可以发给所有人、单栋楼或某个群组，这样 A 栋的居民就不会因 C 栋的工程计划而受到打扰。
- 居民在业主应用中阅读。通知会出现在居民平时用来关注小区动态的门户和应用中，而不是淹没在一小时内就会被刷过去的聊天群里。
- 归档文件。将住户守则、会议纪要、保险证明和合同上传到文件库，并选择谁可以查看每份文件：全体业主、某栋楼，或仅董事会。
- 由档案库完成其余工作。所有过去的通知都会被保留，因此新业主或董事会成员随时可以回顾曾经发布过什么内容以及发布的时间。
谁使用，适用于什么情况？
本模块专为小区物业管理公司、物业服务企业（syndic）以及由董事会自行负责沟通的业主委员会设计。物业管理人员和管理员每天都在使用；董事会成员则用它来查找合同或最新的会议纪要，无需再向物业办公室询问。
典型情况包括：计划内的停水或停电、电梯维护、某栋楼的外墙工程、泳池因清洁关闭、因多次噪音投诉而发出的提醒、新业主索要住户守则，或者保险公司在漏水事故后需要楼宇保单。如果您使用 Heroes PMS 召开业主大会，会议纪要也会一并存入文件库。
设置文件库的简单清单：
| 文件 | 建议的可见范围 | 为什么保存在这里 |
|---|---|---|
| 住户守则 | 全体业主 | 在纠纷发生之前，每位居民都可以查阅规则 |
| 业主大会会议纪要 | 全体业主 | 决议留存记录，供现任和未来的业主查阅 |
| 楼宇保险 | 全体业主 | 在理赔或银行索要时便于快速找到 |
| 某栋楼的通知 | 单栋楼 | 只有相关居民可以看到 |
| 供应商和服务合同 | 仅董事会 | 董事会可以审阅条款，而无需向所有人公开 |
保持沟通清晰的实用建议
- 一则通知，一个主题。关于单一主题的简短通知会被阅读；涵盖五个主题的长篇信件则不会。
- 锁定正确的受众。只向某栋楼发送该楼的工程通知。与其自身无关的消息过多，会让居民学会忽略重要通知。
- 明确告知居民需要做什么。写明日期、时间和需要采取的行动：挪走车辆、储存用水、保持阳台畅通。
- 为文件取一个清晰的名字。每个文件名中注明类型、年份和楼栋，业主一次就能找到正确的版本。
- 尽快发布会议纪要。业主大会结束后，将纪要添加到文件库中，让未能出席的业主趁记忆犹新时阅读决议内容。
- 敏感文件仅限董事会查看。在作出决定之前，正在协商中的合同草案和报价应保存在仅限董事会查看的文件中。
