ประกาศและเอกสารทำงานอย่างไร
ประกาศและเอกสารให้ทีมจัดการของคุณมีที่เดียวสำหรับแจ้งข้อมูลแก่ผู้พักอาศัยและเก็บเอกสารของอาคารชุด คุณโพสต์ประกาศถึงผู้พักอาศัยทั้งโครงการ อาคารเดียว หรือกลุ่มที่กำหนด และเก็บระเบียบ รายงานการประชุม ประกันภัย และสัญญาไว้ในคลังเอกสาร ซึ่งเจ้าของเปิดดูได้จากพอร์ทัลและแอป ประกาศทุกฉบับที่ผ่านมาจะถูกเก็บถาวร
- เขียนประกาศ. เช่น การตัดน้ำในเช้าวันอังคาร การบำรุงรักษาลิฟต์ การปิดสระเพื่อทำความสะอาด หรือการเตือนเรื่องระเบียบของอาคาร เขียนครั้งเดียวด้วยถ้อยคำที่เข้าใจง่าย พร้อมวันที่และสิ่งที่ผู้พักอาศัยต้องทำ
- เลือกผู้รับ. ส่งให้ทุกคน ให้อาคารใดอาคารหนึ่ง หรือให้กลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง เพื่อให้ผู้พักอาศัยในบล็อก A ไม่ต้องถูกรบกวนจากงานที่วางแผนไว้ในบล็อก C
- ผู้พักอาศัยอ่านในแอปเจ้าของ. ข้อความปรากฏในที่ที่ผู้พักอาศัยใช้งานอยู่แล้ว คือพอร์ทัลและแอปที่ใช้ติดตามอาคารของตน แทนที่จะอยู่ในกลุ่มแชตที่จมหายไปภายในหนึ่งชั่วโมง
- จัดเก็บเอกสาร. อัปโหลดระเบียบ รายงานการประชุม ใบรับรองประกันภัย และสัญญาเข้าคลังเอกสาร แล้วเลือกว่าใครเห็นเอกสารแต่ละฉบับได้: เจ้าของทุกคน อาคารใดอาคารหนึ่ง หรือเฉพาะคณะกรรมการ
- ให้คลังเก็บงานที่เหลือ. ประกาศทุกฉบับในอดีตจะถูกเก็บไว้ เจ้าของใหม่หรือกรรมการสามารถย้อนดูได้ว่าได้ประกาศอะไรและเมื่อไร
ใครใช้ และใช้ในสถานการณ์ใด?
โมดูลนี้ออกแบบมาสำหรับบริษัทจัดการอาคารชุด ผู้จัดการนิติบุคคล และนิติบุคคลอาคารชุดที่คณะกรรมการดูแลการสื่อสารด้วยตนเอง ผู้จัดการอาคารและภารโรงใช้งานทุกวัน ส่วนกรรมการใช้เพื่อค้นหาสัญญาหรือรายงานการประชุมล่าสุดโดยไม่ต้องถามสำนักงาน
สถานการณ์ทั่วไป ได้แก่ การตัดไฟหรือน้ำตามแผน การบำรุงรักษาลิฟต์ งานปรับปรุงด้านหน้าอาคารของบล็อกหนึ่ง การปิดสระเพื่อทำความสะอาด การเตือนหลังมีการร้องเรียนเรื่องเสียงรบกวนซ้ำ เจ้าของใหม่ขอดูระเบียบของอาคาร หรือบริษัทประกันต้องการกรมธรรม์ของอาคารหลังเกิดน้ำรั่ว หากคุณจัดการประชุมใหญ่ด้วย Heroes PMS รายงานการประชุมก็จะถูกเก็บไว้พร้อมกับเอกสารด้วย
รายการตรวจสอบอย่างง่ายสำหรับการตั้งค่าคลังเอกสาร:
| เอกสาร | การมองเห็นที่แนะนำ | เหตุใดจึงควรเก็บไว้ที่นี่ |
|---|---|---|
| ระเบียบของอาคาร | เจ้าของทุกคน | ผู้พักอาศัยทุกคนตรวจสอบระเบียบได้ก่อนที่ข้อพิพาทจะเกิดขึ้น |
| รายงานการประชุมใหญ่ | เจ้าของทุกคน | การตัดสินใจถูกบันทึกไว้สำหรับเจ้าของปัจจุบันและอนาคต |
| ประกันภัยอาคาร | เจ้าของทุกคน | หาได้ง่ายเมื่อมีการเคลมหรือธนาคารขอเอกสาร |
| ประกาศเกี่ยวกับบล็อกหนึ่ง | อาคารหนึ่งอาคาร | เฉพาะผู้พักอาศัยที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่เห็น |
| สัญญากับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการ | เฉพาะคณะกรรมการ | คณะกรรมการพิจารณาเงื่อนไขโดยไม่เผยแพร่ให้ทุกคนเห็น |
เคล็ดลับในการสื่อสารให้ชัดเจน
- ข้อความหนึ่งฉบับ หนึ่งหัวข้อ. ประกาศสั้น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องเดียวจะถูกอ่าน ส่วนจดหมายยาวที่ครอบคลุมห้าเรื่องจะไม่ถูกอ่าน
- ส่งถึงกลุ่มที่เหมาะสม. ส่งงานของอาคารหนึ่งให้เฉพาะอาคารนั้น ข้อความจำนวนมากที่ไม่เกี่ยวข้องจะทำให้ผู้พักอาศัยเพิกเฉยต่อข้อความสำคัญ
- บอกสิ่งที่ผู้พักอาศัยต้องทำ. ระบุวันที่ เวลา และการกระทำที่คาดหวัง เช่น ย้ายรถ เก็บน้ำ หรือให้ระเบียงโล่ง
- ตั้งชื่อเอกสารให้ชัดเจน. ใส่ประเภท ปี และอาคารในชื่อไฟล์ เพื่อให้เจ้าของพบฉบับที่ถูกต้องในครั้งแรก
- เผยแพร่รายงานการประชุมอย่างรวดเร็ว. หลังการประชุมใหญ่ ให้เพิ่มรายงานการประชุมเข้าคลัง เพื่อให้เจ้าของที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้อ่านมติได้ขณะที่ยังสดใหม่
- เก็บไฟล์ที่ละเอียดอ่อนไว้สำหรับคณะกรรมการ. ร่างสัญญาและใบเสนอราคาที่กำลังเจรจาควรอยู่ในเอกสารเฉพาะคณะกรรมการจนกว่าจะมีการตัดสินใจ
