거래, 수수료, 임대료는 어떻게 관리하나요?
모든 매매 또는 임대는 당사자, 가격, 수수료 배분이 포함된 하나의 거래 기록으로 만들어지며, 청약에서 서명까지 추적됩니다. 각 에이전트의 몫은 거래에 설정되므로 보고서의 수수료 수치가 항상 최신 상태로 유지됩니다. 임대의 경우 임대료 일정표에 모든 납부 기한과 납부 내역이 표시되며, 각 납부에 대한 영수증이 발급됩니다.
일반적인 거래는 다음 단계를 거칩니다.
- 거래 생성. 구매자가 청약하거나 세입자가 임대에 합의하면, 에이전트는 당사자, 매물, 합의된 가격 또는 임대료를 포함한 거래 기록을 만듭니다. 이 거래는 CRM의 고객 카드에도 통화, 메시지, 방문 기록과 함께 나타납니다.
- 수수료 배분 설정. 관여한 각 에이전트의 몫을 입력하세요. 매물을 등록한 사람, 고객을 데려온 사람, 마무리를 도운 관리자가 포함됩니다. 보고서는 이 배분을 자동으로 따릅니다.
- 서명까지 거래 추적. 같은 기록이 청약에서 서명까지 거래를 이어가므로, 팀 누구나 그룹 채팅에 묻지 않고도 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
- 임대의 경우 임대료 일정표 설정. 임대차 계약이 서명되면 일정표에 모든 납부 기한이 표시됩니다. 각 납부는 입금될 때 해당 기한에 기록되므로, 납부되지 않은 기한을 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 납부마다 영수증 발송. 모든 납부에 대해 영수증이 발급되어 세입자에게 바로 보낼 수 있으므로, 에이전시가 처리하는 모든 금액이 문서로 남습니다.
- 월말 마감. 관리자는 보고서에서 매매, 임대, 수수료를 검토하고 이를 회계사를 위해 스프레드시트로 내보내며, 임대인은 소유주 포털에서 임대료와 명세서를 확인합니다.
어떤 에이전시에 거래 및 수수료 관리가 필요한가요?
한 거래에 두 명 이상이 관여하거나, 서명 후에도 돈이 계속 들어오는 모든 에이전시가 해당됩니다. 대표적인 상황은 다음과 같습니다.
- 한 에이전트가 매물을 등록하고 동료가 구매자나 세입자를 데려와서 두 사람 모두 몫을 기대하는 경우;
- 에이전시가 임대인을 대신해 임대를 관리하고 매달 임대료를 수금하는 경우;
- 에이전트가 주로 수수료로 보상받아 자신이 번 금액을 확인하고 싶어 하는 경우;
- 관리자가 회계사나 파트너를 위해 월별 수치를 준비하는 경우;
- 에이전시가 주택, 사무실, 상가, 토지의 매매와 임대를 함께 다루는 경우.
거래가 몇 건뿐인 소규모 에이전시도 이점이 있습니다. 임대인이나 세입자가 질문할 때 모든 납부와 모든 영수증이 한곳에 있기 때문입니다.
| 업무 | 스프레드시트와 채팅 그룹 | Heroes PMS 사용 시 |
|---|---|---|
| 거래 현황 | 그룹 채팅에서 물어봄 | 청약에서 서명까지 하나의 기록 |
| 수수료 배분 | 월말에 손으로 계산 | 거래에서 에이전트별로 설정, 보고서에 자동 반영 |
| 임대료 납부 기한 | 누군가 업데이트를 기억해야 하는 스프레드시트 | 모든 납부 기한과 납부 내역을 한 화면에서 확인 |
| 영수증 | 워드프로세서로 입력하거나 손으로 작성 | 납부마다 영수증 발급, 바로 발송 가능 |
| 월별 수치 | 여러 파일에서 다시 작성 | 보고서에서 매매, 임대, 수수료 확인, 스프레드시트로 내보내기 가능 |
| 임대인 명세서 | 하나씩 준비 | 월별 수금 임대료와 수수료 |
깔끔한 거래와 기한 내 임대료를 위한 팁
- 거래 전에 배분에 합의하세요. 수수료 규칙을 문서로 정리하고, 월말에 기억이 달라지기 전에 첫날 각 에이전트의 몫을 입력하세요.
- 입금 당일 납부를 기록하세요. 최신 임대료 일정표가 있어야 누가 납부했고 누가 미납했는지 한눈에 알 수 있습니다.
- 모든 영수증을 보내세요. 세입자와 임대인은 모든 금액을 문서로 남기는 에이전시를 신뢰하며, 명확한 영수증은 분쟁이 시작되기 전에 대부분을 해결합니다.
- 일정표를 매주 확인하세요. 납부되지 않은 기한은 한 달이 지난 뒤보다 며칠 안에 확인하는 편이 훨씬 쉽습니다.
- 거래마다 기록 하나를 유지하세요. 새 세입자나 새 매매는 새 거래이므로, 각 매물의 이력이 명확하게 유지됩니다.
- 회계사를 위해 매달 내보내세요. 보고서에서 정기적으로 내보내면 연말에 몰아서 정리하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
