Как работают отчёты агентства и журнал действий?
Heroes PMS превращает данные, которые ваша команда уже фиксирует, — обращения, показы, сделки и комиссии, — в понятные отчёты по продажам и арендам, источникам лидов и результативности агентов по месяцам. Журнал действий фиксирует каждое изменение: кто что изменил и когда. Отчёты можно выгрузить в таблицу для вашего бухгалтера.
- Работайте как обычно. Агенты заносят обращения в CRM, показы — в календарь, а продажи и аренды — в карточки сделок. Отдельного ввода данных для отчётности не нужно: отчёты читают то, что уже есть в системе.
- Просмотрите продажи и аренды. Смотрите объём и стоимость по месяцам, чтобы понимать, растёт ли агентство и какое направление его тянет.
- Проверьте источники лидов. Каждое обращение попадает в CRM с указанием источника, поэтому отчёт показывает, какой канал действительно приводит клиентов в агентство.
- Оцените результативность агентов. Лиды, показы, сделки и комиссия по каждому агенту; комиссия рассчитывается по доле, заданной в каждой сделке.
- Откройте журнал действий, если что-то выглядит неверно. Изменили цену, отредактировали объявление, обновили контакт — журнал покажет, кто и когда это сделал.
- Выгрузите данные для бухгалтера. В конце месяца отправьте цифры таблицей, а не переписывайте их вручную.
Кто пользуется отчётами и для чего?
Владельцы и руководители агентств, которым нужна ясная картина без обзвона каждого агента, руководители групп, которые тренируют агентов, и те, кто ведёт учёт. Типичные ситуации:
- Ежемесячное совещание команды, на котором вместе разбираются продажи, аренды и комиссии.
- Решение, куда направить маркетинговые усилия — на сайт, WhatsApp, Telegram или email, — исходя из каналов, которые реально приводят клиентов.
- Спор о том, кто вёл клиента или менял цену, решённый за минуту с помощью журнала действий.
- Выплата комиссий в конце месяца, когда доля каждого агента уже задана в сделке.
| Вопрос | До (таблицы, чаты) | С Heroes PMS |
|---|---|---|
| Сколько мы продали и сдали в аренду в этом месяце? | Каждый агент присылает цифры, кто-то их складывает | Отчёт по продажам и арендам: объём и стоимость по месяцам |
| Какой канал приводит клиентов? | Догадки или ручной подсчёт сообщений | Отчёт по источникам лидов |
| Какой агент превращает показы в сделки? | Впечатления с последнего совещания | Результативность агентов: лиды, показы, сделки и комиссия |
| Какую комиссию получает каждый агент? | Отдельная таблица, часто устаревшая | Считается по доле, заданной в каждой сделке |
| Кто изменил цену этого объявления? | Никто не помнит | Журнал действий: кто что изменил и когда |
| Что нужно бухгалтеру? | Цифры, перепечатанные в файл | Выгрузка в таблицу |
Практические советы по чтению ваших цифр
- Отчёты так же хороши, как данные. Заведите правило: каждое обращение, показ и сделка вносятся в Heroes PMS, а не остаются только в телефоне агента.
- Сравнивайте сопоставимое. Смотрите тот же месяц прошлого года, а не только прошлый месяц: аренды и продажи часто следуют сезонам и праздникам.
- Объём — не всё. Канал, который приносит много обращений, оправдан, только если эти клиенты доходят до показа и подписания; следите за ними по воронке.
- Тренируйте, а не контролируйте. Используйте результативность агентов, чтобы увидеть, кому нужна помощь в переходе от показа к сделке, и кто может поделиться тем, что работает.
- Задавайте доли комиссии в самой сделке. Отчёты берут их оттуда, поэтому выплаты в конце месяца не требуют пересчёта и споров.
- Проверьте журнал действий перед выводами. Он показывает, что произошло на самом деле, и это помогает вести разговор с командой по фактам.
- Выгружайте в фиксированную дату. Регулярная ежемесячная выгрузка помогает бухгалтеру работать по графику.
