Как работают сделки, комиссии и аренда?
Каждая продажа или аренда становится одной записью о сделке с её участниками, ценой и разделением комиссии, которая отслеживается от предложения до подписания. Доля каждого агента задается в сделке, поэтому цифры комиссии в отчетах всегда актуальны. Для аренды график платежей показывает каждую дату оплаты и каждый платеж, с квитанцией на каждый платеж.
Типичная сделка проходит следующие шаги.
- Откройте сделку. Когда покупатель делает предложение или арендатор соглашается на аренду, агент создает запись о сделке с участниками, объектом и согласованной ценой или арендной платой. Сделка также появляется на карточке клиента в CRM рядом с его звонками, сообщениями и показами.
- Задайте разделение комиссии. Укажите долю каждого участвующего агента: того, кто выставил объект, того, кто привел клиента, и руководителя, который помог закрыть сделку. Отчеты следуют этому разделению автоматически.
- Ведите сделку до подписания. Одна и та же запись сопровождает сделку от предложения до подписания, так что любой в команде видит ее статус, не спрашивая в групповом чате.
- Для аренды настройте график платежей. Когда договор подписан, в графике указывается каждая дата платежа. Каждый поступивший платеж фиксируется по нему, поэтому просроченный платеж легко заметить.
- Отправляйте квитанцию за каждый платеж. Квитанция формируется на каждый платеж и готова к отправке арендатору, так что каждая сумма, которую проводит агентство, задокументирована.
- Закрывайте месяц. Руководители просматривают продажи, аренду и комиссии в отчетах и выгружают их в таблицу для бухгалтера, а собственники следят за арендой и отчетами в личном кабинете владельца.
Каким агентствам нужен учет сделок и комиссий?
Любому агентству, где над сделкой работают несколько человек или где деньги продолжают поступать после подписания. Типичные ситуации:
- один агент выставляет объект, а коллега приводит покупателя или арендатора, и оба ожидают свою долю;
- агентство управляет арендой для собственников и каждый месяц собирает арендную плату;
- агенты в основном получают комиссию и хотят видеть, сколько заработали;
- руководители готовят месячные показатели для бухгалтера или партнеров;
- агентство продает и сдает дома, офисы, магазины и участки земли одновременно.
Даже небольшое агентство с несколькими арендаторами получает пользу: каждый платеж и каждая квитанция хранятся в одном месте, когда собственник или арендатор задает вопрос.
| Задача | Таблицы и групповые чаты | С Heroes PMS |
|---|---|---|
| Статус сделки | Спрашивают в групповом чате | Одна запись от предложения до подписания |
| Разделение комиссии | Считается вручную в конце месяца | Задается для каждого агента в сделке, отчеты следуют ему |
| Даты платежей аренды | Таблица, которую кто-то должен не забыть обновить | Каждая дата платежа и каждый платеж в одном представлении |
| Квитанции | Печатаются в текстовом редакторе или пишутся от руки | Квитанция на каждый платеж, готова к отправке |
| Месячные показатели | Собираются заново из нескольких файлов | Продажи, аренда и комиссии в отчетах, с выгрузкой в таблицу |
| Выписки для собственников | Готовятся по одной | Собранная арендная плата и сборы, помесячно |
Советы для чистых сделок и своевременной оплаты аренды
- Согласуйте разделение до сделки. Зафиксируйте правила комиссии письменно, затем вносите долю каждого агента в первый же день, а не в конце месяца, когда воспоминания расходятся.
- Записывайте платежи в день поступления. Актуальный график платежей — единственный способ одним взглядом понять, кто заплатил, а кто нет.
- Отправляйте каждую квитанцию. Арендаторы и собственники доверяют агентству, которое документирует каждую сумму, а понятные квитанции снимают большинство споров до их начала.
- Проверяйте график каждую неделю. Просроченный платеж легче взыскать через несколько дней, чем через месяц.
- Ведите одну запись на каждую операцию. Новый арендатор или новая продажа — это новая сделка, так что история каждого объекта остается ясной.
- Выгружайте для бухгалтера каждый месяц. Регулярная выгрузка из отчетов избавляет от стресса при наверстывании в конце года.
