แดชบอร์ดของอาคารชุดแสดงอะไรบ้าง?
แดชบอร์ดรวมตัวเลขสี่ตัวที่ผู้จัดการอาคารชุดตรวจสอบบ่อยที่สุดไว้บนหน้าจอเดียว ได้แก่ ยอดการเก็บเงินของเดือนนี้เทียบกับยอดที่ต้องเก็บ ยอดค้างชำระรวมและแยกตามยูนิต คำร้องการบำรุงรักษาที่ยังเปิดอยู่และระยะเวลาที่รอ และการเข้าพักที่แบ่งเป็นยูนิตที่เจ้าของอยู่เอง ยูนิตที่ให้เช่า และยูนิตที่ว่าง สำหรับอาคารเดียวหรือทุกอาคาร
กิจวัตรประจำวันหกขั้นตอน
- เลือกขอบเขตของคุณ. เปิดแดชบอร์ดสำหรับอาคารเดียว หรือสำหรับที่พักอาศัยทั้งหมดของคุณพร้อมกันเมื่อคุณดูแลหลายโครงการ
- ตรวจการเก็บเงิน. เปรียบเทียบยอดที่เข้ามาในเดือนนี้กับยอดที่ต้องเก็บ ช่องว่างในต้นเดือนเป็นเรื่องปกติ แต่ช่องว่างใกล้สิ้นเดือนต้องดำเนินการ การชำระเงินเองถูกบันทึกในการชำระเงินและใบเสร็จ
- ทบทวนยอดค้างชำระ. ดูยอดค้างรวมและยูนิตที่ค้างอยู่ จากนั้น ค่าใช้จ่ายและการค้างชำระจะแสดงว่าใครค้างเท่าไรและนานเท่าไร การติดตามจึงเริ่มจากหนี้ที่เก่าที่สุด
- ดูคำร้องที่ยังเปิดอยู่. แดชบอร์ดแสดงสิ่งที่รอดำเนินการและรอนานเท่าไร ตามใบสั่งงานที่เก่าที่สุดในการบำรุงรักษาก่อนที่ผู้พักอาศัยจะต้องตามคุณ
- ติดตามการเข้าพัก. การแบ่งระหว่างยูนิตที่เจ้าของอยู่เอง ยูนิตที่ให้เช่า และยูนิตที่ว่าง บอกคุณว่าใครอาศัยอยู่ในอาคารจริง ซึ่งสำคัญต่อความปลอดภัย การสื่อสาร และการใช้สิ่งอำนวยความสะดวก รักษาข้อมูลให้เป็นปัจจุบันใน อาคาร ยูนิต และผู้พักอาศัย
- แชร์กับคณะกรรมการ. ให้บทบาทแบบอ่านอย่างเดียวแก่กรรมการ เพื่อให้เห็นตัวเลขเดียวกับทีมของคุณ โดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้
ใครใช้แดชบอร์ดนี้?
ผู้จัดการทรัพย์สินและผู้จัดการนิติบุคคลใช้เพื่อเริ่มต้นวัน ฝ่ายบัญชีใช้เพื่อติดตามการเก็บเงิน ผู้จัดการอาคารใช้เพื่อให้งานบำรุงรักษาเดินหน้า และคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุดใช้เพื่อติดตามอาคารระหว่างการประชุม โดยจะช่วยได้มากเป็นพิเศษเมื่อ:
- คุณดูแลหลายที่พักอาศัยและต้องรู้ว่าต้องให้ความสนใจที่ใดก่อน
- คณะกรรมการประชุมทุกเดือนและคาดหวังตัวเลขที่เป็นปัจจุบัน
- ใกล้สิ้นเดือนและการเก็บเงินยังล้าหลัง
- ผู้พักอาศัยร้องเรียนว่าการซ่อมช้า และคุณต้องการข้อเท็จจริงมากกว่าความรู้สึก
คำตอบที่เคยต้องหาจากที่ต่าง ๆ
| คำถาม | ก่อนหน้านี้ (สเปรดชีต กลุ่มแชต) | บนแดชบอร์ด |
|---|---|---|
| เดือนนี้เราเก็บเงินได้เท่าไร? | ตรวจยอดในรายการธนาคารกับสเปรดชีต | การเก็บเงินเทียบกับยอดที่ต้องเก็บ |
| ใครค้างชำระและค้างเท่าไร? | บัญชีแยกประเภทรายยูนิต | ยอดค้างรวมและแยกตามยูนิต |
| อะไรยังไม่ได้รับการแก้ไข? | ข้อความกระจัดกระจายในกลุ่มแชตของช่างเทคนิค | คำร้องที่เปิดอยู่และระยะเวลาที่รอ |
| มีกี่ยูนิตที่ให้เช่าหรือว่าง? | รายชื่อผู้พักอาศัยและความจำ | เจ้าของอยู่เอง ให้เช่า ว่าง |
| คณะกรรมการเห็นอะไร? | รายงานที่ส่งทางอีเมลเดือนละครั้ง | หน้าจอเดียวกัน ด้วยบทบาทแบบอ่านอย่างเดียว |
เคล็ดลับ
- รักษาข้อมูลต้นทางให้สะอาด. แดชบอร์ดจะถูกต้องได้เท่าที่ทีมของคุณบันทึก จงบันทึกทุกการชำระเงิน ปิดคำร้องเมื่องานเสร็จ และอัปเดตเจ้าของและผู้พักอาศัยเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง
- ทำให้เป็นนิสัย. ดูตัวเลขชุดเดิมในเวลาเดิมทุกวันหรือทุกสัปดาห์ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเด่นชัด
- เปรียบเทียบอาคาร. การสลับระหว่างอาคารเดียวกับทุกอาคารช่วยให้เห็นอย่างรวดเร็วว่าปัญหาเป็นเฉพาะที่หรือเป็นภาพรวม
- ตั้งเป้าหมายของคุณเอง. เช่น ไม่ให้คำร้องใดเปิดค้างเกินหนึ่งสัปดาห์ หรือให้ยอดค้างต่ำกว่าระดับที่ตกลงกัน แล้วติดตามผลบนแดชบอร์ด
- ใช้เตรียมการประชุม. ก่อนการประชุมคณะกรรมการหรือการประชุมใหญ่ การดูการเก็บเงิน ยอดค้างชำระ และคำร้องที่เปิดอยู่ จะให้ข้อเท็จจริงสำคัญสำหรับการรายงาน
- ให้เจ้าของช่วยตนเอง. เจ้าของเห็นยอดของตนในพอร์ทัลและชำระออนไลน์ผ่านพอร์ทัลและแอปได้ ซึ่งช่วยลดยอดค้างที่คุณต้องติดตาม
