O que o painel do condomínio mostra?
O painel reúne em uma única tela os quatro números que um síndico ou gestor de condomínio mais acompanha: o que foi arrecadado no mês em comparação com o que era devido, a inadimplência total e por unidade, os chamados de manutenção em aberto e há quanto tempo estão esperando, e a ocupação, dividida entre unidades ocupadas pelo proprietário, alugadas e vagas, para um prédio ou para todos.
Uma rotina diária em seis passos
- Escolha o seu escopo. Abra o painel de um único prédio ou de todos os condomínios de uma vez, quando você administra uma carteira.
- Confira a arrecadação. Compare o que entrou neste mês com o que era devido. Uma diferença no início do mês é normal; uma diferença perto do fim exige ação. Os pagamentos em si são registrados em Pagamentos e recibos.
- Revise a inadimplência. Veja o total em atraso e as unidades que o devem. A partir daí, Taxas e inadimplência mostra quem deve, quanto e há quanto tempo, então o acompanhamento começa pelas dívidas mais antigas.
- Veja os chamados em aberto. O painel mostra o que está aguardando e há quanto tempo. Cobre primeiro as ordens de serviço mais antigas em Manutenção, antes que os moradores precisem cobrar você.
- Acompanhe a ocupação. A divisão entre unidades ocupadas pelo proprietário, alugadas e vagas mostra quem realmente mora no prédio, o que importa para a segurança, a comunicação e o uso das áreas comuns. Mantenha os registros atualizados em Prédios, unidades e moradores.
- Compartilhe com o conselho. Dê aos conselheiros um perfil somente leitura para que vejam os mesmos números que a sua equipe, sem poder alterar nada.
Quem usa o painel?
Administradores de condomínios e síndicos o usam para começar o dia, a equipe contábil para acompanhar a arrecadação, os gestores de prédios para manter a manutenção em andamento e os conselhos de associações de condôminos para acompanhar o condomínio entre as reuniões. Ele é especialmente útil quando:
- Você administra vários condomínios e precisa ver onde a atenção é necessária primeiro.
- O conselho se reúne mensalmente e espera números atualizados.
- O fim do mês se aproxima e a arrecadação está atrasada.
- Os moradores reclamam de reparos lentos e você quer fatos, não impressões.
Onde as respostas costumavam estar
| Pergunta | Antes (planilhas, grupos de conversa) | No painel |
|---|---|---|
| Quanto arrecadamos neste mês? | Extratos bancários conferidos com uma planilha | Arrecadação comparada com o que era devido |
| Quem está atrasado, e por quanto? | Um razão por unidade | Inadimplência total e por unidade |
| O que ainda não foi resolvido? | Mensagens espalhadas em um grupo de técnicos | Chamados em aberto e há quanto tempo estão esperando |
| Quantas unidades estão alugadas ou vagas? | Listas de moradores e memória | Ocupadas pelo proprietário, alugadas, vagas |
| O que o conselho vê? | Um relatório enviado por e-mail uma vez por mês | A mesma tela, com um perfil somente leitura |
Dicas práticas
- Mantenha limpos os dados de origem. O painel é tão bom quanto o que a sua equipe registra: lance cada pagamento, feche os chamados quando o serviço estiver concluído e atualize proprietários e moradores sempre que houver mudança.
- Transforme isso em hábito. Olhe os mesmos números no mesmo horário todos os dias ou semanas, para que as mudanças se destaquem.
- Compare os prédios. Alternar entre um prédio e todos mostra rapidamente se um problema é local ou geral.
- Defina as suas próprias metas. Por exemplo, nenhum chamado aberto há mais de uma semana, ou inadimplência abaixo de um nível combinado, e acompanhe-as no painel.
- Use-o para preparar as reuniões. Antes de uma reunião do conselho ou de uma assembleia geral, uma olhada na arrecadação, na inadimplência e nos chamados em aberto dá a você os principais fatos para reportar.
- Deixe os proprietários se servirem sozinhos. Os proprietários veem o saldo no portal e podem pagar online pelo portal e pelo aplicativo, o que reduz a inadimplência que você precisa cobrar.
