건물, 호실, 입주자 관리는 어떻게 작동하나요?
Heroes PMS는 단지의 구조를 정리하는 것부터 시작합니다. 각 동을 만들고, 그다음 층, 유형, 지분율과 함께 호실을 등록한 뒤, 모든 호실을 소유자와 필요한 경우 임차인에게 연결합니다. 관리비, 투표, 유지보수 요청은 모두 이 대장을 기반으로 하므로 한 번 신중하게 설정해 두는 것이 좋습니다.
관리회사나 입주자대표회의의 경우, 이 대장은 보통 한 사람의 노트북에 있는 마스터 스프레드시트를 대신합니다. 팀이 일반적으로 이를 어떻게 사용하는지 살펴보겠습니다.
- 동을 만드십시오. 단지의 각 동을 추가하면 모든 호실, 공지, 대시보드 수치가 올바른 위치에 연결됩니다. 여러 동 또는 여러 블록으로 이루어진 단지도 같은 방식으로 설정합니다.
- 호실을 설정하십시오. 각 호실의 층, 유형, 지분율을 기록합니다. 지분율은 나중에 관리비를 나누고 총회에서 투표 가중치를 정하는 데 사용되므로, 시행 전에 관리규약과 대조하여 확인하십시오.
- 소유자와 거주자를 연결하십시오. 각 호실의 소유자를 연결하고, 임대 중인 호실이라면 거주 중인 임차인과 입주 시작일을 함께 기록합니다. 누가 소유하고 있고, 누가 거주하고 있으며, 언제부터인지 항상 알 수 있습니다.
- 기존 자료를 가져오십시오. 호실과 소유자 정보가 스프레드시트에 있다면 파일을 보내 주십시오. Heroes 팀이 수백 줄을 다시 입력하지 않도록 함께 설정해 드립니다.
- 대장을 최신으로 유지하십시오. 호실이 매각되거나 새 임차인이 입주하면 호실 정보를 업데이트하십시오. 그러면 입주자 명부에서 누수, 택배, 납부 문의 등 어떤 용건이든 담당자의 연락처를 바로 찾을 수 있습니다.
누구를 위한 기능이며, 어떤 상황에서 사용하나요?
이 모듈은 콘도미니엄 관리회사, 자체적으로 단지를 운영하는 입주자대표회의, 그리고 새 건물을 입주자에게 인계하는 시행사를 위해 설계되었습니다. 특히 다음과 같은 상황에서 도움이 됩니다. 호실 유형에 따라 지분이 다른 여러 동으로 이루어진 단지, 많은 호실이 임대 중이라 경비실에 전화하는 사람이 소유자가 아니라 임차인인 건물, 정리되지 않은 스프레드시트를 물려받은 새 관리자, 그리고 다음 총회 전에 소유자 정보가 정확해야 하는 이사회.
| 업무 | 이전(스프레드시트, 대화방) | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 호실 목록 | 직원들 사이에 여러 버전의 스프레드시트가 오감 | 층, 유형, 지분이 포함된 하나의 동·호실 대장 |
| 소유자와 임차인 | 한 열이나 한 대화방에 섞여 있음 | 소유자와 임차인을 각 호실에 별도로 연결하고 시작일 기록 |
| 연락처 | 개인 휴대폰에 저장된 번호 | 팀이 공유하는 입주자 명부 |
| 관리비와 투표 | 계산할 때마다 지분을 다시 입력 | 관리비와 가중 투표에 기록된 지분을 그대로 사용 |
| 입주 현황 | 어떤 호실이 임대 중인지 정확히 아무도 모름 | 대시보드에서 자가 거주, 임대, 공실 호실을 한눈에 확인 |
깔끔한 호실 대장을 위한 실전 팁
- 지분을 먼저 확인하십시오. 구분소유 관련 문서, 관리규약 또는 이에 준하는 문서와 비교하십시오. 지분이 잘못되면 관리비와 투표 가중치가 모두 틀어집니다.
- 이름 형식을 하나로 정하십시오. 예를 들어 동, 층, 호수 순서입니다. 그러면 직원과 소유자 모두 어떤 화면에서든 호실을 즉시 알아볼 수 있습니다.
- 소유자와 거주자를 구분하십시오. 소유자는 관리비를 내고 투표를 하는 사람이고, 거주자는 일상적인 문제로 연락하는 사람입니다. 둘 다 기록해 두면 엉뚱한 사람에게 메시지를 보내는 일을 막을 수 있습니다.
- 가져오기 전에 스프레드시트를 정리하십시오. 중복 항목과 이전 소유자를 먼저 제거하면 입주자 명부가 깨끗하게 시작됩니다.
- 변경이 생긴 날 바로 업데이트하십시오. 매매나 신규 임대 계약을 늦게 기록하면 관리비와 공지가 잘못된 사람에게 전달됩니다.
- 이사회에 적절한 권한을 부여하십시오. 읽기 전용 권한을 주면 이사회 구성원이 데이터를 변경하지 않고 단지 현황을 확인할 수 있습니다.
