Giao dịch, hoa hồng và tiền thuê hoạt động như thế nào?
Mỗi giao dịch mua bán hoặc cho thuê trở thành một hồ sơ giao dịch với các bên liên quan, giá và cách chia hoa hồng, được theo dõi từ đề nghị đến khi ký kết. Phần của từng agent được thiết lập ngay trên giao dịch, nên số liệu hoa hồng trong báo cáo luôn được cập nhật. Với cho thuê, lịch thanh toán tiền thuê hiển thị mọi ngày đến hạn và khoản thanh toán, kèm biên lai cho mỗi lần thanh toán.
Một giao dịch điển hình đi qua các bước sau.
- Mở giao dịch. Khi người mua đưa ra đề nghị hoặc người thuê đồng ý thuê, agent tạo hồ sơ giao dịch với các bên, listing và giá hoặc tiền thuê đã thỏa thuận. Giao dịch cũng xuất hiện trên thẻ khách hàng trong CRM, bên cạnh các cuộc gọi, tin nhắn và lượt xem của họ.
- Thiết lập chia hoa hồng. Nhập phần của từng agent tham gia: người đăng bất động sản, người đưa khách đến và manager đã giúp chốt giao dịch. Báo cáo tự động theo cách chia này.
- Theo dõi giao dịch đến khi ký. Cùng một hồ sơ mang giao dịch từ đề nghị đến khi ký, nên bất kỳ ai trong đội cũng thấy tình trạng mà không cần hỏi trong nhóm chat.
- Với cho thuê, thiết lập lịch thanh toán. Khi hợp đồng thuê đã ký, lịch liệt kê mọi ngày đến hạn. Mỗi khoản thanh toán được ghi nhận khi nhận được, nên một ngày đến hạn chưa có thanh toán sẽ dễ nhận ra.
- Gửi biên lai cho mỗi lần thanh toán. Biên lai được tạo cho mọi khoản thanh toán, sẵn sàng gửi cho người thuê, nên mọi số tiền agency xử lý đều có chứng từ.
- Chốt tháng. Manager xem lại doanh số, cho thuê và hoa hồng trong báo cáo và xuất ra bảng tính cho kế toán, còn chủ nhà theo dõi tiền thuê và bảng kê trong owner portal.
Những agency nào cần theo dõi giao dịch và hoa hồng?
Bất kỳ agency nào có hơn một người cùng làm một giao dịch, hoặc nơi tiền tiếp tục về sau khi ký. Các tình huống điển hình:
- một agent đăng bất động sản và một đồng nghiệp đưa người mua hoặc người thuê đến, và cả hai đều mong nhận phần của mình;
- agency quản lý cho thuê cho chủ nhà và thu tiền thuê mỗi tháng;
- agent được trả chủ yếu bằng hoa hồng và muốn biết mình đã kiếm được bao nhiêu;
- manager chuẩn bị số liệu hằng tháng cho kế toán hoặc đối tác;
- agency xử lý mua bán và cho thuê nhà, văn phòng, cửa hàng hoặc đất nền cùng lúc.
Ngay cả một agency nhỏ có vài hợp đồng thuê cũng được lợi: mọi khoản thanh toán và biên lai nằm ở một nơi khi chủ nhà hoặc người thuê hỏi.
| Công việc | Bảng tính và nhóm chat | Với Heroes PMS |
|---|---|---|
| Trạng thái giao dịch | Hỏi trong nhóm chat | Một hồ sơ từ đề nghị đến khi ký |
| Chia hoa hồng | Tính tay vào cuối tháng | Thiết lập cho từng agent trên giao dịch, báo cáo tự động theo |
| Ngày đến hạn tiền thuê | Một bảng tính mà ai đó phải nhớ cập nhật | Mọi ngày đến hạn và thanh toán trong một màn hình |
| Biên lai | Gõ trong trình soạn thảo văn bản hoặc viết tay | Một biên lai cho mỗi lần thanh toán, sẵn sàng gửi |
| Số liệu hằng tháng | Dựng lại từ nhiều file | Doanh số, cho thuê và hoa hồng trong báo cáo, xuất được ra bảng tính |
| Bảng kê cho chủ nhà | Lập từng cái một | Tiền thuê thu được và phí, theo từng tháng |
Mẹo để giao dịch rõ ràng và tiền thuê đúng hạn
- Thống nhất cách chia trước khi giao dịch. Ghi quy tắc hoa hồng thành văn bản, rồi nhập phần của từng agent ngay từ ngày đầu thay vì cuối tháng, khi ký ức của mọi người đã khác nhau.
- Ghi nhận thanh toán ngay khi nhận được. Lịch thanh toán được cập nhật là cách duy nhất để biết ngay ai đã trả và ai chưa.
- Gửi mọi biên lai. Người thuê và chủ nhà tin tưởng một agency ghi chép mọi khoản tiền, và biên lai rõ ràng giải quyết phần lớn tranh chấp trước khi chúng phát sinh.
- Kiểm tra lịch mỗi tuần. Một ngày đến hạn chưa thanh toán sẽ dễ đòi hơn sau vài ngày so với sau cả tháng.
- Giữ một hồ sơ cho mỗi giao dịch. Một người thuê mới hay một vụ mua bán mới là một giao dịch mới, để lịch sử của mỗi bất động sản luôn rõ ràng.
- Xuất dữ liệu cho kế toán mỗi tháng. Xuất đều đặn từ báo cáo sẽ tiết kiệm được công việc dồn lại vào cuối năm.
