¿Cómo funcionan los informes de la agencia y el registro de actividad?
Heroes PMS convierte el trabajo que tu equipo ya registra, como leads, visitas, operaciones y comisiones, en informes claros sobre ventas y alquileres, orígenes de leads y rendimiento de cada agente, mes a mes. Junto a ellos, el registro de actividad anota cada cambio: quién cambió qué y cuándo. Los informes se exportan a una hoja de cálculo para tu contable.
- Trabaja como de costumbre. Los agentes registran las consultas en el CRM, las visitas en el calendario y las ventas o alquileres como operaciones. No hay ninguna entrada de datos adicional para los informes: estos leen lo que ya está ahí.
- Revisa ventas y alquileres. Consulta el volumen y el valor mes a mes, para saber si la agencia crece y qué lado del negocio la sostiene.
- Comprueba los orígenes de los leads. Cada consulta llega al CRM con su origen, así que el informe muestra qué canal trae clientes a la agencia de verdad.
- Analiza el rendimiento de los agentes. Leads, visitas, operaciones y comisión por agente, con la comisión calculada según el reparto fijado en cada operación.
- Abre el registro de actividad cuando algo no cuadre. Se cambió un precio, se editó un anuncio, se actualizó un contacto: el registro muestra quién lo hizo y cuándo.
- Exporta para el contable. A final de mes, envía las cifras en una hoja de cálculo en lugar de copiarlas a mano.
¿Quién usa los informes y para qué?
Propietarios y responsables de agencias que quieren una visión clara sin tener que perseguir a cada agente por sus cifras, jefes de equipo que acompañan a los agentes, y quien lleva la contabilidad. Situaciones habituales:
- Una reunión mensual de equipo en la que repasáis juntos ventas, alquileres y comisiones.
- Decidir dónde invertir el esfuerzo de marketing, en la web, WhatsApp, Telegram o email, según los canales que traen clientes de verdad.
- Una discrepancia sobre quién llevó a un cliente o quién cambió un precio, resuelta en un minuto con el registro de actividad.
- Pagar las comisiones a final de mes con la parte de cada agente ya fijada en la operación.
| Pregunta | Antes (hojas de cálculo, grupos de chat) | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| ¿Cuánto vendimos y alquilamos este mes? | Cada agente envía sus cifras y alguien las suma | Informe de ventas y alquileres: volumen y valor, mes a mes |
| ¿Qué canal trae clientes? | Una suposición, o un recuento manual de mensajes | Informe de orígenes de leads |
| ¿Qué agente convierte las visitas en operaciones? | Impresiones de la última reunión | Rendimiento por agente: leads, visitas, operaciones y comisión |
| ¿Qué comisión gana cada agente? | Una hoja aparte, a menudo desactualizada | Sigue el reparto fijado en cada operación |
| ¿Quién cambió el precio de este anuncio? | Nadie lo recuerda | Registro de actividad: quién cambió qué y cuándo |
| ¿Qué necesita el contable? | Cifras reescritas en un archivo | Exportación a hoja de cálculo |
Consejos prácticos para leer tus cifras
- Los informes valen lo que valen los datos. Haz de norma que cada consulta, visita y operación se registre en Heroes PMS, no solo en el teléfono de un agente.
- Compara lo comparable. Mira también el mismo mes del año anterior, además del mes pasado: alquileres y ventas suelen seguir las temporadas y los festivos.
- El volumen no lo es todo. Un canal que trae muchas consultas solo merece la pena si esos clientes acaban visitando y firmando; síguelos a lo largo del embudo.
- Acompaña en lugar de vigilar. Usa el rendimiento por agente para detectar quién necesita ayuda para pasar de la visita a la operación, y quién puede compartir lo que le funciona.
- Fija los repartos de comisión en la propia operación. Los informes los siguen, así que los pagos de fin de mes no requieren recalcular ni discutir.
- Revisa el registro de actividad antes de sacar conclusiones. Te dice lo que realmente pasó, lo que mantiene las conversaciones con el equipo en los hechos.
- Exporta en una fecha fija. Una exportación mensual periódica mantiene a tu contable al día.
