공지와 문서는 어떻게 작동하나요
공지와 문서 기능은 관리팀이 입주자에게 알리고 단지의 서류를 보관할 수 있는 하나의 공간을 제공합니다. 단지 전체, 특정 동, 또는 그룹에 공지를 게시하고, 관리규약, 회의록, 보험, 계약서는 소유자가 포털과 앱에서 열 수 있는 문서 보관함에 저장합니다. 지난 공지는 모두 보관됩니다.
- 공지를 작성하십시오. 화요일 오전 단수, 엘리베이터 점검, 청소를 위한 수영장 폐쇄, 관리규약에 대한 안내 등을 한 번만 평이한 말로, 날짜와 입주자가 해야 할 일을 함께 적어 작성하십시오.
- 수신 대상을 정하십시오. 전체, 특정 동, 또는 그룹에게 보내십시오. 그래야 A동 주민들이 C동의 공사 일정 때문에 불편을 겪지 않습니다.
- 입주자는 소유자 앱에서 공지를 읽습니다. 메시지는 입주자가 단지를 확인하는 포털과 앱에 나타납니다. 한 시간 만에 묻혀 버리는 대화방에 올라가는 것이 아닙니다.
- 문서를 보관하십시오. 관리규약, 회의록, 보험증서, 계약서를 문서 보관함에 업로드하고, 각 문서를 볼 수 있는 대상을 선택하십시오. 전체 소유자, 특정 동, 또는 이사회만 열람하도록 설정할 수 있습니다.
- 보관 기능에 맡기십시오. 지난 공지는 모두 보관되므로, 새 소유자나 이사회 구성원이 무엇이 언제 공지되었는지 되돌아볼 수 있습니다.
누가, 어떤 상황에서 사용하나요?
이 모듈은 이사회가 소통을 직접 담당하는 콘도미니엄 관리회사, 관리사무소, 입주자대표회의를 위해 만들어졌습니다. 건물 관리자와 관리인은 매일 사용하고, 이사회 구성원은 사무실에 묻지 않고도 계약서나 최신 회의록을 찾기 위해 사용합니다.
대표적인 상황은 다음과 같습니다. 계획된 단수나 정전, 엘리베이터 점검, 한 동의 외벽 공사, 청소를 위한 수영장 폐쇄, 반복된 소음 민원 후의 안내, 관리규약을 요청하는 새 소유자, 또는 누수 후 건물 보험증서가 필요한 보험사. Heroes PMS로 총회를 진행한다면 회의록도 문서와 함께 보관됩니다.
문서 보관함을 설정할 때 참고할 간단한 체크리스트는 다음과 같습니다.
| 문서 | 권장 공개 범위 | 여기에 보관하는 이유 |
|---|---|---|
| 관리규약 | 모든 소유자 | 분쟁이 생기기 전에 모든 입주자가 규칙을 확인할 수 있습니다 |
| 입주자 총회 회의록 | 모든 소유자 | 현재와 미래의 소유자를 위해 결정 사항이 기록으로 남습니다 |
| 건물 보험 | 모든 소유자 | 보험금 청구나 은행의 요청이 있을 때 쉽게 찾을 수 있습니다 |
| 특정 동 안내 | 해당 동 | 관련 입주자만 확인합니다 |
| 용역 및 서비스 계약 | 이사회만 | 이사회가 외부에 공개하지 않고 계약 조건을 검토합니다 |
명확한 소통을 위한 실전 팁
- 한 메시지에 한 주제만 담으십시오. 한 가지 주제에 대한 짧은 공지는 읽히지만, 다섯 가지 주제를 담은 긴 편지는 읽히지 않습니다.
- 대상을 정확히 지정하십시오. 한 동의 공사는 그 동에만 보내십시오. 자신과 관계없는 메시지가 너무 많으면 입주자는 중요한 메시지도 무시하게 됩니다.
- 입주자가 해야 할 일을 분명히 말하십시오. 날짜, 시간, 기대되는 행동을 적으십시오. 예를 들어 차를 옮기기, 물을 저장하기, 발코니를 비워 두기 등입니다.
- 문서 이름을 명확하게 지으십시오. 파일 이름에 종류, 연도, 동을 넣으면 소유자가 처음부터 올바른 버전을 찾을 수 있습니다.
- 회의록은 신속하게 게시하십시오. 총회 후 회의록을 보관함에 추가하면 참석하지 못한 소유자도 결정 사항을 기억이 선명할 때 읽을 수 있습니다.
- 민감한 파일은 이사회용으로 보관하십시오. 협상 중인 계약 초안과 견적서는 결정이 내려질 때까지 이사회만 볼 수 있는 문서로 두십시오.
