¿Cómo funcionan las operaciones, las comisiones y los alquileres?
Cada venta o alquiler se convierte en un registro de operación con sus partes, precio y reparto de comisión, seguido desde la oferta hasta la firma. La parte de cada agente se define en la operación, así que las cifras de comisión en los informes siempre están al día. En los alquileres, un calendario de rentas muestra cada fecha de vencimiento y cada pago, con un recibo por cada pago.
Una operación típica pasa por estos pasos.
- Abre la operación. Cuando un comprador hace una oferta o un inquilino acepta alquilar, el agente crea el registro de la operación con las partes, el listing y el precio o alquiler acordado. La operación también aparece en la ficha del cliente en el CRM, junto a sus llamadas, mensajes y visitas.
- Define el reparto de comisión. Introduce la parte de cada agente implicado: quien captó la propiedad, quien trajo al cliente y un responsable que ayudó a cerrar. Los informes siguen este reparto automáticamente.
- Haz seguimiento de la operación hasta la firma. El mismo registro acompaña la operación desde la oferta hasta la firma, así cualquiera del equipo ve en qué punto está sin preguntar en un grupo de chat.
- En los alquileres, configura el calendario de rentas. Una vez firmado el contrato, el calendario recoge cada fecha de vencimiento. Cada pago se registra contra él cuando llega, así un vencimiento sin pago se detecta fácilmente.
- Envía un recibo por cada pago. Se genera un recibo por cada pago, listo para enviar al inquilino, de modo que cada importe que gestiona la agencia queda documentado.
- Cierra el mes. Los responsables revisan ventas, alquileres y comisiones en los informes y los exportan a una hoja de cálculo para el contable, mientras los propietarios siguen las rentas y los extractos en su portal.
¿Qué agencias necesitan el seguimiento de operaciones y comisiones?
Cualquier agencia donde más de una persona trabaja en una operación, o donde el dinero sigue entrando después de la firma. Situaciones típicas:
- un agente capta una propiedad y un compañero trae al comprador o inquilino, y ambos esperan su parte;
- la agencia gestiona alquileres para propietarios y cobra la renta cada mes;
- los agentes cobran en gran parte por comisión y quieren ver lo que han ganado;
- los responsables preparan cifras mensuales para un contable o para los socios;
- la agencia gestiona ventas y alquileres de viviendas, oficinas, locales o terrenos a la vez.
Incluso una agencia pequeña con unos pocos alquileres se beneficia: cada pago y cada recibo están en un solo lugar cuando un propietario o un inquilino hace una pregunta.
| Tarea | Hojas de cálculo y grupos de chat | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Estado de la operación | Se pregunta en el grupo de chat | Un solo registro desde la oferta hasta la firma |
| Reparto de comisión | Calculado a mano al final del mes | Definido por agente en la operación; los informes lo siguen |
| Fechas de vencimiento de la renta | Una hoja de cálculo que alguien debe acordarse de actualizar | Cada vencimiento y pago en una sola vista |
| Recibos | Escritos en un procesador de textos o a mano | Un recibo por cada pago, listo para enviar |
| Cifras mensuales | Reconstruidas a partir de varios archivos | Ventas, alquileres y comisiones en informes, exportables a hoja de cálculo |
| Extractos a propietarios | Preparados uno a uno | Renta cobrada y honorarios, mes a mes |
Consejos para operaciones limpias y rentas puntuales
- Acuerda el reparto antes de la operación. Pon por escrito vuestras reglas de comisión y registra la parte de cada agente desde el primer día, no al final del mes, cuando los recuerdos ya no coinciden.
- Registra los pagos el día que llegan. Un calendario de rentas actualizado es la única forma de saber de un vistazo quién ha pagado y quién no.
- Envía todos los recibos. Los inquilinos y los propietarios confían en una agencia que documenta cada importe, y unos recibos claros resuelven la mayoría de las disputas antes de que empiecen.
- Revisa el calendario cada semana. Un vencimiento sin pago es más fácil de reclamar a los pocos días que después de un mes.
- Guarda un registro por cada transacción. Un nuevo inquilino o una nueva venta es una nueva operación, así el historial de cada propiedad queda claro.
- Exporta para el contable cada mes. Una exportación periódica desde los informes evita una puesta al día estresante a final de año.
