¿Cómo funciona la bandeja unificada?
La bandeja unificada reúne WhatsApp, Telegram, email y el chat de la web en una sola pantalla. Cada conversación está vinculada al cliente en el CRM, así los agentes ven los listings y las visitas del cliente junto al chat. Una nueva conversación crea el contacto, y cada conversación puede asignarse al agente adecuado.
En el día a día, funciona así.
- Conecta tus canales. Conecta tu propio número de WhatsApp Business (te ayudamos a configurarlo), junto con Telegram, email y el chat de la web de tu agencia. A partir de ahí, los mensajes de los cuatro canales llegan al mismo sitio.
- Recibe todo en una sola lista. Un mensaje de WhatsApp sobre una villa, un email de un comprador desde el extranjero y un chat de la web sobre una oficina llegan a la misma bandeja. Nadie tiene que vigilar cuatro aplicaciones.
- Deja que los contactos nuevos se creen solos. Cuando alguien escribe por primera vez, la conversación crea el contacto en el CRM, así un lead nunca es solo un número en el teléfono de un agente.
- Asigna la conversación. Un responsable o la recepción la asigna al agente que cubre esa zona, idioma o listing. El resto del equipo sigue viendo la historia.
- Responde con contexto. Junto al chat, el agente ve al cliente, sus listings y sus visitas, y responde sin hacer las mismas preguntas dos veces.
- Pasa al siguiente paso. Como el cliente ya está en el CRM, el agente puede reservar una visita desde el lead y avanzar al cliente en el pipeline. Los mensajes quedan en la ficha del cliente para quien retome el expediente.
Para quién es
La bandeja está pensada para agencias cuyos clientes no escriben todos del mismo modo. En Camboya y en todo el sudeste asiático, muchos clientes usan Telegram y WhatsApp a diario, mientras que los compradores internacionales y las empresas suelen preferir el email. Situaciones habituales:
- varios agentes responden desde sus teléfonos personales y nadie sabe quién contestó a quién;
- los leads del chat de la web esperan horas porque nadie lo vigila;
- un agente se va de vacaciones o deja la agencia, y sus conversaciones no deberían desaparecer con él;
- los responsables quieren saber qué canal trae clientes de verdad.
Los equipos pequeños se benefician tanto como los grandes: con una bandeja compartida, una agencia de dos personas puede cubrir las tardes y los fines de semana sin dar a nadie su número personal.
| Situación | Teléfonos personales, aplicaciones y buzones | Con Heroes PMS |
|---|---|---|
| Mensajes entrantes | Repartidos entre varias aplicaciones y dispositivos | WhatsApp, Telegram, email y chat de la web en una sola bandeja |
| Nuevo lead | Guardado en los contactos de un agente, o sin guardar | Una nueva conversación crea el contacto en el CRM |
| Quién responde | Quien lo vea primero | Asignado al agente adecuado |
| Contexto | Desplazarse hacia atrás o preguntar a un compañero | Cliente, listings y visitas junto al chat |
| Agente ausente | El historial se queda en su teléfono | El historial sigue vinculado al cliente en el CRM |
| Orígenes de leads | Suposiciones | Orígenes de leads en los informes |
Consejos para una bandeja bien gestionada
- Decide quién asigna. Nombra a una persona por turno para asignar las nuevas conversaciones, para que nada quede sin leer.
- Responde rápido. En un mercado de alquiler muy activo, la agencia que responde primero es, a menudo, la que consigue reservar la visita.
- Responde por el canal del cliente. Si escribió por Telegram, responde por Telegram; cambiar de canal rompe el hilo.
- Mantén las conversaciones en la bandeja. Evita pasar a los clientes a un número personal: así el historial sigue visible para el equipo y vinculado al CRM.
- Lee primero la ficha del cliente. El presupuesto, la zona y las visitas anteriores están junto al chat; volver a preguntar da la imagen de una agencia desorganizada.
- Revisa los orígenes de leads cada mes. Los informes muestran qué canal trae clientes, así sabrás dónde invertir tiempo y publicidad.
