代理店のレポートと活動ログはどのように機能しますか？
Heroes PMSは、チームがすでに記録している見込み客、内見、成約、手数料などの業務データを、売買と賃貸の実績、見込み客の経路、担当者ごとの成果として月別の分かりやすいレポートにまとめます。あわせて活動ログがすべての変更を記録し、誰が、いつ、何を変更したかを確認できます。レポートはスプレッドシートに書き出して、会計担当者にそのまま渡せます。
- いつもどおり業務を進めます。 担当者は問い合わせをCRMに、内見をカレンダーに、売買や賃貸の成約を取引記録として登録します。レポートのために別途入力する作業はありません。レポートはすでにあるデータを読み取ります。
- 売買と賃貸の実績を確認します。 件数と金額を月ごとに確認でき、事業が伸びているか、どちらの業務が売上を支えているかを把握できます。
- 見込み客の経路を確認します。 すべての問い合わせは経路情報とともにCRMに登録されるため、どのチャネルが実際に顧客を代理店に呼び込んでいるかがレポートに表示されます。
- 担当者の成果を確認します。 担当者ごとの見込み客、内見、成約、手数料を確認できます。手数料は各取引に設定された配分に従って計算されます。
- おかしいと感じたら活動ログを開きます。 価格の変更、物件情報の編集、連絡先の更新があった場合、ログで誰がいつ行ったかを確認できます。
- 会計担当者向けに書き出します。 月末に、数字を手で転記する代わりにスプレッドシートで送信できます。
誰がレポートを使い、どのような場面で使うのですか？
代理店のオーナーや管理者は、担当者一人ひとりに数字を求めなくても全体像を把握するために使います。チームリーダーは担当者の指導に、経理担当者は帳簿の管理に使います。主な場面は次のとおりです。
- 毎月のチーム会議で、売買、賃貸、手数料をまとめて確認する。
- ウェブサイト、WhatsApp、Telegram、メールのうち、実際に顧客を呼び込んでいるチャネルを基に、マーケティングの重点を決める。
- 誰が顧客を担当したか、誰が価格を変更したかで意見が分かれたときに、活動ログで1分ほどで確認する。
- 月末の手数料支払いで、各担当者の取り分が取引にすでに設定されているため、再計算せずに支払う。
| 確認したいこと | 導入前（スプレッドシート、チャットグループ） | Heroes PMSでは |
|---|---|---|
| 今月の売買と賃貸の実績はどれくらいか？ | 各担当者が数字を送り、誰かが合計する | 売買・賃貸レポート：件数と金額を月ごとに表示 |
| どのチャネルが顧客を連れてくるか？ | 推測、またはメッセージを手作業で数える | 見込み客の経路レポート |
| どの担当者が内見を成約につなげているか？ | 前回の会議での印象 | 担当者の成果：見込み客、内見、成約、手数料 |
| 各担当者の手数料はいくらか？ | 別のスプレッドシート。更新されないことが多い | 各取引に設定された配分に従って表示 |
| この物件の価格を変更したのは誰か？ | 誰も覚えていない | 活動ログ：誰が、いつ、何を変更したか |
| 会計担当者に必要なものは？ | 数字をファイルに打ち直す | スプレッドシートで書き出し |
数字を読むための実践的なヒント
- レポートはデータの質に左右されます。 すべての問い合わせ、内見、成約をHeroes PMSに登録するというルールを作ってください。担当者の携帯電話だけに残さないことが大切です。
- 同じ条件で比較します。 前月だけでなく、前年の同じ月とも比べてください。賃貸と売買は季節や連休の影響を受けやすいためです。
- 件数がすべてではありません。 問い合わせが多くても、その顧客が内見して契約に至らなければ意味が薄いため、パイプラインに沿って追跡してください。
- 監視ではなく指導に使います。 担当者の成果を基に、内見から成約への移行で支援が必要な人と、うまくいっている方法を共有できる人を見つけてください。
- 手数料の配分は取引ごとに設定します。 レポートはその配分に従うため、月末の支払いで再計算や意見の食い違いが起きにくくなります。
- 結論を出す前に活動ログを確認します。 実際に何が起きたかを示すため、チームとの話し合いを事実に基づいて進められます。
- 書き出しの日を決めておきます。 毎月決まった日に書き出すことで、会計担当者のスケジュールも守れます。
