รายงานของเอเจนซี่และบันทึกกิจกรรมทำงานอย่างไร
Heroes PMS เปลี่ยนงานที่ทีมของคุณบันทึกไว้อยู่แล้ว เช่น ลีด การนัดชมทรัพย์ ดีล และค่าคอมมิชชัน ให้กลายเป็นรายงานที่ชัดเจนเกี่ยวกับยอดขายและการให้เช่า แหล่งที่มาของลีด และผลงานของนายหน้าแต่ละคน แยกตามเดือน ควบคู่กันนั้น บันทึกกิจกรรมจะเก็บทุกการเปลี่ยนแปลงไว้ ทั้งว่าใครเปลี่ยนอะไรและเมื่อไร รายงานทั้งหมดส่งออกเป็นไฟล์สเปรดชีตให้นักบัญชีของคุณได้
- ทำงานตามปกติ. นายหน้าบันทึกคำสอบถามใน CRM บันทึกการนัดชมในปฏิทิน และบันทึกการขายหรือการให้เช่าเป็นข้อมูลดีล ไม่ต้องป้อนข้อมูลแยกเพื่อทำรายงาน เพราะรายงานอ่านข้อมูลที่มีอยู่แล้วโดยตรง
- ตรวจสอบยอดขายและการให้เช่า. ดูปริมาณและมูลค่าแยกตามเดือน เพื่อทราบว่าเอเจนซี่กำลังเติบโตหรือไม่ และธุรกิจด้านใดเป็นตัวขับเคลื่อนหลัก
- ตรวจสอบแหล่งที่มาของลีด. คำสอบถามทุกรายการจะเข้ามาใน CRM พร้อมแหล่งที่มา รายงานจึงแสดงให้เห็นว่าช่องทางใดนำลูกค้าเข้ามาที่เอเจนซี่จริง ๆ
- ดูผลงานของนายหน้าแต่ละคน. แสดงลีด การนัดชม ดีล และค่าคอมมิชชันของนายหน้าแต่ละคน โดยค่าคอมมิชชันเป็นไปตามสัดส่วนที่กำหนดไว้ในแต่ละดีล
- เปิดบันทึกกิจกรรมเมื่อพบความผิดปกติ. เช่น มีการเปลี่ยนราคา แก้ไขประกาศทรัพย์ หรืออัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อ บันทึกกิจกรรมจะแสดงว่าใครเป็นผู้ทำและทำเมื่อไร
- ส่งออกให้นักบัญชี. เมื่อสิ้นเดือน ส่งตัวเลขเป็นไฟล์สเปรดชีต แทนการคัดลอกด้วยมือ
ใครใช้รายงาน และใช้เพื่ออะไร?
เจ้าของเอเจนซี่และผู้จัดการที่ต้องการภาพรวมที่ชัดเจนโดยไม่ต้องตามถามตัวเลขจากนายหน้าทีละคน หัวหน้าทีมที่ให้คำแนะนำนายหน้า และผู้ดูแลบัญชี สถานการณ์ที่พบบ่อย ได้แก่:
- การประชุมทีมประจำเดือนที่ทบทวนยอดขาย การให้เช่า และค่าคอมมิชชันไปพร้อมกัน
- การตัดสินใจว่าจะทุ่มงบการตลาดไปที่ช่องทางใด ไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์ WhatsApp Telegram หรืออีเมล โดยพิจารณาจากช่องทางที่นำลูกค้าเข้ามาจริง
- ข้อขัดแย้งว่าใครเป็นผู้ดูแลลูกค้ารายใด หรือใครเป็นผู้เปลี่ยนราคา ซึ่งสามารถหาคำตอบได้ภายในหนึ่งนาทีจากบันทึกกิจกรรม
- การจ่ายค่าคอมมิชชันเมื่อสิ้นเดือน โดยส่วนแบ่งของนายหน้าแต่ละคนถูกกำหนดไว้ในดีลแล้ว
| คำถาม | ก่อนหน้านี้ (สเปรดชีต กลุ่มแชต) | ด้วย Heroes PMS |
|---|---|---|
| เดือนนี้เราขายและให้เช่าไปเท่าไร? | นายหน้าแต่ละคนส่งตัวเลขมา แล้วมีคนมารวมยอด | รายงานการขายและการให้เช่า: ปริมาณและมูลค่าแยกตามเดือน |
| ช่องทางไหนนำลูกค้าเข้ามา? | เดา หรือนับข้อความด้วยมือ | รายงานแหล่งที่มาของลีด |
| นายหน้าคนไหนเปลี่ยนการนัดชมเป็นดีลได้? | ความรู้สึกจากการประชุมครั้งล่าสุด | ผลงานนายหน้า: ลีด การนัดชม ดีล และค่าคอมมิชชัน |
| นายหน้าแต่ละคนได้ค่าคอมมิชชันเท่าไร? | สเปรดชีตแยกต่างหาก มักไม่ได้อัปเดต | เป็นไปตามส่วนแบ่งที่กำหนดในแต่ละดีล |
| ใครเปลี่ยนราคาของประกาศทรัพย์นี้? | ไม่มีใครจำได้ | บันทึกกิจกรรม: ใครเปลี่ยนอะไรและเมื่อไร |
| นักบัญชีต้องการอะไร? | ตัวเลขที่ถูกพิมพ์ใหม่ลงในไฟล์ | ส่งออกเป็นสเปรดชีต |
เคล็ดลับในการอ่านตัวเลขของคุณ
- รายงานจะดีเท่ากับข้อมูลที่บันทึก. ตั้งเป็นกฎให้ทุกคำสอบถาม การนัดชม และดีลถูกบันทึกใน Heroes PMS ไม่ใช่เก็บไว้เฉพาะในโทรศัพท์ของนายหน้า
- เปรียบเทียบสิ่งที่เทียบกันได้. ดูเดือนเดียวกันของปีที่แล้วควบคู่ไปกับเดือนก่อนหน้า เพราะการให้เช่าและการขายมักขึ้นอยู่กับฤดูกาลและวันหยุด
- ปริมาณไม่ใช่ทุกอย่าง. ช่องทางที่นำคำสอบถามเข้ามาจำนวนมากจะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อลูกค้าเหล่านั้นไปต่อจนถึงการนัดชมและการเซ็นสัญญา จึงควรติดตามพวกเขาตลอดขั้นตอน
- ชี้แนะมากกว่าจับผิด. ใช้ผลงานนายหน้าเพื่อดูว่าใครต้องการความช่วยเหลือในการพาลูกค้าจากการนัดชมไปสู่ดีล และใครสามารถแบ่งปันสิ่งที่ได้ผลได้
- กำหนดส่วนแบ่งค่าคอมมิชชันในตัวดีลเอง. รายงานจะอ้างอิงตามนั้น ทำให้การจ่ายเมื่อสิ้นเดือนไม่ต้องคำนวณใหม่และไม่เกิดข้อโต้แย้ง
- ตรวจบันทึกกิจกรรมก่อนสรุปผล. บันทึกนี้จะบอกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง ช่วยให้การพูดคุยกับทีมยึดตามข้อเท็จจริง
- ส่งออกในวันที่กำหนดไว้แน่นอน. การส่งออกรายเดือนอย่างสม่ำเสมอช่วยให้นักบัญชีของคุณทำงานตามกำหนดเวลา
