Como funciona a gestão de prédios, unidades e moradores?
O Heroes PMS começa pela estrutura do seu condomínio. Você cadastra cada prédio e depois as unidades, com andar, tipo e fração ideal, e vincula cada unidade ao seu proprietário e, quando houver, ao inquilino. Cobranças, votações e chamados de manutenção se apoiam nesse cadastro, por isso vale a pena configurá-lo com cuidado uma única vez.
Para uma administradora de condomínios ou para uma associação de condôminos, o cadastro substitui a planilha mestra que costuma ficar no notebook de uma única pessoa. Veja como uma equipe normalmente trabalha com ele.
- Cadastre os prédios. Adicione cada prédio do condomínio, para que cada unidade, comunicado e indicador do painel esteja vinculado ao lugar certo. Um condomínio com várias torres ou blocos é configurado da mesma forma.
- Configure as unidades. Para cada unidade, registre o andar, o tipo e a fração ideal. A fração ideal é o número usado depois para ratear as taxas condominiais e para ponderar os votos em assembleias gerais, então confira-a com a convenção do condomínio antes de começar a usar o sistema.
- Vincule proprietários e moradores. Associe o proprietário de cada unidade e, se a unidade estiver alugada, o inquilino que nela mora, com a data de início de cada um. Você sempre sabe quem é o dono, quem mora ali e desde quando.
- Importe o que você já tem. Se as suas unidades e proprietários estão em uma planilha, envie-a e a equipe do Heroes configura com você, em vez de redigitar centenas de linhas.
- Mantenha o cadastro atualizado. Quando uma unidade é vendida ou um novo inquilino se muda, atualize a unidade. O diretório de moradores então dá à sua equipe o contato certo na mão, seja para um vazamento, uma encomenda ou um pagamento.
Para quem é e em quais situações?
O módulo foi feito para administradoras de condomínios e associações de condôminos que administram o próprio condomínio, além de construtoras que entregam um prédio novo aos proprietários. Ele ajuda mais em algumas situações típicas: um condomínio com vários prédios em que as frações ideais variam por tipo de unidade; um prédio em que muitas unidades estão alugadas e quem liga para a portaria é o inquilino, não o proprietário; um administrador que assume um condomínio e herda uma planilha de qualidade irregular; um conselho que quer que os dados dos proprietários estejam corretos antes da próxima assembleia geral.
| Tarefa | Antes (planilhas, grupos de conversa) | Com o Heroes PMS |
|---|---|---|
| Lista de unidades | Várias versões de uma planilha passadas entre funcionários | Um único cadastro de prédios e unidades, com andar, tipo e fração ideal |
| Proprietários e inquilinos | Misturados em uma mesma coluna ou em um mesmo grupo de conversa | Proprietário e inquilino vinculados separadamente a cada unidade, com datas de início |
| Contatos | Números salvos em celulares pessoais | Um diretório de moradores compartilhado pela equipe |
| Cobranças e votos | Frações redigitadas a cada cálculo | Cobranças e votos ponderados usam as frações já registradas |
| Ocupação | Ninguém tem certeza de quais unidades estão alugadas | Unidades ocupadas pelo proprietário, alugadas e vagas visíveis no painel |
Dicas práticas para um cadastro de unidades limpo
- Confira as frações primeiro. Compare-as com a convenção do condomínio ou com o documento equivalente. Uma fração errada significa rateios errados e pesos de voto errados.
- Escolha um único padrão de nomenclatura. Por exemplo, bloco, andar e número. Assim, funcionários e moradores reconhecem uma unidade de imediato em qualquer tela.
- Separe proprietários de moradores. O proprietário é quem paga as taxas e vota; o morador é quem você procura para assuntos do dia a dia. Registrar os dois evita mandar uma mensagem para a pessoa errada.
- Limpe a planilha antes da importação. Remova primeiro as duplicatas e os antigos proprietários, para que o diretório comece limpo.
- Atualize no dia da mudança. Uma venda ou um novo contrato de locação registrado com atraso faz com que cobranças e comunicados cheguem à pessoa errada.
- Dê ao conselho o acesso certo. Um perfil somente leitura permite que os conselheiros acompanhem o condomínio sem alterar nenhum dado.
