楼栋、单元和业主住户管理如何运作？
Heroes PMS 从小区的结构开始。您先创建每栋楼，然后添加各个单元及其楼层、类型和份额，并将每个单元关联到其业主，若单元出租，还需关联到租户。费用、表决和维修工单都建立在这份登记册之上，因此值得一次性认真设置。
对于物业管理公司或业主委员会而言，这份登记册取代了通常保存在某个人笔记本电脑里的总表格。以下是团队通常使用它的方式。
- 创建楼栋。添加小区中的每栋楼，使每个单元、通知和仪表盘上的数据都归属于正确的位置。拥有多座塔楼或多个分区的小区，设置方法相同。
- 设置单元。为每个单元记录其楼层、类型和份额。份额之后用于分摊费用，并决定业主大会表决的权重，因此正式启用前请对照您的管理文件进行核对。
- 关联业主和住户。为每个单元添加业主；如果单元已出租，再添加实际居住的租户，并注明各自的起始日期。您随时都能知道谁是业主、谁住在里面以及从何时开始。
- 导入现有资料。如果您的单元和业主信息保存在电子表格中，发给我们即可，Heroes 团队会与您一起完成设置，无需逐行重新录入数百条记录。
- 保持登记册更新。单元售出或新租户入住时，请及时更新单元信息。业主住户通讯录随即能为您的团队提供正确的联系人，无论是漏水、包裹还是缴费问题。
适用对象和场景
本模块专为小区物业管理公司、自行管理小区的业主委员会，以及将新楼交付给业主的开发商而设计。在以下典型情况下尤其有用：同一小区内多栋楼，且不同单元类型的份额各不相同；一栋楼中大量单元出租，前台接听电话的是租户而非业主；物业经理接手小区时继承了质量参差不齐的表格；董事会希望在下次业主大会前确保业主数据准确无误。
| 任务 | 以前（电子表格、聊天群） | 使用 Heroes PMS 之后 |
|---|---|---|
| 单元清单 | 多个版本的表格在员工之间传来传去 | 一份包含楼层、类型和份额的楼栋与单元登记册 |
| 业主和租户 | 混杂在同一列或同一个聊天群中 | 业主和租户分别关联到每个单元，并记录起始日期 |
| 联系方式 | 号码保存在个人手机上 | 团队共享的业主住户通讯录 |
| 费用和表决 | 每次计算都要重新输入份额 | 费用和加权表决直接使用已记录的份额 |
| 入住率 | 没人确定哪些单元已出租 | 仪表盘上直接显示自住、出租和空置单元 |
整理单元登记册的实用建议
- 先核对份额。与您的共有产权声明、分层产权图或同类文件进行对照。份额出错会导致费用错误和表决权重错误。
- 统一命名格式。例如楼栋、楼层加编号。这样员工和业主在任何界面上都能立即识别某个单元。
- 业主与住户分开记录。业主是缴纳费用、参与表决的人；住户是日常事务的联系人。两者分开记录，可以避免把消息发错对象。
- 导入前清理表格。先删除重复项和已不再是业主的记录，让通讯录从干净的数据开始。
- 变更当天即更新。如果买卖或新租约记录延迟，费用和通知就会发给错误的人。
- 为董事会设置合适的权限。只读角色让董事会成员可以了解小区情况，又不能修改任何数据。
