콘도 대시보드에서는 무엇을 볼 수 있나요?
대시보드는 콘도미니엄 관리자가 가장 자주 확인하는 네 가지 수치를 한 화면에 보여 줍니다. 이번 달 예정 금액 대비 수납액, 전체 및 호실별 연체액, 미처리 유지보수 티켓과 그 대기 기간, 그리고 자가 거주, 임대, 공실로 나눈 입주 현황입니다. 한 건물 또는 전체 건물 기준으로 볼 수 있습니다.
여섯 단계로 구성된 일일 업무 루틴
- 범위를 선택하십시오. 한 건물에 대해 대시보드를 열거나, 여러 단지를 관리한다면 전체 단지를 한 번에 여십시오.
- 수납 현황을 확인하십시오. 이번 달 들어온 금액과 예정 금액을 비교하십시오. 달 초의 차이는 정상이지만, 달 말에 차이가 크면 조치가 필요합니다. 납부 자체는 납부 및 영수증 메뉴에 기록됩니다.
- 연체를 검토하십시오. 총 미납액과 그 원인이 되는 호실을 확인하십시오. 거기서부터 관리비 및 연체 메뉴에 누가 얼마를 얼마나 오래 미납했는지 나오므로, 가장 오래된 채무부터 확인하면 됩니다.
- 미처리 티켓을 확인하십시오. 대시보드는 무엇이 대기 중인지와 그 대기 기간을 보여 줍니다. 입주자가 독촉하기 전에 유지보수 메뉴에서 가장 오래된 작업 지시부터 처리하십시오.
- 입주 현황을 살펴보십시오. 자가 거주, 임대, 공실의 비율은 실제로 누가 건물에 살고 있는지를 알려 주며, 이는 보안, 소통, 시설 이용에 중요합니다. “건물, 호실, 입주자” 메뉴에서 기록을 최신으로 유지하십시오.
- 이사회와 공유하십시오. 이사회 구성원에게 읽기 전용 권한을 주면 팀과 같은 수치를 보면서도 아무것도 변경할 수 없습니다.
누가 대시보드를 사용하나요?
자산 관리자와 관리회사는 하루를 시작하기 위해, 회계 담당자는 수납을 확인하기 위해, 건물 관리인은 유지보수를 계속 진행하기 위해, 입주자대표회의 이사회는 회의 사이에 단지 현황을 파악하기 위해 사용합니다. 특히 다음과 같은 경우에 유용합니다.
- 여러 단지를 관리하여 어디에 먼저 주의를 기울여야 할지 알아야 할 때.
- 이사회가 매달 열리고 최신 수치를 기대할 때.
- 월말이 다가오는데 수납이 밀려 있을 때.
- 입주자가 수리가 늦다고 불만을 제기하고, 인상이 아니라 사실이 필요할 때.
예전에는 어디에서 답을 찾았나요
| 질문 | 이전(스프레드시트, 대화방) | 대시보드에서 |
|---|---|---|
| 이번 달 얼마나 수납했나요? | 은행 명세서를 스프레드시트와 대조 | 예정 금액 대비 수납액 |
| 누가 얼마나 늦었나요? | 호실별 원장 | 전체 및 호실별 연체액 |
| 아직 해결되지 않은 것은 무엇인가요? | 기술자 대화방에 흩어진 메시지 | 미처리 티켓과 대기 기간 |
| 임대 또는 공실 호실은 몇 개인가요? | 입주자 명단과 기억 | 자가 거주, 임대, 공실 |
| 이사회는 무엇을 보나요? | 매달 한 번 이메일로 보낸 보고서 | 읽기 전용 권한으로 같은 화면 |
실전 팁
- 원본 데이터를 깨끗하게 유지하십시오. 대시보드는 팀이 기록한 만큼만 정확합니다. 모든 납부를 기록하고, 작업이 끝나면 티켓을 닫고, 입주자와 소유자가 변경되면 정보를 업데이트하십시오.
- 습관으로 만드십시오. 매일 또는 매주 같은 시간에 같은 수치를 보면 변화가 눈에 띕니다.
- 건물끼리 비교하십시오. 한 건물과 전체 건물을 번갈아 보면 문제가 특정 건물에만 있는지 전반적인지 빠르게 알 수 있습니다.
- 자체 목표를 정하십시오. 예를 들어 일주일 이상 열려 있는 티켓이 없거나, 연체액이 합의된 수준 아래에 있도록 목표를 정하고 대시보드에서 추적하십시오.
- 회의 준비에 활용하십시오. 이사회나 총회 전에 수납, 연체, 미처리 티켓을 살펴보면 보고할 핵심 사실을 확보할 수 있습니다.
- 소유자가 스스로 해결하도록 하십시오. 소유자는 포털에서 잔액을 확인하고 포털과 앱에서 온라인으로 결제할 수 있으므로, 관리 측이 쫓아다녀야 하는 연체가 줄어듭니다.
