Báo cáo của công ty môi giới và nhật ký hoạt động hoạt động như thế nào?
Heroes PMS biến những dữ liệu mà đội ngũ của bạn đã ghi lại, như khách tiềm năng (lead), lượt xem nhà, giao dịch và hoa hồng, thành các báo cáo rõ ràng về doanh số bán và cho thuê, nguồn khách tiềm năng và hiệu suất từng môi giới, theo từng tháng. Bên cạnh đó, nhật ký hoạt động ghi lại mọi thay đổi: ai đã sửa gì, và vào lúc nào. Báo cáo có thể xuất ra bảng tính để gửi cho kế toán.
- Làm việc như bình thường. Môi giới ghi nhận các yêu cầu tư vấn vào CRM, lịch xem nhà vào lịch, và các giao dịch bán hoặc cho thuê thành hồ sơ giao dịch. Không cần nhập liệu riêng cho báo cáo: báo cáo đọc trực tiếp từ những gì đã có sẵn.
- Xem lại doanh số bán và cho thuê. Theo dõi khối lượng và giá trị theo từng tháng, để biết công ty có đang tăng trưởng hay không và mảng nào đang đóng góp chính.
- Kiểm tra nguồn khách tiềm năng. Mỗi yêu cầu đều được đưa vào CRM kèm nguồn của nó, nên báo cáo cho thấy kênh nào thực sự mang khách đến với công ty.
- Xem hiệu suất từng môi giới. Khách tiềm năng, lượt xem nhà, giao dịch và hoa hồng của từng môi giới, với hoa hồng tuân theo tỷ lệ chia đã đặt trên mỗi giao dịch.
- Mở nhật ký hoạt động khi có điều gì bất thường. Một giá đã bị thay đổi, một tin đăng đã được sửa, một liên hệ đã được cập nhật: nhật ký sẽ cho biết ai làm và làm vào lúc nào.
- Xuất dữ liệu cho kế toán. Cuối tháng, gửi số liệu dưới dạng bảng tính thay vì chép tay.
Ai sử dụng báo cáo, và để làm gì?
Chủ công ty và quản lý muốn có bức tranh rõ ràng mà không phải đi hỏi từng môi giới về số liệu; trưởng nhóm cần hướng dẫn môi giới; và người phụ trách sổ sách. Các tình huống thường gặp:
- Cuộc họp nhóm hàng tháng để cùng xem lại doanh số bán, cho thuê và hoa hồng.
- Quyết định nên đầu tư marketing vào đâu, cho website, WhatsApp, Telegram hay email, dựa trên các kênh thực sự mang khách.
- Tranh cãi về việc ai đã phụ trách một khách hàng hoặc ai đã đổi giá, giải quyết trong một phút nhờ nhật ký hoạt động.
- Trả hoa hồng cuối tháng với phần chia của mỗi môi giới đã được đặt sẵn trên giao dịch.
| Câu hỏi | Trước đây (bảng tính, nhóm chat) | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Tháng này chúng ta đã bán và cho thuê được bao nhiêu? | Mỗi môi giới gửi số liệu, ai đó phải cộng lại | Báo cáo bán hàng và cho thuê: khối lượng và giá trị theo từng tháng |
| Kênh nào mang khách đến? | Phỏng đoán, hoặc đếm tay các tin nhắn | Báo cáo nguồn khách tiềm năng |
| Môi giới nào chuyển được lượt xem nhà thành giao dịch? | Cảm nhận từ cuộc họp trước | Hiệu suất môi giới: khách tiềm năng, lượt xem, giao dịch và hoa hồng |
| Mỗi môi giới nhận bao nhiêu hoa hồng? | Một bảng tính riêng, thường đã lỗi thời | Theo tỷ lệ chia đã đặt trên từng giao dịch |
| Ai đã đổi giá của tin đăng này? | Không ai nhớ | Nhật ký hoạt động: ai đã thay đổi gì, và khi nào |
| Kế toán cần gì? | Số liệu phải gõ lại vào một file | Xuất bảng tính |
Mẹo thực tế để đọc số liệu của bạn
- Báo cáo chỉ tốt khi dữ liệu tốt. Hãy đặt quy tắc: mọi yêu cầu, lượt xem nhà và giao dịch đều phải được nhập vào Heroes PMS, chứ không chỉ nằm trên điện thoại của môi giới.
- So sánh cùng loại với nhau. Ngoài tháng trước, hãy xem cả cùng tháng năm ngoái: việc cho thuê và bán thường theo mùa và các dịp lễ.
- Khối lượng không phải là tất cả. Một kênh mang nhiều yêu cầu chỉ thực sự có giá trị khi các khách đó tiếp tục xem nhà và ký kết; hãy theo dõi họ xuyên suốt quy trình.
- Hướng dẫn thay vì giám sát. Dùng hiệu suất môi giới để nhận ra ai cần hỗ trợ để đưa khách từ xem nhà đến giao dịch, và ai có thể chia sẻ những gì đang hiệu quả.
- Đặt tỷ lệ hoa hồng ngay trên giao dịch. Báo cáo sẽ theo đó, nên việc trả hoa hồng cuối tháng không cần tính lại và không gây tranh cãi.
- Kiểm tra nhật ký hoạt động trước khi kết luận. Nhật ký cho biết điều gì thực sự đã xảy ra, giúp các cuộc thảo luận với đội ngũ luôn dựa trên sự thật.
- Xuất dữ liệu vào một ngày cố định. Xuất báo cáo đều đặn mỗi tháng giúp kế toán làm việc đúng tiến độ.
