การจัดการอาคาร ยูนิต และผู้พักอาศัยทำงานอย่างไร?
Heroes PMS เริ่มจากโครงสร้างของอาคารชุดของคุณ คุณสร้างอาคารแต่ละหลัง จากนั้นสร้างยูนิตพร้อมระบุชั้น ประเภท และสัดส่วนกรรมสิทธิ์ แล้วเชื่อมโยงแต่ละยูนิตกับเจ้าของ และผู้เช่าในกรณีที่มี ค่าส่วนกลาง การลงคะแนน และคำร้องแจ้งซ่อมล้วนอาศัยทะเบียนนี้ จึงควรตั้งค่าอย่างรอบคอบตั้งแต่ครั้งแรก
สำหรับบริษัทจัดการหรือนิติบุคคลอาคารชุด ทะเบียนนี้จะมาแทนไฟล์สเปรดชีตหลักที่มักอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคนใดคนหนึ่ง ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่ทีมส่วนใหญ่ใช้งาน
- สร้างอาคาร. เพิ่มอาคารแต่ละหลังของโครงการ เพื่อให้ทุกยูนิต ประกาศ และตัวเลขบนแดชบอร์ดผูกกับตำแหน่งที่ถูกต้อง โครงการที่มีหลายหอหรือหลายบล็อกก็ตั้งค่าในลักษณะเดียวกัน
- ตั้งค่ายูนิต. สำหรับแต่ละยูนิต ให้บันทึกชั้น ประเภท และสัดส่วนกรรมสิทธิ์ สัดส่วนนี้จะถูกใช้ภายหลังในการแบ่งค่าส่วนกลางและถ่วงน้ำหนักคะแนนเสียงในการประชุมใหญ่ ดังนั้นควรตรวจสอบกับเอกสารข้อบังคับของคุณก่อนเริ่มใช้งาน
- เชื่อมโยงเจ้าของและผู้พักอาศัย. ระบุเจ้าของของแต่ละยูนิต และหากยูนิตนั้นให้เช่า ให้ระบุผู้เช่าที่อาศัยอยู่ พร้อมวันที่เริ่มต้นของแต่ละฝ่าย คุณจะทราบเสมอว่าใครเป็นเจ้าของ ใครอาศัยอยู่ และตั้งแต่เมื่อไร
- นำเข้าข้อมูลที่มีอยู่แล้ว. หากรายชื่อยูนิตและเจ้าของอยู่ในสเปรดชีต ส่งไฟล์มาให้ และทีม Heroes จะตั้งค่าร่วมกับคุณ แทนที่จะต้องพิมพ์ข้อมูลหลายร้อยบรรทัดใหม่ด้วยตนเอง
- อัปเดตทะเบียนให้เป็นปัจจุบัน. เมื่อยูนิตถูกขายหรือมีผู้เช่าใหม่ย้ายเข้ามา ให้อัปเดตยูนิตนั้น ไดเรกทอรีผู้พักอาศัยจะช่วยให้ทีมมีผู้ติดต่อที่ถูกต้องอยู่ในมือ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องน้ำรั่ว พัสดุ หรือการชำระเงิน
เหมาะกับใคร และใช้ในสถานการณ์ใด?
โมดูลนี้ออกแบบมาสำหรับบริษัทจัดการอาคารชุด นิติบุคคลอาคารชุดที่บริหารอาคารของตนเอง และผู้พัฒนาโครงการที่ส่งมอบอาคารให้เจ้าของ โดยจะช่วยได้มากในสถานการณ์เหล่านี้ เช่น โครงการที่มีหลายอาคารโดยสัดส่วนแตกต่างกันตามประเภทยูนิต อาคารที่มียูนิตให้เช่าจำนวนมากซึ่งผู้เช่า ไม่ใช่เจ้าของ เป็นผู้โทรเข้าเคาน์เตอร์ผู้ดูแลอาคาร ผู้จัดการที่รับช่วงโครงการซึ่งได้สเปรดชีตที่คุณภาพไม่สม่ำเสมอมาด้วย หรือคณะกรรมการที่ต้องการให้ข้อมูลเจ้าของถูกต้องก่อนการประชุมใหญ่ครั้งถัดไป
| งาน | ก่อนหน้านี้ (สเปรดชีต กลุ่มแชต) | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| รายชื่อยูนิต | สเปรดชีตหลายเวอร์ชันที่ส่งต่อกันระหว่างเจ้าหน้าที่ | ทะเบียนเดียวของอาคารและยูนิต พร้อมชั้น ประเภท และสัดส่วน |
| เจ้าของและผู้เช่า | ปนกันในคอลัมน์เดียวหรือในกลุ่มแชตเดียว | เจ้าของและผู้เช่าเชื่อมโยงแยกกันกับแต่ละยูนิต พร้อมวันที่เริ่มต้น |
| ข้อมูลติดต่อ | เบอร์โทรที่บันทึกไว้ในโทรศัพท์ส่วนตัว | ไดเรกทอรีผู้พักอาศัยที่ทีมใช้ร่วมกัน |
| ค่าใช้จ่ายและการโหวต | พิมพ์สัดส่วนใหม่ทุกครั้งที่คำนวณ | ค่าใช้จ่ายและคะแนนเสียงถ่วงน้ำหนักใช้สัดส่วนที่บันทึกไว้แล้ว |
| การเข้าพัก | ไม่แน่ใจนักว่ายูนิตใดถูกให้เช่า | ยูนิตที่เจ้าของอยู่เอง ยูนิตให้เช่า และยูนิตว่าง ปรากฏบนแดชบอร์ด |
เคล็ดลับในการดูแลทะเบียนยูนิตให้เป็นระเบียบ
- ตรวจสัดส่วนก่อน. เทียบกับเอกสารการจดทะเบียนอาคารชุดหรือเอกสารเทียบเท่า สัดส่วนที่ผิดหมายถึงค่าใช้จ่ายที่ผิดและน้ำหนักคะแนนเสียงที่ผิด
- เลือกรูปแบบการตั้งชื่อเพียงแบบเดียว. เช่น อาคาร ชั้น และหมายเลข เพื่อให้เจ้าหน้าที่และเจ้าของจดจำยูนิตได้ทันทีในทุกหน้าจอ
- แยกเจ้าของกับผู้พักอาศัยออกจากกัน. เจ้าของคือผู้ชำระค่าใช้จ่ายและมีสิทธิ์ออกเสียง ส่วนผู้พักอาศัยคือผู้ที่คุณติดต่อเรื่องงานประจำวัน การบันทึกทั้งสองฝ่ายช่วยป้องกันการส่งข้อความถึงผิดคน
- ทำความสะอาดสเปรดชีตก่อนนำเข้า. ลบข้อมูลซ้ำซ้อนและเจ้าของเดิมออกก่อน เพื่อให้ไดเรกทอรีเริ่มต้นจากข้อมูลที่สะอาด
- อัปเดตในวันที่มีการเปลี่ยนแปลง. การขายหรือการทำสัญญาเช่าใหม่ที่บันทึกช้าจะทำให้ค่าใช้จ่ายและประกาศถูกส่งถึงผู้ผิดคน
- ให้สิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมแก่คณะกรรมการ. บทบาทแบบอ่านอย่างเดียวช่วยให้กรรมการติดตามสถานการณ์ของอาคารได้โดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆ
